中共和龙市委机构编制委员会办公室 吉林和龙 133500
摘要：随着我国信息化水平的提高，信息技术的应用面不断增加。在机关事业单位档案管理工作中，运用数字化技术，有利于提高工作效率和水平。档案的数字化管理是基于当前信息技术发展到一定水平的背景而实现的。许多单位已经在其日常档案管理任务中应用了数字技术。但是由于初始技术的不完善，实际效果并不十分令人满意，并且问题也不少。信息管理一直是档案管理发展的热门方向，它能为档案管理的不断完善提供了技术支持。本文就该问题展开了有关的讨论。
关键词：机关事业单位；数字化档案；档案管理工作
引言：
在计算机技术的全面应用下，衍生出数字化技术，其应用领域广泛，具有针对性的优势，主要体现为虚拟化的载体。针对复杂的信息数据，利用数字化技术进行加工和传输，其存储信息的载体为虚拟化的载体，便于档案数据的容纳和查阅。
1数字化技术在档案管理工作中的运用意义
传统的档案管理工作主要针对纸质类档案文件，需要对纸质进行良好保存，为其提供合适的环境，耗费的人力物力较大。随着时代的发展，数字化技术在档案管理工作中的运用优势明显。在事业单位中，档案主要是记录单位发展，其承载着历史使命，数据的变迁是档案管理工作发展的动力。全面应用科学技术，实现数字化发展，改用电子文件记录，有利于信息数据的收集和存储，也是当前时代发展的必然现象。将数字化技术应用于档案管理工作中，有利于提高管理工作效率。针对复杂的管理工作，数字化技术提供了便捷，促使更多工作人员对其工作内容产生新的认知。在对档案资料进行保管的过程中，采用数字化技术，凸显了档案资料的价值。做好档案管理工作，实现数据资源共享，建设相对应的数据库，促使检索、信息采集、筛选等工作的效率提高，不断地发挥出档案管理工作的最大化价值。
2档案管理工作中存在的问题
2.1数字化管理投入少
由于部分地区事业单位对档案管理工作的重视程度不足，致使对数字化管理的投入经费较少。从预算可以看出，档案管理的投入远低于其他事项。受经费不足的影响，不利于数字化技术在档案管理中的实际应用，也将降低档案管理工作效率。
2.2传统档案管理不便于统一管理
完善的管理体系能够为档案管理提供必要的保障，而传统的档案管理方式很难让各个部门间实现有效沟通和配合，容易造成重要档案资料重复管理以及档案资料利用率较低等情况，这必然会导致事业单位档案管理稳定性较差，档案信息保密存在漏洞，人员开展档案工作不规范不严谨，难以对有较高价值的档案资料进行有效收集和保存。
2.3管理制度不健全
档案管理工作者需要明确管理制度是工作有序开展的标准，制定出规范的操作流程，才能提高工作效率。有些档案管理方式还停留在传统的“信袋式”管理的阶段，不能做到科学的专业管理，导致对信息的提取和利用较为困难，并且原有的纸质档案管理方式和设备还存有不足。随着市场化要求的更替，事业单位的发展目标也存在变化，信息更新缓慢，导致档案管理工作中数据更新不及时，不利于档案管理工作的全面开展。事业单位档案信息库的及时更新，有利于事业单位的长远发展。提升档案管理理念，探索新形势下有效的档案管理途径，能够促进社会经济的健全发展，提高事业单位的市场竞争力。
2.4传统档案管理难以做到信息完整性
每个业务部门都有自己的实际情况，采用的文件管理方法也不相同。由于其业务性质，许多单位会生成大量文件。实际上，很多文件是随机保存的，这是不及时和有效的。归档的收集和分类会丢失大量有价值的重要归档信息，这不会有助于归档信息管理的完整性。
3机关事业单位数字化档案管理工作对策
3.1树立正确的数字化管理观念
