淮河能源控股集团煤业公司张集煤矿办公室（北区） 安徽淮南 232001
摘要：办公室是一个单位沟通上下、协调内外、联系左右的关键部门，是协调单位工作正常运行的中枢，是单位工作对外展示的“窗口”。作为综合管理部门，办公室承担着办文、办会、办事职能，肩负着政务、事务、服务责任，具有综合、全面、系统的特点。在新形势下，从中央到地方，对国有企业办公室工作提出了更高的要求，办公室工作面临着新的思考与挑战。本文通过对办公室工作的薄弱环节和矛盾进行分析，为进一步提高办公室工作质量和效率提出办公室工作新思考。
关键词：新形势；国有企业；办公室工作；思考
自党的十八大以来，国有企业改革正式步入了深水区，要求国企办公室应当秉持着责任意识进行工作方法的突破创新，围绕企业发展战略目标搭建对内协调、对外沟通的有效渠道，针对企业内部现有制度体系与业务流程进行系统优化，依据工作实际进行管理方法的创新，加强工作队伍的素质能力建设，提升服务效率与水平。与此同时，当前我国宏观经济发展呈现出全新的业态，经济下行压力的增大对办公室的業务处理能力提出了全新的要求。办公室工作人员务必要肩负责任意识、提高反应能力，着重强化企业内外重要信息数据的收集处理工作，为上级领导部门决策提供有效依据，最大限度地降低企业运营风险。
1国企办公室的职能定位分析
国企办公室承担着为企业决策提供参考与辅助的重要职能，需要密切结合外部市场的发展动态与企业内部经营管理实际情况，综合收集多项信息辅助企业决策，并为相关领导提供战略参考意见，使企业实际问题能顺利解决。同时，办公室还承担着统筹协调、服务全局的关键职能，要求工作人员能够及时发掘企业内部存在的新情况与新问题，做好企业内部不同岗位层级的沟通协调工作，切实贯彻上级领导所部署的决策安排，对外与地方政府、合作企业、媒体行业与社会公众构建长效沟通，依托内部整合力量创设良好的企业发展环境。在日常工作中，办公室人员主要负责完成上级领导所交办的各项任务，依照规定程序敦促任务的顺利完成，还需要加强对外联络，依照企业发展阶段性目标完善商务谈判与业务对接，营造良好的企业对外形象，从而进一步提升国企在煤炭市场上的影响力。
2国企办公室工作存在的主要问题
2.1精细化管理水平有待提升
办公室人员能够做到总体统筹、协调有力、事无巨细，但在事务管理精细化方面做得还不够。例如，文件管理信息化程度不高，档案归档机制不健全，会务办理、车辆管理流程不清晰等问题，现管现办现象较为普遍，全局性思维不够，距离精细管理的要求还存在差距。
2.2 工作无规律性
通常情况下，国有企业的实际工作围绕助手、协调两大层面。然而，对于大型国有企业而言，每日所需要调节的事物相对较多，若办公室工作人员未能完成当日工作任务，使工作内容堆积越来越多，直接影响工作效率。长此以往，国有企业办公室业务将处于无规律状态，文件管理的办公室人员在工作时处于被动地位，降低办公室工作质量。
2.3 职责模糊
国有企业办公室业务工作中，人员的工作内容职责划分不清，不利充分调动办公室人员工作效率，限制了办公室管理水平提高。目前，国家经济整体下滑，冗杂部门多，增加了办公室人员的工作量，导致办公室人员职责混乱，增加出错率，降低办公质量。
2.4 评价机制效果较差
国有企业现有机制老化，尤其对于办公室人员而言，较少的出外学习机会，也就较少考虑业务创新。常常凭借经验办事，绝大多数精力用在如何应付工作事务上，并未从全局角度钻研业务，也就无法对办公室的发展起到作用。
尽管已构建了绩效考核体系，但效果并不明显，常常流于形式，无法发挥办公室人员作用，甚至还有部分办公室人员由于学习机会较少，综合素质未得到提高。
3做好办公室工作的对策建议
3.1构建精细化管理制度，保障安全生产管理
一方面，国企办公室应当立足于现代化管理视角，依托煤炭企业特殊的行业性质完善复杂业务处理，构建精细化管理制度体系，基于现有工作任务细化管理制度的设计，重新构建具体工作流程，明确任务部署安排，并优化系统考核标准。具体来说，办公室工作人员应当围绕煤炭企业安全生产目标进行管理制度的建设，确保在管理工作中渗透法治理念与安全意识，依据企业内部不同岗位的工作性质与要求创设与之契合的应急处理机制，并强化管理制度的权威性，以此形成对于企业内部工作人员的有效约束力，为企业生产建设创造安全稳定的内部环境。另一方面，应当着重提升办公室工作人员的管理意识，确保工作人员能够在完成业务处理的基础上树立自主学习意识，紧紧跟随党中央的各项战略部署，提高自身的思想政治教育水平，在实际工作中总结经验、改进工作方向，推动各项工作的顺利落实，进一步彰显出国企在思想层面上的先进性与在任务落实层面上的实效性，依靠完备的工作队伍推动各项工作的有序开展。
3.2强化创新意识，全面提高工作效率
培养办公室人员的主动意识和创新意识，多动脑筋多思考。文字材料，行政接待，档案、车辆管理等工作方法比较保守，传统工作模式影响较大，要敢于跳出常规思想，敢于突破，发现新思路并付诸实践。加强信息化建设，提高工作效率，在大数据和科技快速发展的今天，在办公室行政管理上要积极推进信息化建设，全力促进综合管理制度化、信息化、规范化。进一步优化OA系统、工作督查系统、档案管理系统，稳步实现人员多跑腿向系统多办事的转变，有效提升工作效率。加强队伍建设，提高服务水平，针对办公室人员对现场生产了解不够的实际，推动办公室人员深入基层学业务，促进办公室人员业务水平提升，推进机关服务基层常态化，坚持换位思考，更好地为职工服务。
3.3 提高工作人员的服务意识和能力
工作人员一定要能够处理工作中的矛盾与问题，在单位繁杂琐碎的工作中时刻保持着头脑清醒，才能做到对工作认真负责。办公室行政管理工作的进行一定要有纪律，讲规范。做到严谨细致地完成工作，以纪律为准则严格要求自己，时刻遵守工作规范，做到不能漏办、误办和错办任一项工作事务。而且新时期由于办公室的工作具有极强的综合性，要求办公室人员努力提高工作能力。所以，办公室的行政管理工作人员既要高效完成日常任务，还要成为单位领导的谋士和智囊。对工作中出现的意外，行政人员要能及时解决。要始终保持良好的工作心态，在被动服务中寻找主动，积极学习并提高能力，勇于探索行政事务工作可行的新路子，并且要注重对新知识和新问题的学习与研究，不但追求规范服务，搞好事务，更要主动去想，主动去做。
4 结束语
总而言之，办公室在某种意义上成了企业形象的缩影，负责完成国企内部各种复杂信息的传递与业务管理，承担着企业对外沟通、对内管理的枢纽作用。办公室工作具有一定的特殊性，在新时代背景下，国有企业深化改革全面推进，办公室要坚持对标对表，围绕企业中心工作，充分发挥“参与政务、管理事务、综合协调、搞好服务”的工作职能。不断创新国有企业的经营理念和管理方式，持續推进精细管理，完善机制、优化流程、管控风险，不断提高办公室工作整体水平，积极推动办公室业务的创新发展，助力煤炭企业助推国民经济的健康持续发展。
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