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“互联网+”环境下中学档案现代化管理应用

发表时间：2021/3/22 来源：《教育研究》2020年11月作者：姚雯雯

[导读] 档案管理工作较为纷杂凌乱，传统的档案管理已经难以适应如今学校发展的要求。在“互联网+”浪潮的洗礼下，互联网与电子信息技术为档案管理工作提供了有效的技术支撑，推动中学档案向现代化管理转型。本文将结合当下的互联网发展前景，立足中学档案管理实际，谈一谈如何在“互联网+”环境下开展中学档案现代化管理的工作。

通辽市第一中学姚雯雯

摘要：档案管理工作较为纷杂凌乱，传统的档案管理已经难以适应如今学校发展的要求。在“互联网+”浪潮的洗礼下，互联网与电子信息技术为档案管理工作提供了有效的技术支撑，推动中学档案向现代化管理转型。本文将结合当下的互联网发展前景，立足中学档案管理实际，谈一谈如何在“互联网+”环境下开展中学档案现代化管理的工作。
关键词：互联网+；中学档案；档案现代化管理
        在当前中学的档案管理工作中，存在着例如纸质档案与电子信息档案并行，难以快速查阅调取，档案建设体系不完善，单纯依靠档案工作人员进行整理等诸多问题。依靠信息技术的快速检索能力和资源存储量大的优势，能够有效缓解当前档案管理过程中出现的问题，同时还需要档案管理工作人员与学校全体的共同努力，实现学校档案管理的现代化。
        一、转变档案管理工作理念，强化档案与校园发展轨迹的同步性
        面对档案管理工作，教师往往存在着思想误区，认为档案只是单纯地归纳、整理与保存。导致档案的管理发展无法与学校中取得的学术成果、校园建设等成绩相匹配，无法通过档案分析学校发展的轨迹。因此，这就需要校方、档案管理人员与全体教师转变档案管理工作理念。校方应当重视档案管理工作，投入资金与电子设备完善学校的档案管理，带领教师强化关于档案系统化、科学化的认识，组织档案管理人员进行专项培训，普及档案现代化管理知识，培养档案管理人员运用电子信息技术的能力。档案管理人员要提高自身的信息化水平，同时提升面对档案工作的严谨性，在实际工作中加强学校文字档案与电子档案的关联性，根据时间线梳理学校档案发展轨迹，当学校取得一定成绩时及时更新相关信息。其余教师也要配合档案管理工作，比如将自己已发表的学术论文及时报备，对个人档案的发展情况提起重视。
        二、搭建校园OA与官网平台，提高文档管理效率
        在互联网迅猛发展的环境里，要真正发挥出互联网与电子信息技术的优势，就需要采取搭建校园OA平台或建设维护好校园官网的策略。通过搭建OA平台，可以减少学校相关纸质文件的使用，更多依靠电子信息进行传播、储存，这在一定程度上为学校的档案管理工作提供了便利。依靠网络办公平台，教师可以通过网络及时上传个人相关工作情况或论文发表情况，通过这种方式还能够改善传统档案管理工作的弊端，比如档案难以发挥查阅、传播功能的情况。利用网络信息平台能够提高文字档案的使用率与传播率，同时也提高了档案管理人员的工作效率，让档案信息更好的服务于校园建设。

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通过建设维护学校官网平台，及时更新学校发展相关信息，增强广大师生对学校的认同感，培养师生的集体荣誉感，让教师认识到档案管理工作对于见证学校发展历程的重要意义，倡导各学科各部门的教职员工都积极配合档案管理工作，使学校档案能够高效、科学、合理地进行管理。
        三、提高档案管理人员信息化水平
        档案管理是一个组织性与系统性比较强的工作，如上文所述随着档案管理观念的转变及软硬件设备系统的升级，最终都需要管理人员的具体操作。因此，在实现中学档案现代化管理的进程中，需要加强档案管理人员的信息化水平，切实提高他们的专业管理素养。学校可以通过邀请计算机专业人才为档案管理人员开展信息录入、查阅、平台管理等内容的专项培训，让档案管理人员能够逐步适应档案信息化的管理手段，及时帮助解决档案管理人员在实际操作中遇到的问题。另外提高档案管理团队的组织性，将团队中的各岗位职能划分清楚，提高处理档案管理工作问题的效率，不断强化档案管理工作的队伍建设。
        四、建立档案管理标准，实行规范化管理
        由于档案具有内容纷杂的特性，档案的录入与管理都需要一套规范化的管理标准，保证档案信息从录入、上传这一初始阶段就得到正确管理，使校园内所有档案信息从录入到查阅的各环节都可以有迹可寻，保证档案内容的完整性与准确性。在档案管理标准的建立完善过程中，需要教职工与档案管理人员结合现实情况，考虑可能出现的问题情况。例如面对纸质档案信息，就需要管理人员依据档案管理标准，及时对其开展数字化录入的工作，并将纸质档案原件通过内容分类妥善保管。依靠逐渐完善的中学档案管理标准，档案管理人员能够以清晰的思路统筹全部档案信息，合理划分学校建设、学术发展、学生情况、教师职称等各种档案信息，在互联网与信息技术的辅助下，对中学档案实施规范化的管理。
        结束语：
        综上所述，在互联网蓬勃发展的大环境下，中学档案管理工作要相适应社会发展，进行现代化管理的革新，就需要通过转变档案管理工作理念、搭建校园OA平台及官网平台、提高档案管理人员信息化水平、建立完善档案管理标准等方式，真正实现中学档案信息与学校建设发展轨迹相同步，信息管理在统一规范的体系标准内运行更加科学高效的现代化管理，为未来学校建设发展提供有意义的参考依据。
参考文献：
[1]孙翠云.浅析“互联网+”时代下中学生档案管理工作[J].《中国校外教育：上旬》, 2016，（11）：49.
[2]贺福梅.基于信息化背景的文书档案管理工作创新[J].办公室业务，2019，（16）:106.