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探析如何提高事业单位档案管理的规范化、标准化水平

发表时间：2021/3/16 来源：《中国科技信息》2021年2月作者：邹奇志

[导读] 事业单位的档案资源具有较高保存与利用价值，档案管理工作直接影响到事业单位职能的履行以及整体发展。目前，受思想认识、规章制度等因素的综合作用，部分事业单位在档案管理中还存在着较多的问题，规范化、标准化水平不高，影响到档案管理价值的发挥。针对这种情况，事业单位需切实优化档案管理模式，构建规范化、标准化的档案管理体系，促使档案管理成效得到改善。

四川内江市市中区交通镇卫生院邹奇志 641000

摘要：事业单位的档案资源具有较高保存与利用价值，档案管理工作直接影响到事业单位职能的履行以及整体发展。目前，受思想认识、规章制度等因素的综合作用，部分事业单位在档案管理中还存在着较多的问题，规范化、标准化水平不高，影响到档案管理价值的发挥。针对这种情况，事业单位需切实优化档案管理模式，构建规范化、标准化的档案管理体系，促使档案管理成效得到改善。
关键词：事业单位；档案管理；规范化
       事业单位的档案资料能够将单位发展历程、工作成果、职工情况等如实、客观的反映出来，需通过档案管理工作的规范化开展，促使事业单位的服务质量得到提高，健康稳定发展需求得到满足。事业单位档案管理工作具有较大的范围，涉及到诸多的档案种类，繁琐性、复杂性较强，很容易有各类问题出现。因此，事业单位要精细化、规范化开展档案管理工作，逐步提升档案管理水平。
        1.事业单位档案规范化、标准化管理的意义
        事业单位发展过程中，积累了大量的档案资料，涵盖人事档案、办公档案等多种多样的类型。通过全面收集、科学分类与高效利用这些档案资料，能够帮助事业单位对以往发展历程进行回顾，更加科学的制定发展决策。同时，事业单位也可深入履行职能，给予员工、群众以及社会更高质量的服务。因此，事业单位需切实认识到档案管理的开展价值，通过管理意识、管理模式的创新，促使档案管理工作水平得到提高。特别是近些年来，事业单位管理的精细化、科学化显著增强，日常工作中产生的档案信息、档案资料也大幅度增多。如果依然将传统粗放式、低效率的档案管理方式沿用过来，将与事业单位的整体发展要求不相适应，甚至会对事业单位的稳定发展产生阻碍作用。因此，事业单位在深化改革过程中，需对档案管理的被动局面同步转变，将标准、有效、规范的管理模式构建起来，通过持续改进、优化档案管理效率和质量，促使档案管理的价值、作用等得到充分发挥。
        2.事业单位提高档案管理规范化、标准化水平的策略
        2.1思想认知规范化
        档案管理行为由人员的思想认识所决定，为规范化、标准化开展档案管理工作，事业单位要革新思想观念，对档案管理的重要性充分认识，将传统、落后的管理方法及时摒弃掉，深度融入和应用现代化信息技术，更加高效、有序的实施档案管理工作，促使事业单位的整体管理水平得到提高，促进事业单位的稳定发展。首先，事业单位领导人员需提高重视程度，将自身示范、带动作用发挥出来，向行政管理、业务管理等各个领域全面渗透档案管理工作。其次，利用单位内部各种宣传载体和渠道，大力宣传档案管理方面的内容与要求，帮助全体职工切实明确档案规范化管理的价值，给予充分的配合与支持，营造全员参与、全员配合的良好局面，促使档案管理规范化的向心力得到提高。最后，要将档案管理规范化、标准化建设纳入到单位整体规划方案中，结合档案管理工作的实际需求，合理分配物资、资金等诸多资源，促进档案管理工作的有序实施。

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        2.2规章制度规范化
        结合档案管理的环节与内容，完善制定规范化管理制度，有效指导和约束各项档案管理工作，进而循序渐进的落实档案管理规范化。首先，很多事业单位的档案管理制度具有较长的制定年限，部分制度内容与现阶段实际情况并不适应，或一些档案管理环节缺乏相应的制度支持。因此，事业单位需在发展过程中，同步修订、更新与完善管理制度，避免有管理盲区、管理死角等出现。其次，档案管理制度构建起来后，需进一步细化处理，明确各项条例的适用范围等，增强管理制度的可操作性与实用性，这样管理制度的指导价值方可以得到充分发挥。最后，配套建设考核、奖惩等制度，严格监督管理制度的执行过程。如果缺乏相应的考核机制，虽然管理制度十分完善，但却容易流于形式化。因此，需动态监督制度落实情况，规范惩处违反制度条例的人员，以此来保证档案管理制度的执行效果。
        2.3队伍建设规范化
        工作人员具体负责着档案管理工作的实施，如果档案管理队伍的思想认知、技术能力、品质素养等不符合岗位要求，那么档案管理的规范化、标准化也难以得到实现。因此，事业单位要切实加强档案管理队伍建设工作。首先，档案管理岗位选聘过程中，需依据岗位工作目标、内容等，明确选聘标准，将一系列具有较高能力和素养的专业人才吸纳进来，促使档案管理队伍整体水平得到提高。其次，构建常态化培训机制，定期、轮流培训档案管理人员，帮助其对档案信息管理系统操作技术熟练掌握，增强档案管理人员的规范意识、责任意识和主动意识，能够于工作实践中严格落实制度要求，创新工作方法。最后，要引导、鼓励档案管理人员与其他单位开展交流活动，将先进、成熟的档案规范化管理经验、模式等引入进来，对现行档案管理流程、内容等进一步梳理与完善，促使档案管理规范化目标得到顺利实现。
        2.4存档保管标准化
        首先，在档案保存过程中，需依据法规、制度等科学分类，确定档案的密级，按照编号有序存放。这样后续档案应用、调取的难度将会显著降低，有助于档案管理效率的提升。其次，部分档案资料具有较强的机密性，需结合保密制度要求做好保密保存工作，禁止没有权限的人员随意查看，避免出现内容泄露等不良问题。最后，将档案归档、保存、借阅等各个环节的标准化管理体系构建起来，监控录像档案管理全过程，促使档案安全、管理规范化等得到保障。此外，现阶段信息技术在档案管理领域得到深度应用，要明确数据采集、安全保护、信息开发等诸多方面的建设标准，以便促使管理系统的实用性得到增强。
        3结语
        综上所述，档案管理关系到事业单位的整体发展，为改善档案管理工作效果，需将科学化、规范化管理理念树立起来，明确各个环节的管理标准，持续改革、优化档案管理工作过程，以便促使档案管理工作质量得到提高。
参考文献：
[1]罗天文，席凡.关于事业单位人事档案管理规范化与标准化的具体分析[J].明日风尚，2019（6）：177-177.
[2]宋姗姗.关于事业单位档案管理工作规范化、标准化研究[J].信息周刊，2019（29）：392-392.
[3]杜弟丽.新形势下事业单位档案管理规范化标准化的途径[J].办公室业务，2019（6）：51-51.