鲍琨
福建福清核电有限公司
摘要： 福清核电“华龙一号”项目建设过程中，将产生大量的数码照片、录像和声像档案。为了保护好、利用好形象、生动的声像多媒体档案，更好地为核电项目建设和运营提供利用服务，迫切需要建立有效的管理平台对声像多媒体档案从采集、整理、存储、管理、展示到最后的处置进行全过程管理，将声像多媒体档案信息与业务系统流程动态关联，实现声像多媒体档案的科学化、规范化和网络化管理。
1.声像档案管理系统建设的背景
1.1贯彻声像档案国家规范、行业标准的需要
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）、企业档案工作规范(DA/T 42—2009)都对声像档案的管理提出了原则性的要求。照片档案管理规范(GB/T 11821-2002)、《中国核工业集团公司声像档案管理办法》（版次：2）则对声像档案管理提出了具体的要求。福清核电项目作为国家重大建设项目，其声像档案管理必须严格按照国家规范、行业标准的要求来实施。
1.2提升项目档案管理水平的需要
档案集中管理、规范管理是保证档案完整、准确、系统和安全的前提。在声像档案管理系统建设之前，福清核电项目声像档案没有统一收集，普遍地散落在党群宣传部门的拍摄者和其他业务人员个人手里，并且没有经过规范化的整理，给声像档案的查询利用带来了极大的困扰。
“华龙一号”核电厂声像档案管理系统的建设，有力推动了声像档案的集中管理。集中管理是声像档案管理系统建设和利用的内在要求，只有集中管理，声像档案管理系统才能成为有源之水、有米之炊。同时，通过声像档案管理系统的建设，明确了声像档案采集、整理、存储、展示、利用和处置的全过程管理和具体要求，使得声像档案的管理走上规范化、标准化、信息化道路，有力推动了项目整体档案管理水平的提升。
2.实施过程
2.1建设目标
实施声像多媒体信息管理系统目标是充分满足福清核电项目建设和运营需要，建立照片、录音、录像、影片、流媒体等特种载体文档的集中化内容存储管理平台，实现声像多媒体档案从采集、整理、存储、管理、展示到最后的处置进行全过程的规范化管理，并与业务系统流程动态关联，通过与厂区电子地图相结合，提供厂区各子项（系统或区域）便捷的可视化资料，最大程度发挥声像多媒体档案信息的价值。
声像多媒体系统建设应充分满足国家声像档案管理标准，采用业内领先的新技术，搭建规范化、网络化、数字化、流程化的声像多媒体管理平台，实现声像多媒体档案的数据管理、可视化展示和有效利用。
2.2系统构架要求
声像数据管理信息平台建设要求采用 B/S 架构设计，坚持向“大数据”管理和利用开发方向发展，建立“1 个平台、2 个中心、3级门户”新型管理平台（1个声像数据管理平台，实体存储和数字存储 2 个中心，个人、部门、公司 3 级门户）维护服务器中心资源库，保障系统安全稳运。
2.3功能实现
结合福清核电现场管理情况，充分利用计算机技术、网络技术、多媒体技术等将声像档案科学分类、精细管理、集中分级建库、网络化利用。具体包括档案门户、数据采集、档案管理、档案利用、电子地图、系统维护等六大子系统。
2.3.1数据采集
数据采集主要对历史的、现在的以及将来产生的各类声像档案数据进行有规则、有目的、有秩序地收集和整理，建立个人库、部门库、公司档案库的三级审批流程。系统提供包括数据著录、批量数据导入导出、数据审核、档案预归档等功能。
2.3.2档案管理
档案管理，集照片、录音、录像，流媒体电子文件和实体信息于一体集中归档管理，建立电子文件和载体关联关系，建立授权管理体系和查阅体系，采用“数字水印”建立数据安全体系，严格控制数据权限。具体功能包括照片管理、媒体管理、借阅管理、虚拟组卷、销毁管理、回收管理等。
