郑铭阳
广东电网有限责任公司惠州大亚湾供电局 广东省惠州市 516081
摘要：归档文书是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。档案收集和归档工作是否合理在一定程度上决定办公室工作能否顺利开展。有鉴于此，本文关于书档案收集和归档工作的路径进行了分析，归纳，总结，以供参考。
关键词：供电企业；文书档案；现代化；管理措施
中图分类号：U651 文献标识码：A
引言
企业文书档案收集与归档是企业文书档案管理工作的前提和基础，也是一项重要的管理环节。企业文书档案资料收集的完整性、归档的准确性等等，都是直接影响企业文书档案管理整体水平的重要因素。
1、文档档案管理存在的常见问题
1.1、文书档案归档范围不明确
文书档案有众多的类别，不同类别具有不同的效用。文档一体化工作不能仅仅着眼于某一类别，应强调全面性、系统性和协调性。当前，部分单位文书档案归档范围不明确，许多应当归档的文件资料没有录入档案管理系统或者相应的数据库，影响了文档一体化进程。同时，归档范围不明确也导致有些文件资料长期没有归档，而是存放于相应的业务部门，进而导致文书档案丢失。
1.2、监管体系缺陷
监管体系要能够分析当前所有工作部门和档案收集与归纳系统之间的连接方式，并且切实落实档案管理系统中各类人员的素养考核工作，让最终建立的综合性管理制度具有可利用价值。目前的机关、企事业单位工作中，管理系统主要针对某些特定部门，档案存储和收集系统监管不到位，同时也不注重各部门和档案管理系统的关联，自然无法提高收集和存储档案的精度。
1.3、对文书档案管理工作的重视程度不够
部分企业的管理者对文书档案管理工作的重视程度不够，导致档案没有发挥应有的价值和作用。不少企业对办公室文书档案管理工作投入的资金和人力资源远远落后于企业发展的需要，导致很多信息没有被合理运用。在信息技术高速发展的今天，企业之间的竞争也是合理利用信息的竞争。公司管理层没有给予档案管理工作足够的重视，底层的工作人员难以将档案信息的价值发挥出来。很多企业文书管理工作只是重视单位的红头文件，而对一般的文件缺乏系统管理的意识，这导致文档管理的效率很低，质量不高。很多文件资料时间上不连贯，文件缺页，给资料的查阅和管理带来很大的麻烦[1]。
1.4、文书档案管理者的综合素质水平不高
因为对文书档案管理的重视度不足，使得供电企业在招聘管理者时极少会去考虑高素质水平的档案管理专业人才，既懂管理方面的知识，又懂现代信息技术手段的人才更是稀少。供电企业文书档案管理者一般都是由别的岗位转岗上任或者是年纪稍长的员工来担任，专业管理知识不足，工作热情不高，不能有效把握文书档案管理的要求和趋势；同时，受到资金等方面因素的影响，文书档案管理者不能顺利地参加相关的知识技能培训，从而导致他们对文书档案管理方面的知识了解不够多。
2、供电企业文书档案现代化管理路径探讨
2.1、强组织建设，积极构建完善的文书档案编研与开发利用部门
为了将事业单位文书档案编研与开发利用工作落到实处，要积极组建文书档案编研部门，提升编研人员大局观念。一方面，编研部门需要增强决策思维，正视自身工作的价值，尤其是积极引入先进的信息化技术与手段，实现对文书档案资源的有效整理，为查询与使用创造条件。另外，编研人员需要具有责任感，积极进行单位文书档案资料的整理与丰富，保证汇编的科学性，增强岗位职能意识。另外，要在单位内部加大对档案编研工作的宣传，与事业单位发展实践相结合，增强编研工作的创新。
2.2、着力构建队伍长效发展机制
