武汉大学 湖北武汉 430072
摘要：近年来，我国的工程建设越来越多，工程的档案管理工作也越来越受到重视。为了有效提升基建工程建设的合理性、科学性和准确性，对相关基建工程项目档案资料需要加强管理与监控，使整体基建工程建设效率和质量有效提高。同时对基建工程项目档案资料加强管理，有利于设备检修、工程扩建以及技术等各项工作的有序开展，为其提供可靠、全面的资料数据。档案资料管理贯穿于基建项目建设全过程，同时在基建工程建设中发挥着重要的管理和监控作用。本文就基建工程项目档案资料监控和管理的重要性以及存在的问题进行分析，并对相应的改进措施进行探讨。
关键词：基建工程项目；档案资料；监控管理
引言
基建工程档案记录了工程建设的全过程，是工程项目管理过程和工程实体现实面貌的真实反映，其本身具有比工程实体更长久的寿命，对工程中的档案资料进行控制管理，就是对整个项目建设过程产生的所有文件的控制过程。建立、健全规范、准确的基建工程档案是后期工程进行维修、管理、改建、扩建的重要凭据。因此对于基建工程档案的建立、完善与管理提出了更高的要求。
1基建工程档案资料监控与管理概述
在基建工程项目中，作为能够直接反映工程完善的重要资料，基建工程档案能够对基建工程质量标准进行判定，其覆盖了基建工程施工全过程的各个环节，同时直接影响着基建工程施工过程及竣工验收等环节。通过基建工程项目管理工作的强化，能够使基建工程建设顺利开展和落实，其中项目管理中重要内容之一便是档案资料管理与监控，能够有效促进整体基建工程质量的提高。所以，在基建工程项目日常管理中要重视档案资料管理，与实际基建工程施工情况相结合，不断优化和完善档案资料管理制度，使基建工程建设能够与档案资料管理和监控同步实施，使档案资料管理与监控水平和有效性提高。在档案资料监控和管理中，应对档案资料收集与整理工作予以关注，使档案资料的完善性得以保证，实现档案资料管理与监控的流程化和标准化。同时，在基建工程施工中，进一步明确施工单位自身的义务和责任，使施工单位能够提高对档案资料管理与监控重要性的认识，并对具体档案资料管理与监控工作内容及审核流程进行了解和掌握。最后还应加强档案资料管理的验收工作，作为档案资料管理与监控中的重要环节，档案资料移交得以顺利完成能够更好地在基建工程建设中发挥作用和价值，提高基建工程施工效率。
2基建工程档案管理的问题
2.1档案管理意识不强
当前，随着园区建设规模的不断扩大，所以一些企业在进行基建工程建设时，企业高层领导和基层管理工作者对于基建工程管理工作的重要性认知严重不足，而且本身的管理意识并不强。对于这些企业来讲，企业内部本身对于基建工程档案管理工作的相关内容、有关的专业知识和工作本身的重要性也没有进行大力的宣传，再加上基建工程队伍本身的流动性非常大，所以档案管理工作长期受到忽视。除此之外，基建工程档案管理工作的工作要求是比较高的，所以如果在实际工作过程中，工作人员和工程人员之间的沟通与交流并不密切，那么在进行档案收集、整理和归类时，工作开展将面临极大的阻碍。
2.2专业知识缺乏、整理手段落后
工程项目档案管理是一项复杂的工作，需要同时具备专业的管理知识及相应的工程建设知识。在实际的工程项目进行过程中，工程建设人员注重工程实体建设进度，不重视、不参与、不负责相关材料整理，资料档案管理人员缺乏工程实施经验，且未参与具体的工程设计、实施与监理，对于档案、资料的整理，只限于被动地接收，进行简单的收集、分类，不能实现资料的验收、核对与校正，造成档案管理的混乱与错漏。
2.3资料收集缺乏实效性
基建工程项目的档案资料管理工作需要从项目合同签订开始，贯穿于项目建设的全过程，其中包括开工报告、图纸审计等，并依据相关具体规定和规范，对施工过程加强记录，确保各环节记录全面、有效、及时，其中包括进场合同、开工报告、验收数据、变更手续等，使项目环节得以顺利开展。但在不少基建工程项目中，由于资料收集不及时会导致各项工作无法做到有据可循，缺乏真实数据和资料的有效支撑，直接影响资料管理质量和水平。
3基建工程档案管理的策略
3.1增强档案管理意识
无论是对于基建工程施工企业领导层还是基层管理工作人员来讲，都需要在对档案管理工作进行完善之前，增强自身的档案管理工作意识，只有这样才能够真正使企业所开展的档案管理工作落实到位并且发挥作用。首先，要强化宣传以及知识培训，使企业内部员工提高档案管理意识。可以通过讲座以及知识宣传培训和宣传栏等形式，开展档案管理工作内容宣传，使企业内部员工能够充分认识到基建工程档案管理工作的重要性。其次，开展专业化培训课程，对员工档案管理工作能力以及知识水平进行提升。因为在新时期发展背景下，基建工程档案管理工作要求不断提高，所以如果档案管理工作人员本身的工作水平以及知识储备不足，那么开展基建工程档案管理工作时工作难度将会大大增加。最后，加强各部门之间的协调。因为在新时期发展背景下，企业内部所开展的档案管理工作，并不能够仅仅依靠档案管理工作部门完成工作任务，而是需要在实际工作过程中，通过与设计部门、施工部门和监理部门进行沟通联系，对档案管理工作的各项工作内容进行填充，通过多部门之间的协调与配合，共同完成档案管理工作。
3.2加强档案管理与动态同步
调整动态档案管理的方法，做到档案管理与动态同步，注重档案管理的服务。从项目建设的动态性来看，虽然给档案管理带来了很大的困难，但也带了一定的机遇。档案管理的过程中，必须要时刻关注内、外部变化，及时调整管理思路和管理对角，实现档案管理与动态同步。要加强档案管理专业人员的培养与吸收，使工作人员能够从专业的角度进行重点项目档案管理。要强调施工资料的追踪和收集，根据每个项目的设计、施工环境与施工建设中的变化，以及项目验收的最终结果进行科学管理，确保归档资料的完整、系统。
3.3加强立项资料监控
对于项目档案资料监控和管理而言，在项目建设立项、审批以及勘察前还未成立相对应的部门以及相关工作人员未正式投入管理工作前，施工前期相关档案资料较为分散，文件存放在不同的部门和负责人员手中，其中管理部门主要存放工程勘察和招标的相关资料和文件，缺乏相应的档案资料采集和整理。因此，在实际档案管理中极易因前期资料过于分散以及收集不及时等原因，造成收集难度增加，文件丢失率提高。所以，相关建设单位应重视工程立项前期的档案管理工作，指派专人负责档案收集和整理，确保收集和整理的及时性。同时，应对相关设备加强监控，使其能够更好地满足操作要求，有效提升工作质量和效率。
结语
综上所述，档案资料的监控和管理对项目顺利开展有着至关重要的作用，能够有效提高档案资料管理的水平，能够有利于工程项目建设质量的提升。另外，通过实时监控档案资料，对档案资料的全面性、真实性予以保障，能够为工程建设各环节提供可靠、真实、全面的数据与信息。
参考文献：
[1]尹航.基建工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性探析[J].福建质量管理，2019（11）：225.
[2]陈楠.基建工程项目中档案资料的管理与监控[J].办公室业务，2018（6）：136.
[3]付菁燕.基建工程项目管理中档案资料管理与监控的重要性[J].城建档案，2018（11）：39-41.