齐丹丹
山西太钢医疗有限公司 山西省太原市 030008
摘要：当今社会，随着时代经济、政治等的蓬勃发展，办公室传统的档案管理人员必须针对目前办公室档案管理存在的问题，培养现代化的档案管理意识，逐渐掌握专业的档案管理技术，实现档案管理的现代化建设目标。
关键词：办公室文档；档案管理；管理模式
前言：办公室作为重要的档案管理部门，大量文件在日常处理过程中在主要以档案形式存在，而积累的档案也需要管理人员进行分类，调取等任务，以便更高效的配合其他各部门工作。现阶段的高效性要求下，必须面向档案管理工作双管齐下，一方面完善各种管理设备，同时利用好现代信息技术加强档案管理工作效率，另一方面培养档案管理人员的管理意识，提高管理人员的档案管理技术水平。
1 加强档案管理的意义
管理人员作为档案管理的一线工作人员，档案管理的理论性和操作性明显的高于其他人员，在技术方面的专业性和操作流程的规范性，直接影响着管理结果和管理效率。作为内容庞大的管理部门，办公室对档案收集、整理和归纳着繁多的各类文档，档案记录整理工作量巨大。而在现代化管理方式与传统档案管理相结合的今天，工作能力优秀的档案管理者也必须在档案整理与维护中培养良好的职业素养。目前，档案管理人员除了要培养先进的管理态度，更要在实践中掌握对档案管理的技术，不仅让管理人员认识到各个部分对档案整体运作的重要性，严肃对待档案管理工作，更掌握基础技能，将档案管理工作的质量和速度全面提升，保证档案的正常工作开展【1】。
2 办公室档案管理工作的现状及存在的问题
2.1条块化分割较为明显，缺乏硬件设施
档案管理工作经常被管理人员忽视，在各个部门的工作中产生了各类档案，而存档是主要以部门为主，档案的信息互通与传递存档都体现出明显的条块化分割，使得文档的管理方面存在很大的隔阂。而同时缺乏清晰的制度设计及专门的管理人员，对于相应的硬件设施也是简单的设置档案柜，特别是文档的储存方面，遗失、破损及混淆现象常常出现，导致档案管理工作徘徊不前。
2.2档案管理手段落后，管理工作松散无序
目前对于办公室的档案管理还是主要以人工为主，辅以简单的现代化数据信息系统。档案管理工作由于档案种类繁多，分类复杂，对档案进行及时且准确的入库和摆架是提高管理工作的基础内容，需要进行繁琐的工作，耗费大量的时间和精力。整理以及摆放在档案柜空位，甚至胡乱插入不正确的编排档案柜内的整理摆放。管理人员在繁琐的工作中很容易失去耐心，管理人员容易懈怠工作，甚至胡乱插入不正确的编排档案柜内进行摆放，导致各种档案杂乱，编号交错夹杂，给寻找档案人员带来了很大的阻碍。管理人员不能定时整理，导致档案能在数据信息系统被检索编码却不能在相应的档案中找到，如此反复循环，档案管理工作松散无序【2】。
2.3档案管理人员专业知识欠缺，管理能力低下
档案管理工作最基本的就是熟悉工作中的各项流程，掌握管理设备的使用方法，然而在当前的档案管理工作中，许多管理人员没有学习过专业的理论知识，对档案的分类、归纳、编排没有概念，只是简单的摆放档案和信息录入，甚至对各类档案在档案柜的摆放位置都不甚了解，甚至兼职其他工作，早退缺勤，对其他工作人员的询问一无所知，没有办法解决实际问题。管理人员玩忽职守，严重阻碍了档案管理事业的健康发展【3】。
3 提升档案管理工作的策略
3.1创新档案管理工作思路和工作方式，优化文档结构
创新永远都是一个民族进步的灵魂，对于档案管理工作，首先要有创新意识，将当管理从事后的混乱材料收集变为事先的档案分类整理，甚至需要超前的意识创新档案管理工作。其次，管理人员也需要在文档的分类、收集、调阅和检索方面积极寻求高效的创新工作方式，基于完善的档案管理制度，建立数据库，使得各类档案有序的排列，有章可循，各个部门都能够随时高效的调阅【4】。
3.2采用信息化管理手段，严格档案管理
