和龙市社会保险事业管理局 吉林和龙 133500
摘要：当前形势下，电子档案管理工作对社保局的档案管理有着非凡的意义。从工作原理上分析，其实就是将传统的存储模式转变为信息网络模式，并将这些信息资源有效存入电子办公设备中。我们都知道，存储的内容形式多式多样，如何有效保存声音与图像，永久存储在档案管理设备中，无疑是一个重要的课题，值得我们研究与探索，电子档案管理在很大程度上改变了传统管理的弊端，也是社保局档案管理的未来重要发展方向。因此，档案管理向电子档案管理的转变是当前最为重要的一项任务，需要社保局管理部门高度重视。本文就此进行了分析。
关键词：电子档案；社保档案；档案管理创新
1电子社保档案管理的特点
1.1档案信息的数字化
通常而言，传统的社保档案都是纸质的，都有实体档案资料。但是，电子社保档案是由计算机信息系统自动生成的电子数据，工作的运转通过电脑系统实现，通过网络运行，形成的电子社保档案中，无形中就增加了电子资料、电子数据，电子社保档案也以数字化的形式记录、保存和提供利用，这是新时期电子档案的普遍特征。
1.2档案存储的虚拟化
电子社保档案的管理比传统的纸质社保档案在存储范围方面更加广，除了传统纸质社保档案的信息之外，还包括电子社保档案在形成过程中的各类电子文件等。但是电子社保档案，必须依靠计算机等电子设备才能查看和利用，它们以数字化的形式存在，与传统的的社保档案相比较缺乏直观性，呈现出虚拟化的特点。
1.3档案保管的安全性
传统的社保档案会形成大量的纸质档案，在档案的保管方面，会占用大量的库房面积，而且需要大量的人工进行安全保管，确保实体安全。电子社保档案依托计算机系统等实现，虽然对网络和信息化的安全性要求较高，但是在实现异地异质备份后，相对于传统社保档案来说，损毁、丢失的可能性则更小，这就充分体现出了电子社保档案保管的安全性。
2电子档案与信息资源的关联性
2.1在使用过程中要确保档案资料的安全性
电子档案在管理过程中虽然具备一定的快捷性、便利性，但是也不可无条件地向查阅者提供各种便利，要对这些信息资料做到统一管理与储存，而那些并不是完全开放的信息资源，更要对拷贝者进行严格的审核，必要的时候需要在监控的环境下进行处理，这也是对档案管理工作的高度负责，以免档案资料在查阅过程中造成疏漏与丢失，否则不堪设想。
2.2电子档案的管理优势
从管理形式上分析，电子档案的管理方式主要是通过网络传播与媒介传输来进行处理的，不同于传统管理模式，而电子档案管理的优势主要体现在档案资料可以永久储存，不但可以整合档案资料，而且在很大程度上也提高了档案管理的效率以及服务范围。
2.3内容的拷贝快捷性回收完整性
在电子档案管理的过程中，档案拷贝是一项重要的工作形式，时间与地点的分散会影响档案资源的开发与利用，在这些琐碎的细节之中，如果处理不当或管理不好，就会加大档案管理的疏漏[1]。在这种情况下，有关管理部门需要因地制宜采取有效的方案对其进行合理的管理，而且还要依据使用者的权限进行制作与统一管理，通过信息技术手段对档案资料进行复制与拷贝，而对于那些未曾公开发行的出版物，还要利用拷贝的方式进行回收与再利用，而一套完善的拷贝手段可以对利用者与发起者进行确认，以确保回收资料的完整性与快捷性。
2.4对于使用权限要进行严格的审查
一方面，利用电子档案的工作形式可以有效对使用权限进行规划与确认，在登录时还要确保信息资料的安全性与保密性，系统在合法性的范围之内，要对各种功能的操作进行审查与记录[2]。如发现未经授权的使用情况，要及时进行警告提示，以确保资料的安全性。
另一方面，电子档案在使用的过程中，要提前确定好控制使用的程度，根据实际情况来进行界定，这也是确保档案资料安全性的重要手段与方式。
3电子社保档案管理的创新措施
