杜保军
上海雅苑房地产开发有限公司，上海 200335
摘要：伴随着国家经济建设的不断发展，不少的企业在时代的浪潮当中也获得了广阔前景和发展机会，而在企业不断发展壮大的同时，对于企业档案管理工作的要求随之越来越高。搞好企业管理，不仅关系到企业的自身发展，同时也是提升企业竞争力，更好地走向社会、服务社会的现实需求。
关键词：现代企业制度；企业档案管理
引言
企业档案是指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案总称，是企业业务工作日常查考、审计、巡视、总结经验、决策研究、保障权益、编史修志等的原始凭证及重要依据，具有原始性、唯一性和法律凭证等作用，是企业的宝贵财富。企业档案虽然不直接产生经济效益，但是却通过企业的其他生产经营活动间接地为企业经营目标和利润而产生作用。
1企业档案管理的重要性
企业档案能够真实的反映出企业各个项目和生产经营的情况，不但是企业中的一份信息资料，是组成企业资产的重要部分，更是企业未来发展的基础。好的档案中完善地记录着企业人力资源的细节性信息，从而让企业能够依据档案中记载的人员行为和功劳，在有职位升迁、裁员减缩、事故处理等需求时，予以相对应的奖惩措施，保障企业的长远、可持续发展。好的档案管理可以帮助企业增强知识储备和技术储备，保障知识产权与企业机密，为企业未来的发展机遇强有力的后勤保障。同时，好的企业档案管理可以帮助企业在未来的发展中的抵御风险的能力，在法律纠纷当中提供重要凭证与依据，帮助保护企业利益和法律权益。最后，企业档案管理还能够帮助企业建立自身企业文化，通过档案资料向员工们展示出企业发展历程，增强员工对企业的归属感及认同感，陶冶员工素养，提高企业形象。
2企业档案管理存在的不足
2.1思想观念落后
企业作为经济组织，其一切经营管理活动以营利为首要目标。部分企业领导认为档案工作不像科研、生产、经营可以直接创造经济效益，对档案工作的关注和投入少，致使档案工作设备陈旧、档案经费迟迟不到位、档案工作人员配备不足；档案工作未纳入员工岗位责任制，同时缺乏经济考核指标，故企业员工认为档案工作与自己无关，自然不主动归档，不积极配合档案部门工作；档案工作人员常抱怨领导对档案工作不够重视，抱着“不求有功但求无过”的保守不作为的心态，导致档案工作远远落后于企业的其他各项工作。
2.2管理人员专业性较差
人力资源是建立现代企业档案管理体系的重要环节。然而，有些现代企业档案管理专业人才储备不足，多数人对于先进的档案管理软件既不懂，也不积极学习，信息化水平不足，缺乏正确、科学的信息化理念，仍然以陈旧的方式方法开展工作，无法实现信息化档案管理的效益最大化，对档案管理信息化发展进程造成了负面效应。
2.3档案安全保管有待加强
现有档案库房温湿度调节不够精准，不利于档案的长期保存。同时，写字楼办公的其他基层企业也面临着档案库房配备和改造难、成本高的问题。
3现代企业制度下档案管理方式
3.1改进档案管理观念
对企业来讲，管理观念的改进不能只局限在企业收入、利润获取等有关环节，假设忽视了档案管理观念以及方式的优化，那么企业便会步入错误的循环中。现代企业制度下的档案管理，理应在管理思想上确认档案作为信息来源，改变以往的管理方式，持续进行改进以及优化，科学地融进信息手段。
除此之外，企业的管理者理应重视档案管理工作的展开，提升自身对此工作的认知程度，强化相关知识。
3.2建设现代化档案管理方式
随着信息技术的飞速发展，现代企业的档案管理工作开始步入了新阶段，开始使用电子化方式替换以往的手工化操作，将电子档案信息资源的优势展现出来。为了做好档案管理工作，就需要资金的支撑，对基础设施做出改进，依照需求购入先进的档案管理设施，保证档案管理更加科学。并且，使用计算机进行管理，可以高效管理档案，自动索引档案信息，资料统计方便。同时，需要所有工作者在填写纸质档案的时候，确保与电子信息系统条目相同，确保可以准确地录入信息。工作者在核实的时候要详细，确保录入的资料都是准确的，录入之后就需要立刻展开管理，对于部分残缺的材料，应该及时进行补缺，确保纸质档案以及电子档案的一致性。
3.3提升档案管理人员的专业素质
一方面，可以通过相关的业务、知识技能培训，让本部门员工积极参与，并从中获得专业素养的提升；还可以通过组织学习活动、学习倡导主题活动等，鼓励档案管理人员主动学习专业知识，发展自身的学习能力，从而在当下信息化档案管理的时代发展中，紧跟时代步伐，提升档案管理工作的效果。另一方面，适当提升档案管理工作的人员门槛，只有在应聘人员专业能力水平达标的情况才准许从事档案管理工作；对于新入职的人员，积极发展老员工带新员工的档案管理学习方式，从而使新入职的档案管理人员能够对企业的档案管理流程有更快的熟悉和上手，从而提升档案管理工作的整体效率。档案管理人员的专业水平与电子档案管理状况是密不可分的。企业的档案管理涉及各种类型的杂多内容，并且管理应用工作具有较强的专业性要求，也需要一定的实际管理经验，因此各档案管理人员应当主动学习专业化的知识技能，保障自身的专业能力足以应对档案管理工作需要。
3.4强化企业档案管理安全性
企业档案管理的安全性是极为关键的，要求企业管理工作者以及所有职员达成共识，并对企业职员开展档案管理安全性以及信息保密工作的有关培训。除此之外，及时给企业职员灌输计算机方面的有关知识，防止在档案保管以及流程上出现问题，防止不法分子在档案的转移过程中进行信息修改、泄露档案的相关信息，在档案管理的过程中随意改写以及在档案审核的过程中造假等。因此，各个部门要提升重视力度，遵守原则，将每个流程都交由专业负责人展开检查、签字，保证工作的顺利展开。
3.5加强档案信息化建设
当下企业档案信息化建设，是满足信息时代的发展，也是新时代档案管理的大方向，对挖掘档案资源的作用有着十分重要的意义。档案的信息化建设，就是利用现在快速发展的信息技术和互联网通信技术等，来对原有的档案管理方式实现优化，例如原来若档案入库，一般采用手工登记和记载分类存储位置的方法，在有档案调度或调出使用时，需要管理员在登记记录本上仔细查阅记录，并从存储库中翻取，往往会花费大量的时间和精力才能够找到；而信息化建设的引入，让档案登记、档案调度和调出使用等工作都转移到了电脑和互联网上，能够实现点击、搜集式的一键找寻，大大提高了档案利用的便利性、便捷性。所以，要顺应新时代发展需要，现代企业要对传统档案管理信息编变革，使用信息化管理手段，构建档案管理信息化平台，设立电子档案信息库，增强信息交互性，提高档案利用率和效用，有助于企业健康可持续的发展。
结束语
综上所述，档案是企业经营管理中的主要组成部分，档案管理是企业工作中不可缺少的一个重要环节。针对存在问题，采取有效对策提升档案管理工作水平，无疑是企业合理利用与开发资源的重要支撑。从而加速企业的建设与发展。
参考文献
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