贺颖清
中国政法大学马克思主义学院 100088
摘要：研究生培养过程中，高效的行政管理有助于教学和科研工作的顺利开展。克服研究生管理工作中的行政主义倾向，提高管理的信息化水平，将管理服务的主体和客体纳入到自我管理的信息技术系统中将有助于创新管理模式、提高管理效率。
关键词：行政管理；效率；信息化
教育、研究和行政管理是高校的三大要素，其中，行政管理是大学实现教学、科研两大功能的基础，在教学、科研工作中起着承上启下的作用。高校行政管理特别是教辅部门的行政管理直接服务于师生的教学和科研工作，因此，高校中各部门能否为教师、学生提供科学、便捷及有效的服务应成为衡量高校教育管理效率的重要标准。
本着教育管理的实用主义特点，本文以高校研究生的管理为例，探讨研究生管理中存在的问题及提高管理效率的途径。
一、研究生管理的架构
由于我国现行的高校实行学院制，一所大学分成若干所不同的学院，因此研究生教育管理是学校职能部门与学院的分权式管理。
研究生院作为高校行政管理机构中的二级机构，其具体部门的设置在各高校不尽相同，但保证研究生教育管理的核心职能科室基本稳定，包括招生、培养、学位、综合等单独科室，能够满足研究生从招考录取到学位授予的研究生教育全过程管理需求。随着近些年研究生招生规模的不断扩大，为了保证并提高服务的效率和质量，一些高校将原包含在培养管理和学位管理中的一些职能分离出来设立单独的科室。以中国政法大学研究生院为例，其下设置有综合科、研究生招生办公室、学籍管理办公室、培养办公室、学位办公室、研究生质量监督办公室、研究生教学服务中心、博士后管理办公室以及专业学位管理办公室。这样的部门设置相较于其他很多高校是相对细化的[1]。
从职能上看，研究生院在研究生教育中的作用侧重于指导、管理和协调。它宏观掌控着整个研究生教育的计划、招生、培养、学位审核以及经费支持等，对学院的研究生培养质量进行监测评估，负责制定学校层面上研究生教育的政策和规章制度，与上级教育主管部门就研究生培养各方面的事项进行密切沟通与协调。
但由于作为培养对象的研究生均分散在各学院当中，学院必然要担负起研究生教育与培养各环节的具体组织实施和管理的工作，包括具体的招生计划、课程制定、教学、科研、学位答辩、就业等。 因此，针对研究生的管理，其质量和效率不仅有赖于研究生院各科室间的相互协调，还有赖于研究生院与各学院的相互配合与沟通。
二、影响研究生管理效率的主要因素
（一）研究生管理部门存在着对“行政主义”的路径依赖[2]135
在“改革开放以来我国高校内部管理机构设置变迁及制度逻辑”一文中，作者引用历史制度主义的观点，认为前期制度会对后期制度的形成和发展产生重要的制约性影响，即制度续存呈现出路径依赖的特征。该理论可以解释长期以来我国高校始终无法摆脱行政价值导向的情况。
基于历史的原因，我国高等教育管理体制最初效仿苏联模式，与计划经济体制高度契合，内部管理机构与政府机构存在对应关系。其基本特征是政府对高等教育机构自上而下的全面管控。体现在高校内部管理体系上，是以纵向的科层制为组织结构，是政府行政体系在高等教育体系内的延伸，是建立在等级制和权威基础之上的行政管理模式。
自市场经济体制改革之后，我国政府模式也在缓慢地从管制型政府向服务型政府转变。 相应地，高校开展了加强二级学院自主权的改革，但改革的深度并不足以完全以学术和市场为导向。行政和学术两种力量博弈的结果是高校的权力与资源配置仍然属于“强行政—弱学术”的模式[2]125，也就是说，高校内部以行政价值为导向、按照行政逻辑运行的模式尚未有根本性的改变。
这种行政主义的路径依赖，具体到研究生的培养管理，体现为学校对教育部、北京市教工委，研究生院对学校，学院对研究生院的依赖。
以研究生课程设置为例。研究生学位公共课课程中的思想政治理论课均是以教育部、中宣部为主导进行设置。各一级学科的学位核心课程也必须根据教育部的指导进行设置。
不仅如此，教育部对高校的行政管控也涉及了了高校的日常管理，特别是在发生了有较大影响的事件之后，教育部的通知通常会被高校作为必须执行的命令进行贯彻。例如，2020年由于新冠疫情的影响，全国研究生入学考试采用网络复试方式进行，为了防止可能出现的研究生入学冒名顶替的情况，教育部要求各高校进行入学资格复查。学校及研究生院通常会为了避免责任的发生，选择要求各学院严格按照通知的规定执行，不会更多地考虑根据本校在招生过程中的实际情况，灵活且弹性地执行相关政策，从而使得研究生院在某种程度上沦为一个简单的负责上传下达、实施事务型管理的行政管理机构。