3.1加快推进档案信息化建设
实现电子社保档案管理依赖于单位的档案信息化工作。因此，各单位要加快档案信息化建设进程，加大资金投入，配备好计算机、信息系统、电子社保档案管理系统等信息化软硬件。尤其是信息化安全方面，要加强信息安全管理，采取强有力的技术保障措施，确保社保档案的安全，从而在档案信息化基础上推动电子社保档案管理工作的实现。
3.2建立一套完善的电子档案管理制度
众所周知，一套完整的管理体系与管理制度是确保电子档案的安全性与隐蔽性的前提基础与重要条件，因此，在社保局电子档案管理的前期，首先要明确电子档案的规范化与标准化，这也是网络安全性与注意事项的重要体现。对于管理制度的建立，要首先明确归档的范围，对档案资料有明确统一的规定，并且还要审时度势调整管理人员的工作内容，将档案资料的管理做到统一化与完整化。在建立电子档案管理制度的同时，还可以对档案内容做出分析与归类，确保内容的安全性与完整性[3]。在内容上的分类，不但可以方便管理人员的整理与查阅，同时还可以提高整个部门的工作效率，对社保局档案管理的开发也有着非常重要的作用。管理层要认真研究与创新管理策略，加强档案管理工作的标准化，做好与各部门之间的协调与融洽，通过多方面的努力促进档案管理工作的进步与发展。
3.3加强领导重视，增加在电子社保档案管理经费投入
社保档案的重要性决定了社保档案工作理应受到单位领导的重视。各单位领导要提高对电子社保档案管理工作的重视程度，不断强化档案意识，认识到社保档案电子化管理的重要性，从而加大对电子社保档案管理的资金投入，为电子社保档案管理提供必要的设施设备，加大在电子社保档案技术方面的经费支持。
3.4培养电子档案管理技术型人才
信息化建设在档案管理工作中占据着非常重要的位置，而对于档案管理人员来说，电子档案的管理是十分重要的一项任务，在档案创新工作中有着十分重要的意义，电子档案管理人才的缺乏已经成为影响电子档案管理工作进程发展的一个重要因素，导致了电子档案管理止步不前。培养掌握先进信息技术的档案管理人员，是电子档案管理稳步发展的关键。因此，档案管理部门应挑选符合条件的人员，对他们进行专项技术培训，熟悉掌握电子档案管理系统，熟练电子档案操作流程。同时，转变思想也是电子档案管理工作正确开展的关键。可以通过开展有关电子档案宣讲会，帮助一些不能及时转变管理思路的管理人员正确认识电子档案管理的重要性。设立切实有效的电子档案管理制度，要求管理人员严格遵循[4]。同时，应加强对电子档案管理人员的管理，对于一些故意或重大过失毁损电子档案，致使电子档案毁损、灭失的行为，给予相应的处罚。逐渐规范电子档案的管理。
结束语：
综上分析，传统的档案管理模式已经很难适应新时代的发展，电子档案的出现彻底打破了以往的管理模式，将档案管理工作的效率提升了一个高水平，使社保局的档案管理工作变得更加快捷与多元化，这也是未来档案管理工作的发展趋势与主要方向。因此，在社保局今后的档案管理中，需要档案管理者熟练掌握电子档案管理的方法与技术，这也是未来发展的关键因素与重要体现，作为新时代的档案管理人员，在新时期的档案管理过程中，我们要不断学习，大胆创新与实践，将档案管理信息化发展到最大化，在电子档案的融合下，充分利用档案管理信息化的快捷性，使社保局的档案管理工作发展更上一个台阶。
参考文献：
[1]李雪平.“互联网+”环境下的医院档案管理创新方向[J].办公室业务，2019（05）：103.
[2]顾平.大数据背景下电子档案管理工作探讨[J].办公室业务，2019（04）：187.
[3]苏兆贝.电子政务环境下环卫档案管理模式创新[J].办公室业务，2018（24）：136+138.
[4]贾伟.行政事业单位档案管理的创新思路[J].办公室业务，2018（17）：81.