王海云
国家能源集团铜陵发电公司 244000
摘要：档案工作是火电企业整体工作不可缺少的重要环节，国家能源集团铜陵发电公司的档案管理工作在2011年原中国国电集团公司首次对企业档案工作进行评价中，就获得了档案评价A级，获得“集团公司档案先进集体”荣誉称号。该公司严格按照国家有关档案管理工作法律、法规和上级档案管理工作规章制度，坚持统一管理原则，加强全员档案管理意识，完善档案制度建设，开拓收集范围，不断提高档案利用率，积极主动地为生产发展提供服务，发展健康，成效明显，整体水平有新的提高。
关键词：档案管理 服务生产 大局
一、实施背景
2004年，伴着国家电力体制改革的隆隆脚步声，国电铜陵发电有限公司应运而生，从此，中国国电集团掀开了在安徽发展电力事业的新篇章。在建设者的艰苦努力下，两台600MW级机组工程项目于2008年正式投产运营，其十二年来的生产经营发展，硕果累累，既是国民经济繁荣的缩影，也是全体职工辛勤劳动的结晶。
从项目一开始，该公司就设立了项目公司档案室，隶属工程部，由总工程师分管，成立了由总工程师任负责人，各部门主任和参建单位负责人参加的档案管理委员会，负责整个工程档案管理工作。在工程初期档案室设专职档案员1人，负责一期工程文件资料收集、整理、并负责指导、监督各参建单位档案人员的整理立卷工作。建立了由项目公司和参建单位组成的档案管理网络，做到工程档案管理与工程建设同步进行。各级管理职责明确，保证了工程档案管理工作的顺利开展。
由于档案工作前期管理人员少，遗留问题多，造成了工作的积压，时间紧、任务重。该公司抽调新进公司的大学生利用晚上休息时间加班一个月，后来由于机组开始调试，大学生无法再抽调，又招聘了一些临时人员参与档案的整理。档案整理工作非常繁琐枯燥，需要耐心、细心。有时必须长时间在电脑前工作，但所有人员从无怨言，经常加班加点，甚至吃住在工作一线。经过长时间的努力，共整理、分类、组卷8971卷，照片档案 1078 张，光盘 909 张。其中前期、施工文件5487卷，设备资料 1935 卷，竣工图1549卷，多数纸质档案一式二套，正、副本各一套。
二、创新做法
1、不断完善档案管理组织结构。
该公司档案室初始只设有档案管理专责一名，外聘人员一名，所有原始档案资料都采用实物收集、库房储存。档案管理工作量大而质量不高，规范性不够，无法满足现场技术人员使用需求。经过不断学习、收资、借鉴，为了适应新时期发展要求，切实加强档案管理工作的领导，该公司成立了档案工作领导小组:总经理、党委书记任组长，副总经理等任副组长; 配备档案专责和1名管理员，全部具有本科及以上学历，具有中级职称，取得国家档案局颁发的岗位资格证书。各部门下设档案工作小组，并配置了1名档案兼职人员，形成梯队管理；升级运用档案管理软件，将全部档案信息录入计算机，所有资料可以进行网上检索，实现了档案的现代化管理，案卷质量全部达国家及上级主管部门相关标准的规定。
2、及时修编档案管理制度规定。
修订完善了档案管理范围、档案保密、档案保管、档案查阅、档案鉴定销毁等制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件；规范综合档案管理，将档案管理工作纳入年度目标考核制度细则之中；实行季度档案管理通报制度，对各部室档案管理工作进行评价，指出工作中存在的不足之处及落实整改计划，保证了档案工作的有序开展；每年的年初，对各部门档案兼职人员进行一对一，面对面的培训，从档案管理的归档要求、组卷原则进行一一讲解、阐述具体要求，帮助整理、归档、立卷；保证为各项工作提供优良的服务的同时保证档案的安全和科学利用。