当今文件管理的现实与数字管理方法的要求之间仍然存在差异。为了合理解决这些矛盾，档案管理人员必须充分认识到档案资源数字化建设的重要性，在整体管理工作中积极引进先进的信息技术和设备，不断提高员工的思想意识。由于档案的数字化建设不是短时间内就可以完成的，反而是一个内容丰富，结构化，长期的过程，也是档案管理员使用信息技术连续管理档案的过程。
3.2提高对档案管理信息化的认识
根据档案管理工作的需要，对工作人员进行档案管理数字化技术的培训，使其熟悉信息化的档案文件。数字化技术的运用，在档案管理工作中还包括设备使用和信息平台的管理，指导工作人员掌握档案数据库也是重要的工作内容之一[1]。机关事业单位对年轻人才的需求量较大，网络管理中需要相关信息技术人才，提高工作人员的能力素质，有利于数字化技术合理运用在档案管理工作中。当前事业单位档案管理工作人员结构稳定，部分人员资历深且年龄大，对数字化技术不够了解，这就需要档案管理工作转变服务方向，树立良好的数字化管理意识，基于信息技术的支持，使得档案资料的收集和后续整理工作更加全面，借助信息化管理平台，全面提升事业单位档案管理工作的综合水平。
3.3档案数字化管理需要弹性思维
档案数字化管理具有很多优点，但仍不能完全替代原始档案的功能，因此在档案数字化管理过程中必须根据实际情况进行操作[2]。在数字化存档之前，需要合理地筛选它们。优先考虑具有长期或永久保存价值、很重要但很容易丢失的档案资源的数字处理，可以适当地处理价值低或难以数字化的档案资源。
3.4做好档案管理人才培养工作
机关事业单位需要制定完善的培养体系，树立积极良好的理念，从终身学习的角度出发，促使更多工作人员为数字化档案管理贡献自己的力量。展开相关培训，指导数字化技术的使用，努力提高全体员工的综合水平。定期组织档案管理人员进行数字化管理实操培训，让他们掌握基本技能，在实际岗位中学会运用相关的数字化知识。不同地区的事业单位还可以进行相关的交流合作，推选出档案管理数字化水平较高的单位进行经验分享，共同提高数字化技术在档案管理工作中的应用水平。从考核制度出发，改革传统的考核体系，量化各类考核指标，强化考核的个性化体现，不断激发事业单位档案管理人员的工作热情[3]。还可以与高校进行合作，针对专业水平较高的学生进行专业对口培训使其毕业后可直接参与到工作岗位中来，为事业单位数字化档案管理工作提供新鲜血液。培养一支具有专业能力和综合素养的数字化档案管理工作团队，最大化发挥数字化技术在档案管理工作中的核心价值。
3.5对档案信息资源实行专题分类管理
当前形势下，数字化管理是机关事业单位档案馆的数字化处理和存储，以及信息资源重新开发和再利用的重要手段。传统存档原始文档的独创性只能在一个地方存储和使用，而存档的数字化管理已完全改变了这种情况[4]。可以将数字化的存档复制为多个副本，并根据单位的存档管理需要将其存储在不同的位置。例如，当一些公共机构执行特定任务时，根据实际需要，可以将与此方面有关的所有档案数据资源复制到一个特殊的数据库中，以方便信息的使用和掌握。
结束语：
档案管理工作作为机关事业单位的基础工作之一，需要提高对其的重视。随着时代的发展，对档案管理工作提出了更高的要求，只有与时俱进，才能符合现代化工作需求。对机关事业单位档案管理工作运用数字化技术，采取针对性的策略，才能提高档案管理工作的信息化水平，进而推动科学合理的档案管理工作顺利开展。
参考文献：
[1]张黎一.机关事业单位数字化档案管理工作策略探究[J].科技风，2019（26）：217.
[2]滕秀茹.数字化背景下事业单位会计档案管理工作的优化[J].黑龙江科学，2019，10（15）：84-85.
[3]白宇.试论事业单位数字化档案管理工作[J].科技创新导报，2019，16（19）：173-174.
[4]王雨杨.数字化背景下的事业单位会计档案管理工作优化思考[J].世界最新医学信息文摘，2017，17（57）：189+191.