这种“一脉相承”的行政依赖同样体现在校内各学院对研究生院政策通知的执行上。事实上，在层级制的管理模式中，学院管理部门不可能违背研究生院的决定，而教师、学生以及行政工作人员的意见和建议充其量只是对相关政策措施的补充，难以对现行行政管理决策产生实质性影响，久而久之，各管理部门、教职员工和学生参与决策的热情日渐消退，管理方与被管理方（服务方）将越来越适应这种官僚性质的的层级管理，甚而产生所谓的行政性依赖。
就学校而言，对上级教育行政部门的行为依赖不利于高校管理者承担起自身的责任、实践管理创新；而学校内部各部门一味机械执行上级指示，则会导致经常性的重复性工作，加大管理成本，造成资源的浪费，降低各职能部门的效率。
（二）行政部门间分工不尽合理
就学校内部而言，研究生培养管理的具体工作主要通过研究生院各科室和各院研究生工作办公室（以下简称为研工办）进行对接。研工办是一个承上启下的部门，研究生院下达给学院的工作均通过研工办进行传达并具体实施。随着研究生招生规模的不断扩大，研究生培养越来越规范细化，研工办的工作量必然不断加大。但研工办管理人员的编制是固定的，越来越繁重的工作导致该部门管理人员不堪重负。因此，有必要重新审视研究生管理工作的分工，以达到合理分工、提高工作效率的目的。
以中国政法大学研究生院为例，研究生院设置了9个科室，其中7个科室和各院研工办有密切的工作关系，特别是教学服务中心、招生、培养、学位、质监和综合科，这些科室的各项工作部署均要由各院研工办一个部门来完成。
该部门上要对9个科室下达的任务，下要对学院所有的教师和学生，但工作人员大多只在1-2个不等，从而使得该部门如同一个瓶颈，大量工作集聚于此。如何减轻该部门的负担，合理分配不同部门的责任，是提高行政效率必须考虑并解决的问题。
（三）管理的信息化程度较低
学校管理的信息化程度低，必然导致校内工作流程不畅、师生重复劳动增多、管理人员工作繁杂且效率低下等问题。
目前，绝大部分高校已经建成并使用诸如研究生综合管理系统此类信息化系统（其中包括学籍管理系统、教务管理系统、科研管理系统、招生系统、答辩、学位系统等模块），极大地提高了工作效率。然而，研究生培养的信息化平台目前还缺少一个从招生到毕业统一的顶层设计和规划，研究生院各科室间乃至学校整体教育数据的管理相对独立，数据管理的标准化程度较低，进而造成部门间集成化程度不高[3]69，导致该系统在研究生管理质量方面发挥的作用非常有限。
三、提高研究生管理效率的几点思考
（一）摆脱各级行政依赖，保障管理服务的多元利益主体平等参与管理
此处的多元利益主体指的是和研究生培养有关的所有相关人员，包括研究生院各职能部门工作人员、教师、学生及学院管理人员。
如前所述，目前高校乃至研究生管理的模式建立在等级制和权威的基础之上，管理或者说服务的实施主要通过自上而下的命令来实现。在这种管理模式下，被管理者（服务者）通常被排除在管理主体的范围之外，必然导致其诉求被忽视的情况。因此，应将研究生管理的所有利益主体都纳入到管理体系中来，通过各方主动参与决策和管理，满足其要求和需求，达到在现有体制下尽最大可能克服各利益主体的行政依赖，进而提高管理效率的目的。
具体而言，研究生院应将其功能定位在研究生教育的宏观布局及战略规划的制订方面，充分发挥其决策和服务功能。各院研工办是一线管理人员，对研究生管理过程中存在的问题最先感知，因此也不应把自身仅定位在一个上传下达、单纯执行行政事务的部门，而应充分发挥其主动性，为研究生院的决策提供一线的数据。
学生和教师是研究生管理服务的对象，传统管理模式下，师生员工的意见和建议通常是通过领导层召开的座谈会、调研会等形式进行反映。基本上都是被动参与管理，且参与程度不高。
提高管理（服务）效率，需要调动起上述各方的积极性和主动性。但是传统管理模式的根本变革并非一朝一夕。在信息技术飞速发展的今天，信息化建设为各方特别是师生员工充分参与管理，提高管理参与度提供了一个有效途径。不仅如此，信息化技术的应用对于解决行政管理部门间的合理分工，厘清权责也提供了一个平台。可以说，信息化建设是解决高校包括研究生管理效率的重要的技术途径。
