余军
江西省自然资源档案馆 江西南昌 330000
摘要：现如今，随着科学技术的发展，在现代化档案管理中应用了各种先进的技术，其中包括RFID技术。本文通过介绍RFID技术，分析RFID技术目前在我国档案管理中的应用，并详细介绍实际应用RFID技术时所具有的优势和应用现状。RFID技术的应用，给档案管理工作带来崭新的技术变革，互联网数字档案管理工作得到了有效地提高。
关键词：RFID技术；技术优势；档案管理；
自21世纪以来，我国档案管理行业有着前所未有的进步。纵观世界历史，很少有国家能够如此快速地发展。在过去，由于信息记录的不完善，档案管理记录不清晰，这完全制约着我国各企业单位和事业单位的和谐发展。因此，在REID技术的推动下，各企业单位和事业单位逐步采用了更加科学有效的档案管理手段，不仅提高了质量和效率，也解放了大量的工作人员投身于其他工作。目前各企业单位和事业单位的档案管理还存在诸多需要完善之处，只有充分解决这些潜在因素，才能发挥RFID系统在档案管理的重要作用。
1.什么是RFID技术
RFID（Radio Frequency Identification）技术，是一种被广泛使用的通信技术，可以称为射频识别或者无线射频，通常称为电子式标签。这种技术最开始起源于20世纪40年代的英国，到了60年代，进去到商用领域。射频，一般是1-100GHz的微波形式，并不需要与特定的目标进行有线接触或者建立机械接触形式来获取，而是通过无线点讯号就能对特定的目标进行识别和读写数据，是一种较为可靠的识别技术，但是值得注意的是，这种识别技术比较适合短距离。当前，RFID技术被广泛地应用于各个领域，包括档案管理系统、建筑物的门禁系统等，它受外界的因素影响较少，能透过灰尘、雨雪、建筑涂料等，非接触就能快速阅读标签，这也是其应用广泛的原因之一。有源式射频识别系统可用于流程跟踪和维修跟踪等交互式业务。
2.RFID在档案管理中的现状和应用优势
2.1回顾历史，新加坡在1998年开始，在图书馆中应用了RFID系统，由于其具有较高的使用价值，自此之后世界各国均开始采用此系统在图书馆中使用，并且使用时长超过了近20年，这足以看出RFID系统的应用价值。在全国范围内，较多数档案馆均已配备此系统。但是档案馆应用RFID系统的实践要明显晚于图书馆。
2.2当RFID系统在引入档案管理系统中，可以改进档案管理流程，提高工作效率，使档案馆改变了长期以来效率低下的状况，让档案馆走进了新时代的智能化管理体系，成为了曾经梦想的智能档案馆。
2.2.1在档案收集的初始阶段，会将收集的档案信息以数字化的形式输入到数据库以及RFID标签中，这样一来，这两者就形成了一定的关联。
2.2.2在没有实现智能化档案管时，传统的档案馆工作中主要以纸质档案为主，在保管数据时往往会出现很多弊端，由于长时间的保存，及容易出现资料丢失的情况。目前的智能档案馆，已经把各种纸质文档转化为数字文档，同时引入了RFID系统，再整理档案的过程中，每一个数字化档案都对应一个RFID标签。在进行查档是，使用RFID系统可以快速地找到纸质文件和数字化文件内容，与传统方法相比，节省了大量的时间成本和资金成本。传统的档案馆在日常工作中经常会出现资料丢失的问题，在引入RFID系统后，会大幅减少此现象。每一个文件都有对应的RFID标签，在档案馆系统中如果没有授权，私自带走相应的文件，RFID系统会自动报警。
2.2.3 RFID系统在档案馆工作中具有极大的便利性，它能够准确的识别，查找对应的档案，快速办理借阅手续。
2.2.4档案馆在一定时期内都要进行数据管理工作，RFID系统的应用能够快速统计相关档案出入库信息，准确识别哪些档案核实被何人借阅未归还信息。
2.2.5当档案在档案馆内达到了保管期限后，RFID系统会实施提醒管理人员，管理人员可以根据相应政策，对到期档案进行续期或者销毁工作。
3.RFID系统在档案管理工作中的具体应用
在我国各地的档案馆中收藏着大量的信息，积极的保存和使用这些信息，是档案管理工作的智能之一。在互联网与计算机技术极度发展的今天，许多复杂的工作已由传统的人工方式转变由计算机系统处理，将RFID系统和计算机互联网系统有机结合，工作效率得到了显著地提升，而且极少出现信息错误的现象，提高了管理工作的质量。
3.1建立电子标签系统。目前智能化档案管理系统，已经将原有的档案全部设置电子标签，电子标签相当于各文献资料的身份证明。通过扫描电子标签，可以快速得到档案的各种信息，例如档案提供人员，录入时间、保存期限、卷宗内容等。在人事系统和学生管理系统，以及各城市房地产管理中心系统都得到了广泛地应用。
3.2建立智能化的检索和数据统计系统。由于RFID系统的便捷性，它可以很快识别档案保管位置，从而提高了档案归档的工作效率。RFID打造的就是高效率的档案管理体系，它可以代替人工从事重复性工作，减轻了工作人员的工作强度，可以使工作人员把精力全部投入到提高服务水平的层面，体现档案管理部门的人文关怀。在日常的档案管理中，经常会发生整理后的档案，在一段时期后发生位置错乱的现象，传统的工作方式只能采用人工方式进行归档。通过引入RFID系统后，每一份资料都有对应编码，通过扫描编码可以获得资料的原始位置。通过手持设备进行扫描后，如果出现位置错误的归档文件，系统会自动报错，只要按照系统提示位置摆放，就可以做到轻松归档。
4.实际应用案例
我国地域辽阔人口众多，通过近些年的发展，我国的经济得到了大幅度增长。老百姓的日子越来越好，可支配收入越来越多。随之而来的是在我国各大城市中，对于房产的需要越来越多。每一年房地产买卖的数量巨大，直接增加了不动产登记档案管理的难度。传统的方式在办理和查询档案时，只能通过人工的方式逐一寻找，不仅增加了工作人员的工作强度，对于工作效率的影响也十分巨大，这严重制约了不动产登记档案管理部门的健康发展。在引入RFID系统后，工作效率大幅提升，通过数字化归档，把拥有房地产的自然人数据，都集中整理到地产档案系统中。在实际工作中，RFID系统通过识别自然人的二代身份证，就可以查询其房产信息，例如买卖时间，面积大小，坐落位置等，还可以识别其原始文件所在位置。RFID系统的引入，极大的改进了不动产登记档案工作的效率，为不动产登记档案工作提供了有力的支撑。
结束语：由于时代的发展，使得RFID系统必然成文档案管理工作的一部分。它使得档案管理工作变得简单、高效、直接。因此，我国的各地的档案管理部门应当与时俱进，不能受到传统思想的束缚而拒绝新鲜事物。这样不仅不利于工作的开展，最终将导致自身被新时代所淘汰。
参考文献：
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