孙筱妍
灌南县涟中灌区灌溉管理所，江苏连云港222500
摘要：为加强工程建设项目档案管理工作，进一步落实项目档案工作与项目建设同步管理要求，确保项目档案达到完整、准确、系统、规范和安全的目标，全面推动档案事业的发展，探讨如何编制各级水行政主管部门加强工程建设项目档案管理工作的指导意见，以供行政主管部门人员以及工程技术人员和档案管理人员参考。本文主要探讨各级行政主管部门编制工程建设项目档案管理的指导意见，以供行政主管部门人员、工程技术人员和档案管理人员参考。
关键词：工程；档案管理；指导
1引言
伴随社会经济飞速发展，各行各业每天都会产生复杂的数据，其中有部分数据信息会以纸质档案形式加以保存利用。但是传统的纸质档案管理模式，不论管理方式还是检索方式，都已经无法适应编制社会发展需求。为此，越来越多的企事业单位，都已经从传统纸质档案管理转变为电子化档案管理，不仅提高了档案管理工作效率和档案利用价值，还节约了档案管理资源。基于此，针对如何提高档案编制管理与利用水平办法，展开以下分析。
2档案编制管理的重要意义
在信息时代发展背景下，越来越多的企事业单位档案管理方式，由最初的纸质档案管理形式，逐渐向档案管理编制方向发展。在企业或单位中实现档案编制管理，不仅能实现档案资源共享，同时还能节省档案存储空间，方便档案管理和查询利用。对此，针对档案编制管理的意义进行研究。
2.1有助于实现档案资源共享
传统纸质档案管理通常以分类整理档案为主，要想实现档案资源共享，需要消耗大量的人力、物力和财力，甚至还需要通过“调档”的方式获取档案，虽然此种方式也能保存档案实现共享，但在使用中存在档案资源流动慢和利用率低等问题。简单来说，实现档案编制管理，运用现代计算机网络技术存储档案传递信息，提高档案管理效率和档案资源利用率，是必然的发展趋势。
2.2有助于节省档案存储空间
纸质档案管理需要先进行统一的分类编目管理[1]，但运用计算机技术能把纸质档案转变成为电子档案，而且还可以把电子化的档案资源存储在硬盘或光盘中，不仅有效节省了档案存储空间，方便档案编研利用，还节省了人力物力。
2.3方便档案管理和查询
传统的纸质档案管理，需要对传统纸质档案分类归档，编制检索工具，才能方便档案人员查询利用档案。但此过程需要耗费大量时间和人力资源，不仅影响档案管理效率，也会浪费使用者查询时间。档案编制管理的运用，能有效解决传统纸质档案管理与利用缺陷，不仅能提高档案管理效率，还能设计出具有人性化和便捷性的检索工具，提高使用人员的查询效率。
3档案编制管理中存在的问题
3.1管理的标准化程度有待提高
根据企业或单位的档案管理现状可看出，在实际工作中存有重视不够、认识不清等问题。加上档案编制管理具有一定的复杂性，除了需要档案管理人员具备较高的业务素质技术水平以外，还需要具备统一的档案管理系统软件，但是因这些问题的存在，致使档案信息出现不规范、不安全等问题，不仅在一定层次上影响了档案管理编制水平的提高，还阻碍了企业发展[2]。
3.2档案管理经费投入有待加大
一般情况下，对档案编制管理经费的投入，与领导对档案管理事业的重视程度成正比。但是根据目前部分企事业单位领导而言，其没有充分意识到档案编制管理的重要性，致使资金投入无法满足档案编制管理发展需求。尤其针对发展中的基层单位，除对档案编制管理缺乏基本的认识之外，还受资源条件及资金限制，不仅档案存放管理整体条件较差，缺少安全设施，还缺乏档案管理编制必须的设备和网络环境，增加了档案管理编制实施难度。
除此之外，部分单位还在档案室堆放其他杂物，给档案管理造成了不利影响。
3.3管理人员综合素质有待提高
