羊洋
南京海关 江苏南京 210001
摘要：近年来，我国的现代化建设的发展迅速，随着信息化技术的不断发展，各行业领域中计算机技术、数字化技术等先进技术得到广泛应用，其中也极大地影响了档案管理工作。目前，电子档案的运用使档案管理工作效率大幅度提升，为档案事业的可持续发展奠定了坚实的基础。由于受到传统档案管理模式的影响，档案管理工作仍面临着新形势下工作创新的新要求，为了能够更好地适应社会发展需求，需要对档案管理工作的创新予以重视。本文就信息化时代背景下，档案管理工作现状以及创新的必要性进行分析，并对相应的创新策略进行探讨。
关键词：档案管理工作；信息化；探讨
引言
在信息时代下数据交流日益紧密，一个单位在生产与管理中产生大量的资料，需要单位内部加强数据信息管理，做好档案管理工作，单位管理人员才能够准确把握生产情况，做出正确的管理决策，促进长远发展。传统档案管理工作主要以人力为主，负责收集单位内部数据信息，并建立档案，确保档案的安全性，提供档案查阅服务。但传统档案工作有着明显的局限性，随着单位存续时间延长，档案资料愈来愈多，给档案管理人员造成非常大的工作负担，档案应用效果也不佳。故此，单位在开展档案管理过程中应该采用信息技术，创新档案管理工作方式，发挥档案的价值。
一、信息化档案管理概述
通过现代网络信息技术在档案管理工作中的应用，通过两者的不断深度融合，借助计算机对各类资料数据进行采集、整理、加工，有利于后期信息资料的开发利用，更好地在机构发展建设中充分发挥作用。因此，在信息时代，传统的档案管理模式需要改革和创新，从以往的繁琐、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式转变，使档案管理工作效率有效提高。另外，档案管理信息化工作主要涉及建设档案管理基础设施、信息化建设细则规范化、构建资源管理平台、开发系统软件几方面内容。在进行档案基础设施建设中，需要围绕信息化、数字化、现代化的建设核心，对资源平台进行有效构建，使国家与企业之间的联动得以强化，从而进一步促进信息化档案基础管理平台的建立，同时通过分级制以及规范化细则的建设，结合单位自身实际情况，根据国家相关法律法规，对规范标准进行制定。另外，在进行资源管理建设时，需要高效整合档案管理资源，对档案管理中心进行构建，确保档案资源的全面性、有效性和完善性。基于现代科学技术，对档案管理系统软件进行开发建设，强化软件功能，使系统软件的实效性有效提高。
二、特点
信息时代下开展档案管理工作具有明显的信息化特点，能够让档案管理工作实现多样化、全面化，真正发挥档案工作价值。具体特点主要分为以下几个方面：1.全面化特征。在信息时代下开展档案管理工作，不仅包括了生产资料管理、人事档案等主要档案管理内容，在运行过程中产生的一切数据都被全面纳入信息化档案管理工作当中，全面把握各单位内部数据资料，丰富档案内容，也能够为各单位实现档案管理价值提供必要的基础。各单位在开展档案管理工作时，应该正视信息时代下的档案管理工作要求，全面开展档案管理工作，扩大档案管理工作容量。2.信息化特征。信息化特征是信息化档案管理工作最为典型的特征，用信息技术开展档案管理工作。具体表现为以下几个方面：①用信息技术收集各项资料，并通过信息技术进行数据整理；②构建档案管理数据库，用数据库储存各项档案管理信息，实现信息化储存；③利用信息技术为档案利用者、管理者提供各项服务，实现信息化档案管理服务，节约档案管理工作资源耗损，实现高效能档案管理。3.高价值特征。
在信息时代下，一个单位的档案不仅是记录资料，也是一个组织机构运行、生产、决策、管理的重要依据。各单位在充分把握档案的基础上，才能够更加详细地了解单位内部运行信息，作出最为科学地管理决策。因此在新时代下，档案管理工作价值能够得到最大化地开发，并参与到单位的决策当中，真正实现档案管理工作价值。
三、档案管理实施创新实践改革举措
（一）构建管理平台
档案管理工作包含内容较多，涉及部门较广，更与单位的每个员工有着切身利益关系。因此单位在开展档案管理工作时，要构建档案管理平台，用信息技术作为平台运行基础，科学整理各项档案管理工作。具体方法如下：1.采用OA办公自动化系统构建档案管理平台，通过开放式框架结构纳入档案管理工作内容；2.结合单位档案管理工作内容，将其分为“数据收集”、“综合管理”、“综合整理”、“安全管理”、“档案统计”五大模块，全面处理档案管理信息。
（二）降低管理成本
各单位开展档案管理工作改革，必须投入一定的经济成本，会给单位造成一定的经济负担，也是单位不愿意配合档案管理工作改革工作的重要原因。单位在开展档案管理工作建设时，一方面单位要正视档案管理投入所带来的长远效益，另一方面要找准市场定位，降低档案管理工作管理成本。具体方法如下：1.明确阶段化档案管理工作改革内容，确保投入管理成本与单位实际承受能力相符；2.明确档案管理工作服务理念，投入更多的精力核实档案库数据，弥补信息技术投入不足做造成的工作问题。
（三）优化管理流程
1.文件管理阶段。在文件阶段时，可以采取以下措施：（1）面向基层、管理层、领导层，提供不同的档案管理工作流程以及档案管理平台权限，确保文件管理工作可以分类开展；（2）形成文件管理监督与保障体系，对于原始数据、文件单、保留痕迹进行控制与监管，确保文件质量；（3）构建文件流转控制机制，对单位内部所有文件的办理、流转进行监控，确保文件信息在流转过程中不失实；（4）构建文件管理归档机制，对于重要信息文件及时进行归档，促使文件转化，丰富档案库内容，让其更具价值。2.档案管理阶段。在档案管理阶段时，可以采取以下措施：（1）树立信息化服务理念，借助管理平台开展档案管理，尽量满足单位员工的档案管理服务需求；（2）运用规范化管理方式开展各项工作，确保档案管理工作能够得到有效优化，让职工可以在最短时间内得到准确的档案信息；（3）构建监督、安全管理机制，采取行政与技术两项安全管理办法。在行政上，制定安全管理制度，并让档案管理人员签署岗位工作保密协议，并定期对档案数据库登录情况进行检查；在技术上，设置管理权限、动态口令、密码识别等各项密保机制，确保信息管理安全性、可靠性。
结语
在信息时代背景下，各单位应对档案管理工作加强重视，对传统的管理观念予以转变，积极接受现代技术和新的管理理念，使工作人员的理念更新，增强服务意识，对档案管理工作进行改进和创新，在加强新技术应用的同时，加强档案资源管理的规范化管理，不断拓展档案资源，强化档案安全保障体系，促进档案资源的共享，使档案资料使用价值实现最大化。
参考文献
[1]高毓琳.信息时代档案管理工作的实践与创新浅谈[J].赢未来，2018
[2]陈智新.大数据时代档案管理的信息化路径研究[J].大众文艺，2020