3、多种形式对专兼职人员培训。
组织档案人员学习有关档案各项管理制度，到其他电厂学习档案管理先进经验，是先后多次聘请集团公司专家到项目公司和参建单位对档案人员进行指导，就归档范围、整理标准、具体要求和应注意的问题进行了讲解。 2016年底，该公司承办了国电集团公司档案第七协作组第三次活动暨档案业务知识培训活动。来自国电系统的山东公司、江苏公司、福建公司、广东公司、海南公司、上海公司、物资公司、安徽公司8家单位60名档案工作者参加会议。2017年7月初，该公司又承办了安徽省发电企业档案工作协作组年会，来自安徽省发电企业的18家单位32名档案部门负责人及档案管理专业人员、协作组联络员参加会议。通过建立安徽省发电企业档案QQ群、微信群，集中授课、答疑互动等形式传经送宝，指点迷津，用先进的、科学的方式方法，管理档案，提高档案管理水平，带动整个区域的档案管理水平上台阶，使其更好地发挥档案记录历史，为企业的生产经营服务、提供有效利用。
4、档案宣传工作特色鲜明硕果累累。
2018年“国际档案日”期间，由该公司档案室编制的《铜陵公司档案征文集萃》刊物新鲜出炉，在全公司范围征集的各部门员工围绕档案管理、学习、保管、使用中，通过亲身感悟、执笔原创的通讯、故事、人物特写等不同题材的14篇文学作品被集结成册，为“铜陵发电公司企业文化系列丛书”又增添了新的篇章。2020年，该公司档案室策划、拍摄的《我与宪法》微视频登上国家能源集团网站，该公司设备部员工彭艳藏撰写的文章《我和“档案”的不解情缘》在原中国国电集团公司网站“思享家园”专栏发表，运行部员工汪刚撰写的文章《档案为我添动力》在安徽公司网站文学天地发表，充分展示了该公司全员学习档案、利用档案、管理档案的心得和风采。
三、效果及影响
如今，该公司档案室拥有装得满满的54列6架密集柜，档案室藏案卷17656卷、以件为单位保管的档案2589件、光盘955 张、照片档案1259 张；实物档案69 件、声像档案58件。这些档案记录见证了创业、发展的辉煌历程，档案室成为该公司信息资源的集藏地和利用中心。为便于检索利用，编制了档案全引目录77 册和案卷目录 8册。工程前期文件为领导决策提供了依据，施工文件，设备资料为工程技术人员在项目建设、试运中提供了真实有效的依据。
按照档案设施、设备管理的要求，该公司档案部门实行办公、阅览、库房三分开，配备了“八防”设备和物品管理，制定了相应措施。现有档案用房面积为210平方米，其中库房面积142平方米，库房内配有空调、去湿机、温湿度计、灭火器、防磁柜、防虫药等保护设施。配有6节密集架54列；卷皮、卷盒采用国家统一规定的无酸纸。档案整理、分类、编号、排架科学、系统、美观、便于查阅，并配有电脑、复印机、扫描仪、缝纫机、装订机等工具。对工程建设中形成的应归档保存的全部档案材料，进行了输机管理，为查询提供了方便，基本符合信息化管理的要求。
该公司新的档案管理系统选用紫光软件系统有限公司研发的紫光电子档案管理系统软件V9.0系统，新增一台单独的档案服务器。档案数据存储能力加大。用户可以直接采用百度方式，进行检索。可及时、快速、准确，查找到所需的档案资料，并且可以挂接电子文件。该公司已完成将原档案管理系统的数据迁移至新的档案管理系统；并将华东电力设计院设计的公司一期工程所有竣工图挂接至该系统软件中。该公司员工通过登录公司网站或个人OA邮箱经营管理条目栏，输入个人信息登录后即可进行查询。
参考文献：
[1]王夫芹,石慧.规范档案管理，更好服务乡村振兴[J].兰台内外,2021(03):57.