配齐配强专兼职档案管理人员，不断优化公司系统档案队伍结构，为档案人才培养和可持续发展做好组织保障、制度保障。适当拓宽评奖渠道，多争取档案类项目参与名额，增强档案工作者的职业自信。强化职业发展路径的指导和培训，为档案工作者提供多通道的个人发展路径。积极组织参加国家电网有限公司和地方档案部门举办的档案业务培训，办好公司档案培训班，向档案人员普及最新的国家标准、行业标准、国网和公司规章制度，不断优化档案人员知识结构[2]。
2.3、提升临时性文书档案材料的收集效果
目前很多文书档案管理人员都是以临时人员为主，其在调动或者离职过程中很容易将很多档案遗留在手上，这时就需要加强对这些临时文件的收集和归档力度，保证档案的完整性和可靠性。如在进行重要会议时需要通知相关部门及时收集和整理会议资料，针对已经离职和调动的人员，单位需要及时与他们进行沟通，并移交手中的文书档案。
2.4、明晰收集与归档主体
企业文书档案资料来源广泛，内容庞杂，要进一步明确企业文书档案收集归档的参与者主体责任，要从传统的重整理、保管向参与、质量管控并重，变传统的被动接收向主动上门收集为主，由等待归档向前端控制转变，从而明晰各个参与主体的责任和范围。坚持以档案管理部门收集归档为主的基础上，充分调动各部门兼职档案管理人员的职责范围。
2.5、明确文书档案归档范围，实现全面一体化的目标
无论是传统的文书档案管理模式，还是现阶段信息化的管理模式，立卷归档都是文书档案管理的基础。单位只有明确并细化文书档案的归档范围，才能避免信息资料在收集与归档中出现差错，进而搭建系统化的管理体系，夯实文档一体化的基础。总体而言，实践中可以立足于单位实际状况，按照下列三种类别对文书资料予以归档。政策公文类的文件资料是单位开展工作的依据，其会影响单位日常管理工作。因此，必须要做好政策公文类文件资料的文档一体化工作[3]。
2.6、着力提升档案工作依法治理能力
认真学习贯彻国家、行业和国家电网有限公司的法规制度和标准，增强以法治思维和法治方式实施档案管理的自觉性。加强对各类法规标准模板化解读、宣贯和督导，提升档案业务水平。编制更新文书、会计等门类档案管理模板化操作手册，提升档案整理直观化、规范化水平。加大对档案违规行为的检查力度，推进法规制度的落地执行。
2.7、建立档案管理网络体系
档案管理工作需要对相关文件及时记录、整理，将文书资料纳入需要归档的范围内，之后还需要定期对文书资料进行核对，保证档案内容的完整性，将立卷的初始工作与文书处理的结束工作结合在一起，为日后开展档案管理工作打下坚实基础。在档案管理人员中建立树形结构网络体系，有层级的科学管理，对每一项档案管理工作分配到人，精准分工。同时加强档案管理工作者之间的沟通，当遇到问题时可以及时联系，人员之间清楚了解互相的工作内容，当需要协调合作时，可以准确找到相关工作负责人，事半功倍[4]。
结束语
总之，在新时代下，使供电企业的文书档案管理工作面临着新的机遇和挑战。在网络环境下，涌现出的各种新技术、新思想能够更好地为文书档案管理工作服务；同时，对人才的需求、技术要求等各方面要求也随之提高。这就需要供电企业紧跟时代发展趋势，不断地更新自身的管理思想和手段，构建完整的信息数据库，提升档案资源利用率；最后，还要加大对档案管理者的培训教育力度，提高他们的整体素质水平，更好地做好文书档案管理工作，为供电企业的发展建设服务。
参考文献：
[1]佟纯.电力企业文档一体化管理实践[J].中国档案,2020(03):70-71.
[2]何凤葵.浅析电力企业文书档案的管理及合理利用[J].建材与装饰,2016(19):148-149.
[3]郑育贤.加强电力企业文书档案管理的策略分析[J].企业技术开发,2016,35(09):42+170.
[4]祝秀霞.电力企业档案管理模式改革的必要性研究及分析[J].办公室业务,2016(06):140-141.