姜红群
灌南县供排水管理所，江苏连云港222500
摘要：本文首先阐述财务会计档案管理过程中存在的主要问题，然后提出相关内控措施，旨在为促进我国企业财务会计档案管理水平地提高提供参考与借鉴意义。
关键词：财务会计；档案管理；措施分析
1财务会计档案管理过程中存在的主要问题
1.1财务会计档案管理水平参差不齐，总体偏低
近年来，财政部在全国范围内选取少量企业试点施行新的财务会计档案管理办法，目前这些企业在执行新制度上已经探索出适宜的方法。信息化管理水平是衡量当前财务会计档案管理水平的重要标尺，各企业因财务信息化水平各异导致业务报销、财务审核、出纳支付、会计核算等财务会计档案归档的前期流程信息化程度不一，进而影响财务会计档案管理电子化进程，诸多企业基于经济业务体量不大且部分业务存在保密需求的考量，推进财务会计档案信息化的意愿较低，同时国家制度层面对企业的财务信息化水平并没有提出明确地要求，因此财务会计档案管理信息化水平较低的情况将会普遍地、长期地存在。
1.2管理制度不健全或缺失
部分企业未能结合自身的实际管理需求制定本企业的财务会计档案管理细则；另外新的《财务会计档案管理办法》对电子财务会计档案的管理提出了相应的要求，但多数企业没有针对电子财务会计档案的管理制定或修订本企业的管理制度，对归档流程、归档范围等财务会计档案管理类业务及技术标准没有更新。财务会计档案尤其是电子财务会计档案管理随意性较大，易产生错分类、无备份、无法查找等各种管理不规范问题，从而影响财务会计档案的利用效率。
1.3领导层重视程度不够
在企业财务会计档案管理过程中，企业管理层对财务会计档案的管理认识不足、重视不够，并没有认识到财务会计档案有效地管理会为本企业的科研事业发展及政府职能执行的助力，很多企业管理者存在重业务轻财务、重预算轻执行的情况，认为申请到足够的经费支持企业业务运行就够了，财务管理的水平能应付审计及纪检工作即可，更不会去重视财务会计档案管理工作。管理层的不重视导致企业财务会计档案管理预算投入不够，专业人才培养不积极，部门职权划分混乱，导致新制度的推进速度受阻，严重阻碍了企业财务会计档案管理科学化进程。
2财务会计档案管理的内部控制建设措施分析
2.1加快财务信息化进程，自上而下施行
企业的财务信息化水平不高严重遏制了财务会计档案管理信息化的发展，要提高企业财务会计档案管理水平首先要加快财务信息化进程。系统内没有统一的、先进的信息化平台，下级企业独立开发系统一方面会耗费大量财政资金，另一方面自用的系统与上级企业的系统数据无法衔接或衔接困难造成重复录入数据的劳动浪费，因此不管是财务信息化还是财务会计档案信息化都需要上层管理者加强对财务的重视和信息化改革的决心，只有自上而下地进行推广、试点才可能高效地提高档案管理水平。
2.2重视档案管理，确保预算投入
从管理者的角度上，只有企业的领导提高对财务会计档案重要性的认识才能更好地统筹企业内部各部门对财务会计档案的收集、管理和使用，才能投入适应财务会计档案管理需求的预算，另外专业人员培训、档案管理归属部门职权划分、软件硬件设施保障均需要管理层的统筹安排。
2.3进一步优化信息档案处理流程
企业在开展信息化财务档案管理时，必须优化档案处理流程，进而有效防控风险，推动财务档案管理信息化建设。目前，在信息化时代企业要充分利用大数据、云计算、人工智能等先进技术，优化档案处理流程，明确数据收集的来源、数据处理的模型、需要遵循的规章制度等，做好每一个环节的监管工作，这也是确保企业财务档案管理能够实现信息化发展的核心要求。
2.4优化人力结构
首先，明确相关人员的权责范围，并细化每位员工的工作内容，将责任贯彻落实到个人。同时，还要制定完善的内部管理措施，充分体现人力系统的规范性。其次，根据信息化建设的实际需要设置对应的岗位，充分利用信息化建设资源。再次，加强财务管理人员与档案管理人员的沟通交流，使企业各部门人员共同开展财务档案管理工作，同时要优化激励制度，充分调动工作人员的工作热情。最后，积极引先进的信息化专业人才，并对现有人才定期开展培训，制定严格地考核制度，确保信息化建设顺利开展。
2.5建立有效的反馈机制
在信息化时代，反馈机制变得越来越重要。比如，如果在开展财务档案管理工作时出现问题，企业管理人员在积极听取广大员工的意见之后及时改正，则能够有效避免很多问题发生。在新时代背景下，企业还要进一步完善信息档案管理系统，为企业财务档案管理工作提供重要支持。特别是对于企业来说，完善的反馈机制可以进一步提高财务档案的管理水平。
2.6实施企业电子财务会计档案的风险防控
第一，防范电子财务会计档案失真，要防止相关人员因疏忽造成的电子凭证录入的错误，导致会计信息失真。要加强稽核内容的审核、固化填制表单的系统，进而有效提高电子财务会计档案质量和水平，实行风险防控。第二，防止泄密，电子会计信息系统属于网络系统，要防止受到病毒的攻击，安装杀毒软件、防火墙，定期检测，及时防护；采用存档签名加密，档案稽核与抽样等安全机制，及时预警，保障电子档案在采集、整理、保管、利用过程中的信息安全，保证财务会计档案完整、有效、可用。第三，防止篡改，企业要利用数字签名、电子签章，完善审签程序，提高财务会计档案的保密档次，有效保护电子文件的原文，保护电子文件的目录信息。
2.7应当建设相应的软硬件设施
第一，配备创建电子财务会计档案管理系统所需的硬件设施，专用机房、专用的硬件设备，比如交换机、扫描仪等。第二，建立电子财务会计档案管理系统。聘请专业的信息技术人员对企业的会计信息系统进行设计。比如，一企业通过将HIS(企业信息管理系统)、HRP系统(企业运营管理系统)、银企直联系统、电子档案管理系统等通过接口进行传递、对接，运用云处理技术、区块链等信息技术将电子支付凭证、电子报销单、电子记账凭证、电子会计账簿等基础信息传至财务共享中心，经过电子签名、签章，将数据传至电子财务会计档案中心，通过一定的调阅审批程序供各部门进行查阅。
2.8做好纸质财务会计档案与电子财务会计档案的衔接、打印工作
纸质档案与电子文件通过二维码等技术实现关联，并存档，电子数据要及时准确地做好的录入工作，实时更新数据，上传至共享中心，供各部门使用。其次，要妥善保管好会计信息数据，并保留相应的副本。另外，可以按照相关审计、税务部门的要求，打印记账凭证、现金日记账、总分类账、银行存款日记账等相关账簿、报表等。
3结束语
虽然目前企业财务会计档案管理存在诸多问题，提升档案管理水平也有诸多难点，但新《会计档案管理办法》的实施、会计核算系统升级改造、企业管理变革给会计工作和档案工作水平的提升带来难得的机遇，企业应积极抓住机遇乘势而为，从思想上加深对会计档案工作重要性的认识，增加预算投入，注重人才培养，明确划分职权，完善本企业的会计档案管理细则，积极交流分享经验，充分发挥会计档案科学管理对科研事业发展及政府职能履行的促进作用。
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