（二）加快信息化系统的建设
信息化建设可以从两个方面提高研究生管理效率。
第一、通过网络整合服务, 减少服务的碎片化，给教师和学生带来有效的服务，同时减轻行政工作人员的压力。
举例而言，由于信息化程度不高，很多高校教师、学生及行政工作人员均面临着重复性的数据汇总工作。比如教师在计算超工作量、年底考核以及申报职称时均需填报学年所授课程、课时、教学工作量及课堂外教学工作量等信息。这些数据，应均可以从目前已建立起来的教务管理系统中汇总提取。其中所授课程、课时在综合教务系统的教务管理模块中；课堂外教学工作量中的中期考核数据在培养管理模块中；指导毕业论文数量，参与评阅和答辩的次数在学位管理模块中。上述几个模块涉及到的服务对象同时包括了学生、研究生院和研工办的管理工作人员以及教务处、人事处等校部管理部门。实践中，各院研工办的工作人员首先要在教务模块中录入教师信息、进行排课，学生需要在该模块中进行选课；在培养模块中学生要填报中期考核、开题的材料，教师和管理人员则需要予以审核、确认；人事处在年度考核时则可以在以上相关模块中提取教师工作量信息等等。
由此可见，研究生培养管理环节多，且各环节关系密切，并有一定的流程，涉及的用户多样化。这就要求事先根据各主体的工作内容设计出一个完善的信息化系统，通过信息化技术将师生员工日常工作业务流程化、数据化，并自动同步各部门间系统中的相关数据，最大程度减少事务性工作对师生员工的干扰，让教师有更多的时间和精力投入到教学科研中，学生们将精力集中在学业上，使行政工作人员从日益增多的繁冗的重复性事务性工作中解脱出来。
第二，网络化可以将教师和学生纳入一个自我管理的制度化体系，有效地促进各项工作的开展。
在信息化技术利用程度不高的学校，研究生院涉及到教师和学生的各项工作的通知均通过研工办予以转达，使得研工办的大量精力用在信息传递上。长此以往，教师和学生形成对研工办信息传递的依赖，并相应地将自身的责任转嫁到研工办工作人员身上，造成高校内各角色间责权界限模糊的现象。管理的信息化将有效地改变这种状况。
例如，涉及到学生和教师的各项通知可以直接由一个专门的信息技术部门发送到学校为每位教师和学生提供的邮箱。查看通知并完成自身的工作是每位教师和学生而非研工办的责任，并应承担由于自身疏忽带来的相应后果。
在培养环节，入校后，系统要提示学生和导师制定培养计划；只有学生在培养方案规定的时间内完成了课程学习和其他培养环节规定的任务，系统才允许学生申请中期考核、进行学位论文的开题。
在答辩环节，学生只有通过了预答辩环节，系统才允许进入正式答辩。
如此一来，学生和教师均可以通过系统的提示及时了解在各时间段上应完成的学业任务或培养工作，并按时完成；在对学生进行考核时，教师将不再因学生的各种借口不胜其烦，甚至背负为学生网开一面的压力；研工办工作人员不再为师生自身的疏忽担责，疲于弥补过失。各方各司其职，效率相应地提高。
总体来说，由于目前的高校管理模式是脱胎于等级制和权威基础之上的行政管理模式，且短期内难以有根本性的改变，而网络化管理的参与者之间是平等合作甚至是相互依赖的关系。因此，信息技术在高校日益广泛、深入的应用，将极大促进高校教学、科研、行政管理等核心业务的创新发展，提升研究生院乃至学校整体的行政管理水平和质量；同时有助于改变传统的行政管理模式和各利益主体之间的关系模式，最终实现系统化、科学化、高效率的行政管理服务。
作者简介：贺颖清（1968—），女，籍贯四川，中国政法大学马克思主义学院，副教授。北京 100088。
参考文献：
[1]王雅静，田庆锋，晁小荣.我国高校研究生院组织变革探思--基于４１所“世界一流大学”建设高校的实证分析”[J]. 研究生教育研究, 2019(1):75-79.
[2]刘继安 康 宁 高 众 苏慧斌.改革开放以来我国高校内部管理机构设置变迁及制度逻辑[J].北京大学教育评论,2019(4):124-137.
[3]冯延清，雷剑.大数据背景下研究生管理信息系统建设思考及实践[J].传媒文化,2020(10):69-70.