河北省地质环境监测院 河北省石家庄市 050021
摘要：人工智能技术在目前很多领域中均有涉及，为各领域发展带来了创新灵感。将人工智能技术应用到档案管理中，能够实现自动检索及现代化管理目标，提高档案资料存管、调取及应用效率，为行业开展工作提供助力。但是在人工智能背景下的档案管理工作还存在一些问题，需要相关部门积极探索档案管理革新路径，提高档案管理水平。
关键词：人工智能；档案管理；革新路径
1人工智能技术对事业单位档案管理的价值
1.1提高档案应用价值
随着人们使用档案情况的日益复杂，现行的信息检索方式已经不能满足用户的档案使用需求，尤其是对档案已经有较强认知的群体，他们已经不满足原始档案的简单供给。因此需要档案管理部门对档案信息按需融合，在强有力的档案信息加工编辑中发挥档案的应用价值。人工智能技术的日渐成熟，有助于构建更完善的事业单位档案管理体系，提高档案的分析与管理水平，从而得出更准确和有价值的结论，为用户提供更为快捷地服务，推动事业单位各项工作的快速发展。
1.2提高档案管理水平
将互联网、人工智能、大数据等技术应用到档案管理体系当中，不仅可以实现对档案资源的规范化收集，还可以对档案进行更好地分类管理，有助于提高档案资源的辨识度，从而达到提高档案管理整体成效的目标。人工智能技术是多种档案管理软件核心，是档案信息录入、检索、使用的重要条件。
1.3转变管理人员职能
人工智能技术促进事业单位档案管理人员从纸质档案管理时代繁重的机械工作中脱离出来，更多的任务是优化档案使用程序，强调依托档案管理设备进行自动化、高效率和创新性的档案数据信息挖掘应用。人工智能技术对各行业的影响较为广泛，传统的档案管理多依赖人工的方式完成，现在一些常规性的工作可以由机器代替，档案员的工作开始由传统的业务操作向系统管理与监督方面转移。
2人工智能技术对档案工作的影响
2.1提升档案工作的效率和用户的满意度
人工智能技术对档案的电子化、数字化等方面都有较高的应用价值。科学技术的发展提升了管理的水平，自动化办公、无纸化办公等模式都已经实现，这些技术的应用极大地提升了管理工作的效率，也改变了传统的档案管理模式。比如受办公自动化的影响，直接形成了许多电子文件，而这些电子文件被录入档案管理系统后，在查阅时可以实现智能检索。从当前档案管理情况看，简单的信息检索已经难以适应未来用户个性化的需求，所以针对用户采用同一类服务方式是不利于提升服务效果的。用户不同，对档案需求的内容是有很大差别的，尤其是对那些利用档案比较频繁、对档案有较强的认知能力的群体，他们并不希望所获得的信息只是对原始信息的简单整合，而希望获取的是将原始档案信息进行整合、加工及编研之后的档案。随着人工智能技术越来越成熟，其不仅能够查找相关的信息，还能够对信息进行分析和推理，最终得出相应的结论，为广大用户提供更好的服务。
2.2提升档案资源管理成效
互联网技术自诞生以来，推动了各行各业发展，但如何将互联网技术应用到档案资源的管理过程中，这一领域还有很大的上升空间。随着人工智能技术在信息资源管理中的应用逐渐增多，不仅实现了对资源的精细收集，还做到了对资源分类管理，这都得益于管理方式辨识及机器学习等一些核心技术的应用，由此也提升了资源管理成效。从档案资源整理角度看，人工智能技术能够根据预先所设定的形式来自动实现对各类文件资料的分类整理，还可以整理档案数据库的文件资料。除此之外，人工智能技术也拥有识别图像、视频及音频等类型的技术。人工智能多项核心技术的组合，使档案信息录入、检索的功能更加强大，这不是其他工作模式可以相比的。
在实现人工智能核心技术组合以后，就能够根据之前所设定的指令来完成对应的工作，这个过程还可以筛选出错误、不符合要求的信息和资料，从而确保检索的正确性，也能够有效缩短检索时间。
3人工智能背景下档案管理改革
3.1档案资源整理应用
当前的档案管理模式下，为了更好地保护传统的纸质档案、实物档案、口述档案等，在收集到原始档案之后，都会对这些档案资源实行数字化加工，以确保其可以永久保存。有很多档案部门建立了档案数据库，将馆藏档案都录入到了数据库中，人们使用时只需要检索就可以了。但是，当前已经是大数据时代，大数据时代下显著的特点就是海量信息资源，所以档案资源的数量也随之增加。面对海量的档案资源，要实现顺利收集，则需要依靠人工智能技术，比如说利用智能Agent来实现，从而可以快速收集到各类信息和资料。所收集到的信息资源数量大，格式也有差异，整体是杂乱无序的，普通的分类整理难度非常大。要准确找到档案的相关信息，则需要对信息进行预处理，这要求档案工作人员具有非常专业的技能。要确保收集到的资源准确分类，则需要利用人工智能的分类技术，从而将看似杂乱无章的数据资源按照一定的标准进行分类。对档案管理人员来说，要实现将档案智能分类的人工智能技术有多种多样，但核心技术则主要包含自然语言处理和机器学习。
3.2搭建高质量档案管理平台
事业单位应当搭建优质的档案管理平台，基于科学化的开发档案管理平台，更好地融入人工智能技术。目前事业单位档案数据量不断增加，传统的档案管理工作方式已经不适应时代的需要，只有搭建优质的档案管理平台，基于自动化的平台进行智能化的档案信息的检索与供给服务，才能体现事业单位档案的服务应用价值，广泛满足社会各界对事业单位档案的使用需要。因此，应当开发专业的档案管理系统，在档案管理系统建设过程中利用在人工智能的技术优势。进一步根据用户的个性化需要进行智能化的档案服务推送，从而实现档案应用价值。
3.3智能检索及资料归类
人工智能技术的应用，降低了档案资料检索难度，加快了检索速度。用户可以直接通过关键字或序号的检索找到所需档案资料，及时下载和调取。同时，人工智能的视频识别、语音识别、图像识别等功能可加快数字化档案识别，按照归类标准将档案资料划分到指定目录或文件夹中，实现资料的自动化管控。另外，利用人工智能社会化、数字化、网络化性能，档案管理人员可在最短时间内找到档案所在位置，提高检索效率。
3.4档案价值鉴定
人工智能技术在档案管理中的应用，不仅可以提高档案数据库系统的建设质量，也可以模仿专家学者对档案资料实行自动化检索和审查，从而确定档案资料的真实性、可靠性，凸显档案资料的历史文化价值，并在识别后对档案资料采取不同的管理和保护措施，避免资料丢失带来的风险。同时，档案管理人员可以利用人工智能技术，革新传统档案资料管理理念，创新现有的管理技术，促进档案价值提升。
4结束语
人工智能在档案管理中具有非常重要的作用，管理者需要重视人工智能的应用，并根据实际情况开展改革工作，注重档案资源的共享及安全管理，以提高档案管理水平，增加档案资料的利用价值。
参考文献
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