在数据信息化时代，大量人力资源从记录、存档等繁重的重复性工作中解放出来，提高了内部核对的准确性，也简化了调度程序，全方面提高工作效率，又减少了办公成本，解放了人力资源。为了全面提高档案管理工作效率，需要对档案管理更加严格，在同步提升管理水平的同时，做好档案管理工作。而信息数据技术可以帮助档案管理部门更加高效率的完成管理工作，对各种档案特别是实时操作数据记录进行详细同步的记录和存档，进而辅助档案管理工作人员统计，为系统地、高效地管理档案添砖加瓦。由于档案管理的重要性和相关性，要求对实际发生的每一次档案出入库报告进行高质量的、清晰明了的核计，而信息质量在纸质报告中容易被操作错误，在医院运营管理中，部分工作人员的不当操作甚至违规操作大大的降低了档案信息的可靠性。而档案信息数据是从每一次档案出入库开始，将办公记录特别是档案出入库进行自动授权录入系统并进行实时的监控，对档案信息数据的可靠性和准确性提供了强有力的保证。数据信息最大的特点就是实时共享，不仅实时记录档案的出入库状态，还可以及时的将信息表现并反馈给工作人员。现代化档案管理中，对档案资料的使用状况要求透明度高，灵活性强，前方的办工决策需要实时同步后方的档案信息储备，对于信息处理速度也提出更高的要求。在网络信息技术的高速发展中，信息化管理为各部门通过便捷的网络发布平台做出及时的判断，随时生成需要的信息记录，争取了宝贵的管理时间【5】。
3.3提高管理人员业务综合能力，增强员工责任感
档案管理工作的顺利进行必须有专业的档案管理人员，要求管理人员熟悉档案编号分类技术，学习专业的业务知识，熟练档案管理流程，从基础上提升专业知识水平，保证专业技能可以胜任档案管理工作，而自身的整体素质也可以达到档案管理管理水平。对于档案分类和摆放位置必须清晰明确，做好档案整理、归纳、上架、入库，同时熟练地掌握现代化的信息数据技术，通过对档案条形码扫描检索入库，将对应的档案放在档案柜上，而对各部门工作人员的档案搜索请求给予帮助，并引导读者到相应的档案柜，及时解决读者问题，与工作需求相适应。需要聘请拥有专业档案管理设备技术的工作人员，也可以对档案管理人员进行数据信息技术培养，在档案内部的系统中建立档案云端数据库，要求档案管理人员熟练掌握使用索检信息，对各类信息进行分析和处理，掌握这些基本技能，才能真正将档案管理工作现代化落到实处。档案管理作为一项责任重大的职业工作，需要提高管理人员对自身岗位的认知，保持对反复、琐碎工作的真诚和耐心，将对工作的热情渗透在管理工作的方方面面，保持强烈的责任感和事业心，真诚的管理态度和不断开拓进取的管理精神，让管理人员获得荣誉的同时也成为行业楷模。因为对于所有行业来说，良好的职业道德都是基本规范，职业道德不仅让从业人员明确工作职责，更明晰了真诚高尚的管理工作和良好开拓的职业精神。
4 结束语
综上所述，面对档案管理工作的时代发展，对基本的档案管理工作、基本设备和技术工具、管理工作人员存在的众多问题都提出了对策和更为严格的要求，这对提高档案管理工作效率意义重大。
参考文献：
[1] 衡利娜. 事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J]. 办公室业务, 2018(8):112-112.
[2] 肖勇军. 办公室档案管理现存的问题及对策研究[J]. 百科论坛电子杂志, 2019, 000(013):711-712.
[3] 杨琳. 浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J]. 办公室业务, 2018(8):102-102. [4] 寇军. 广播电视档案管理存在的问题及对策[J]. 办公室业务, 2019, 000(008):130-130.
[5] 何卫. 浅析医院人事档案管理中的问题及对策[J]. 办公室业务, 2019, No.323(18):171-171.