系统按照个人级、部门级和公司级三级模式管理，员工个人可以向部门提出归档申请，部门可以向公司提出归档申请。部门提交的声像文件提交到公司预归档库，公司文档人员在预归档库对文件的各个属性进行审核，补充著录相关档案属性后自动存入档案库。如果发现数据错误可以从档案库中退回到预归档库修改，然后再提交档案库。
在预归档库对文件属性进行检查，对归档信息进行添加、修改、删除、查询等。实现了元数据单个归档和批量归档。按照多种方式进行查询，并根据权限对档案进行不同类型的操作。
2.3.3档案利用
档案管理最终目的是发挥利用的价值最大化。提供三级门户的查询和在线浏览，观看照片和流媒体影片，通过分类目录树方便各级用户轻松获知某卷 （组） 照片和视频，以及相关照片和视频的档案资源。权限适时可以在线提出权限申请，经流程化审批将结果以邮件方式通知公司文档管理员和申请者，超期发出提醒。系统提供浏览、播放、收藏、申请、审批、借阅、评价、推送、预警等操作，发挥知识传播作用。
同时，公司级管理员可以实时了解借阅情况和库房保管记录，可准确地按时间、部门、人员、主题等检索和统计、输出报表。
2.3.4系统维护
人员组织信息自动同步于 TDS（中国核电用户统一认证体系），管理员无需再添加人员组织信息，只配置人员、组织相关权限。
实现了批量导入、导出人员数据信息。对部门、人员、岗位进行不同的权限设置，满足权限分级管理。对流程进行跟踪，修改。自定义流程及表单，满足流程开发的可配置性。对表单数据进行修改，自定义表单格式及属性。
3.声像档案管理系统建设的难点
福清核电自筹建以来，形成了大量的声像档案，大部分档案信息都不全。如照片档案需著录的六要素，主要缺少主要人物、主要人物的身份信息和拍摄地点。又如某些录音，都不知道谁在讲话，不知道这是哪个主题活动的录音。由于部分声像档案时间比较久远，当事人记忆有些模糊，加之有些当事人已调离公司，想要确认信息，非常困难。
4.声像档案管理系统建设的创新
福清核电在借鉴其他核电项目声像档案管理系统建设经验的基础上，积极探索，勇于创新，在声像档案采集、查询利用、自动编研方面，形成了自己的特色，走出了一条新路子。
4.1“三个库”建设
“华龙一号”核电厂声像档案管理系统在核电领域率先提出个人、部门、公司三级管理制度，充分满足了不同层级声像档案管理的需要。特别是个人库的建设，为个人照片存储提供了平台，充分调动了员工个人使用声像档案管理系统的积极性，使个人拍摄的大量工作相关照片进入了系统，纳入了管理，为丰富公司库内容提供了来源，大大增加了企业文化类照片的内容，增强了声像档案管理系统的生命力。
4.2多维度的专题像册
为实现多维度编研的需要，声像档案管理系统建立了大事记、重要人物、重要活动、重要物项等多个专题像册，对已归档的声像多媒体材料内容，按照重大里程碑、主要人物、建构筑物、系统、设备等属性，以时间先后顺序将有关所有的照片图文并茂式形象表现。
5.声像档案管理系统效果评价
声像档案管理系统最大程度地实现了声像档案信息资源的有效利用和共享，发挥了声像档案信息的增值作用，进一步发挥和提升了声像档案在公司工程建设、生产运行和公司经营中的作用和地位。从声像档案管理角度看，声像档案管理系统的建设为文档人员提高了工作效率。从声像档案利用角度看，声像档案管理系统为档案利用人员提高了工作效率。以前，为了查一些声像档案需要与一些设备连接才可以查看，有了该系统，即使没有读取查看声像档案的设备，也可以直接进行网上查找和浏览。同时，声像档案管理系统可以实现资源共享，用户只需一次交互操作就可以找到自己所需要的信息。
福清核电声像档案管理和声像档案管理系统建设取得了良好的成果，受到了国家档案局和同行专家的一致好评。也为后续核电项目声像档案管理系统的建设树立了标杆，辽宁核电、海南核电等都以“华龙一号”核电厂声像档案管理系统为样板，进行了开发和建设。