从档案管理层次展开分析，在档案编制管理工作中，“人”才是档案管理的主体。档案编制管理，需要借助计算机快速处理技术和互联网高速传输技术等，及时收集处理档案资源，快速查阅利用档案资源。档案管理人员除了需要具备专业的档案管理能力之外，还应具备一定的信息技术知识，以便提高档案编制管理水平和管理质量，这就需要企业或单位创建完善的档案管理人才培养机制。
4提高档案编制管理和利用水平的途径
4.1注重档案管理规范化建设
要想实现档案管理编制，需要确保档案管理工作具有一定的规范性与科学性，使其在实际工作中发挥出最佳效果。在档案管理中单纯依靠技术手段或专业化标准是难以实现预期目标的，不仅无法提高档案管理效率，还会对编制发展造成影响。因此，相关部门在对档案管理实现编制时，需要确保档案管理建设具有一定的规范性与科学性，对档案管理工作实现编制发展起到积极的促进作用。加强档案管理规范化建设可以从以下几个方面着手。首先，建立科学合理的电子档案管理系统，规范对电子数据的监督管理工作，以制度为保障提升电子档案管理水平。其次，有机整合电子档案资料，强化各部门之间的联系，从全局出发以更加系统化的方式管理档案资料。最后，要简化电子档案管理流程，让电子档案管理体系更具实践性，进而更好地发挥出其自身的作用与价值[4]。
4.2加大档案管理的经费投入
要想充分发挥档案编制管理的重要作用，单凭建设档案管理规范是远远不够的，还需要相关领导对档案管理编制的重视，针对档案编制管理增加资金投入，保证档案编制管理工作的顺利开展。在创建档案馆、档案室时，需要达到现代档案馆、档案室建设规范要求，充分考虑档案管理编制的发展需要，有针对性地添置档案管理编制设备，有效保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性。除此之外，编制的档案管理还需要在实际工作中配备相关办公设备，加强编制技术在档案管理中的应用，提高档案管理的编制水平。这就需要领导重视，加大在电子档案管理方面的资金投入，不断更新设备与技术，提高档案编制管理水平和利用率，营造出更多的经济效益和社会效益[5]。
5积极推进档案数字化建设
档案数字化建设能够高效实现资源共享，有利于保护档案实体。档案数字化范围根据实际情况，包含但不限于以下内容：项目立项、勘察设计、征地移民、合同协议、项目管理、重要稳蔽工程验收、缺陷处理、重要设备、竣工图、单位工程、合同工程、竣工验收等项目档案。委托第三方进行数字化加工的建设项目，委托单位与数字化加工单位签订保密协议，明确保密要求。
6规范项目档案移交工作
项目合同工程完工验收后，施工、监理、设计单位按归档要求向建设单位移交档案（原件），做好档案交接手续，并提交档案移交单（分别提供设计、监理、施工等单位档案移交单），相关人员及单位签字盖章。档案交接单作为建设单位支付质量保留金、结算款等的依据之一。工程竣工验收后，建设单位按有关规定向运行管理单位及其他有关单位办理档案移交手续。也可规定各阶段各专项验收后分期分批移交纸质档案和电子档案的要求。
结束语
各级行政主管部门通过编制并印发工程建设项目档案管理的指导意见，有利于开展本级管辖区内工程档案管理指导工作，为档案专项验收提供了技术保障，确保顺利通过项目竣工验收。在新时代的发展下，使我国步入一个新的阶段。传统的档案管理形式和方法已不能适应现代需要。从目前发展状况来看，未来档案信息化将成为档案管理的重要发展趋势。对来说，须从实际出发开展档案，加大质量管理和安全保障，推动自身发展。
参考文献
[1]关于本市荣获“全国建设项目档案管理示范工程”(第一批)名单的通报[J].上海档案.2012(12)
[2]浅析企业科研项目档案管理工作[J].王薇.上海档案.2011(09)
[3]如何做好建设项目档案管理工作[J].顾红艳.上海档案.2010(11)
[4]重点工程建设项目档案管理工作的实践与思考[J].郭香花.传媒论坛.2020(03)