王锁香
昆明船舶设备集团有限公司 云南 昆明 650000
摘要：在信息技术的推动下，企业档案管理的重心实现了从档案资料收集与保管，向开发与利用的转变，从而让档案的价值得到发挥，对各项工作的开展提供了经验借鉴。本文首先概述了信息技术对档案管理的流程、方法、理念等方面产生的多重影响，随后针对现阶段企业档案管理中存在的一些共性问题，分别从构建档案信息管理系统、制定配套管理制度以及保障档案信息安全等方面，提出了新时期做好档案管理工作的几点建议。
关键词：信息技术；档案管理；信息加密技术；档案资源开发
档案作为信息的载体，以档案管理为手段，进行信息资源的整合、利用，借鉴前人的经验让当前的工作更高质量的开展，进而为企业创造更多的价值。近年来，电子档案的数量呈现出增加趋势，对档案管理提出了新要求。现代企业将信息技术与档案管理相结合，从微观层面上有利于节约管理成本，从宏观层面上实现了档案价值的最大化，对推进档案事业改革也有积极帮助。熟练掌握档案信息管理技巧，成为现阶段档案管理人员必备的技能。
1.现代信息技术对企业档案管理的多重影响
1.1对档案管理流程的影响
在企业开展各项业务时，有留存价值的文件、资料经过筛选后，作为档案入库保存。对于海量的文件、资料，首先要按照归档标准进行筛查，剔除不符合归档范围的文件。然后将剩余的文件按照类别、时间等具体指标进行分类，最后放入档案室存储起来。整个流程比较繁琐，且每个环节都需要安排专人负责。在信息技术在档案工作中推广使用后，大部分业务从“线下”转移到“线上”。各部门将文件、资料在线传输给档案人员，由计算机按照预设的归档标准自动对海量的文件进行筛查，识别每一份档案的标签，自动完成分类、存储。整个过程不需要人工参与，流程得以精简，人工成本大幅度降低。
1.2对档案管理人员的影响
信息技术的应用不仅使得档案管理的流程、内容发生变化，同时也对从业人员带来了直接的影响。主要表现在两个方面：其一，工作任务减轻，原来很多需要人工负责的事项（如资料接收、归类等），现在可以由计算机代为办理，解决了档案数量多而管理人员少的矛盾；其二，岗位胜任力提升，熟练掌握信息技术成为新时期档案人员的硬性要求。例如，企业安装了档案信息管理系统，工作人员必须懂得如何操作该系统做好档案的检索、借阅和转交等业务。尤其是对于一些年龄较大的档案工作者，如果不能紧跟时代发展、运用信息技术，将难以胜任新时期企业对于档案管理的要求。
1.3对档案管理理念的影响
思维观念的转变，也是档案管理中应用信息技术之后带来的一种影响。在以往的工作环境下，许多档案工作者认为只需要做好档案的收集、保管等基础性工作即可，不会出现档案丢失等问题就算是完成了工作任务。将遵守现有的档案管理制度作为最高要求，缺乏主动创新的意识。相比之下，随着信息技术的运用，无论是工作要求的变化还是管理制度的调整，都决定了思维模式要发生转变。新时期的档案工作者，应当树立起档案资源开发与利用的观念。能够尝试大数据技术、操作智能设备等，将档案中有价值的信息提取出来，进行汇总、使用，进而为企业管理者的经营决策，以及技术创新等提供经验参考。
2.企业推进档案管理信息化面临的问题
现代企业已经尝试将信息技术应用到多项业务中，例如财务工作上、人事工作上。同样的，档案工作也有必要借助于信息技术的优势，才能支持该项工作实现创新发展，并发挥应有的价值。
但是在具体的实践中，许多企业的档案部门在推进信息化时面临诸多的问题。例如，缺乏长效投入机制，除了前期投入资金购进信息设备外，后期没有持续性的投入，导致档案信息化管理系统未能得到有效的维护，各项应用软件也不能及时的更新，功能受到了局限，应用价值大打折扣。还有就是有的企业虽然安装了比较先进的信息系统，但是过度依赖技术而忽视了人的作用。没有进行技术培训，导致档案工作者不能熟练的应用信息技术，也会造成资源的浪费。
3.基于信息技术的档案管理优化策略
3.1构建档案信息化管理系统
依托信息技术构建档案管理系统已经成为一种必然趋势。企业方面要基于档案工作开展需要，制定相应的方案和设计配套的预算，然后提供资金确保信息系统顺利投入使用，实现从文件接收、筛选，到分类、存储以及借阅等各项工作的一站式办理。在构建这一系统时，要重点从软件和硬件两个方面开展工作。软件方面，主要是业务相关的应用软件，例如文件自动分类软件、档案自助查询软件等。硬件方面，主要是存储设备、扫描设备等。其中，数据库建设是整个档案信息化管理系统的核心组成，既要保证存储容量，能够容纳海量的档案资料；同时还要具有较强的安全性能，防止档案丢失或泄露。
3.2制定档案信息化管理制度
随着档案管理从“人工化”向“信息化”的转变，配套的制度也需要作出调整，从而指导新时期的工作人员按照新的制度和新的流程，有条不紊的做好各项工作。因此，企业在重视档案管理技术创新的基础上，还应做好配套的制度建设。具体包括：其一，档案接收制度。现有的接收制度主要是针对纸质档案。而近年来电子档案逐渐成为主流，必须要增加关于电子档案接收的制度。例如电子档案的存储格式、压缩格式、数字水印、加密方式等等，都要在制度中明确说明。其二是档案借阅制度。其他用户在借阅档案时，对于用户借阅资格的审核，借阅与归还流程等，也要在借阅制度中予以明确说明。
3.3培养复合型档案管理人才
信息技术一方面为档案工作提供诸多便利，另一方面也对从业者提出更高要求，企业方面需要面向档案工作者提供相应的技术培训，才能将技术优势发挥出来，为档案事业发展注入动力。培训内容包括：其一是熟悉档案信息化管理系统，包括各类应用软件的功能，操作方法等。其二是在实践和训练中，掌握其应用方法，从而让档案管理更加高效的开展。除了技能方面的培训，还要关注职业素养，包括认真负责的敬业精神，防止因为粗心大意导致档案丢失；强烈的风险意识，能够定期做好档案备份，防范档案遭受损失等各类风险。
3.4保障电子档案完整与安全
无论是纸质档案还是电子档案，做好其安全管理，保证内容安全都是极其重要的工作内容。目前企业对于纸质档案管理已经形成了比较完善的制度，但是在电子档案管理方面还有诸多需要改进的空间。一种措施是对于电子档案进行源头加密，后期需要浏览、下载档案时，必须输入密码之后才能执行相关操作；另一种措施则是按照重要性、隐私性等进行分级，对涉密档案采取专门的信息加密技术。除此之外，企业还可以将档案存储到云服务器中，其安全等级比传统的硬盘存储更高，也是一种保障电子档案完整和安全的有效手段。
结语：信息技术对档案事业发展带来的影响是深刻而全面的。企业方面应从管理制度建设和资金供给等方面，为档案信息化管理提供支持。在此基础上，档案工作者也要学习信息技术、重视档案安全，开发档案价值，将档案资源的价值挖掘出来，为企业的经营决策、健康发展和技术创新等提供智力支持。
参考文献：
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