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新时代人事档案管理人员的综合素养提升策略分析

发表时间：2021/3/22 来源：《文化研究》2021年3月上作者：刘凌燕

[导读] 在新时代下，人事档案发挥着越来越重要的作用，这对于人事档案管理人员有了更高的要求，但很多情况中企业、单位对于人事档案不够重视，人事档案管理人员自身专业素养也不足，未能发挥出人事档案的根本作用，难以有效应对新时代的需求，针对这种现象，分析人事档案的建设以及人事档案管理人员的专业素养，分析人事档案管理人员综合素养提升的策略，具有积极意义。

湖南湘潭市岳塘区财政事务中心刘凌燕 411100

摘要：在新时代下，人事档案发挥着越来越重要的作用，这对于人事档案管理人员有了更高的要求，但很多情况中企业、单位对于人事档案不够重视，人事档案管理人员自身专业素养也不足，未能发挥出人事档案的根本作用，难以有效应对新时代的需求，针对这种现象，分析人事档案的建设以及人事档案管理人员的专业素养，分析人事档案管理人员综合素养提升的策略，具有积极意义。
关键词：新时代；人事档案管理人员；综合素质
        引言：
        新时代下，人事档案将发挥出越来越重要的作用，发掘人事档案中存在的价值，加强人事档案服务，为企业创造出更大的价值，因此人事档案管理人员需要与时俱进，加强思想认知，完善职业素养，提升学习和应用能力，不断充实自我，适应新时代人事档案建设的需求，才能更好地在档案行业发展提升。
        一、新时代内涵以及人事档案管理现状
        （一）什么是新时代
        笔者对于本文“新时代”的理解，一方面指的是信息时代，随着信息技术的发展，企业或单位所产生的档案信息越来越多，电子档案逐渐替代了纸质档案，这是未来发展的大趋势，另一方面指的是挖掘人事档案价值，传统的人事档案只有记录功能，记录企业员工个人身份、学历、资历等方面的证据，在应用方面却存在不足，而新时代下，对人事档案不仅要记录，更可以应用，将人事档案与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，让人事档案发挥出更加关键的作用。
        （二）人事档案建设现状
        人事档案建设现状并不良好，企业人事档案制度建设不全，人事档案建设基础设施差，利用率也不够，主要在于以下三个原因。
        1.思想认知存在偏差：相关单位对人事档案管理存在认识偏差，人事档案建设以及档案管理不够重视，没有完善职能。
        2.人事档案管理人员随波逐流：相关单位不重视，久而久之，人事档案管理人员也随波逐流产生轻视心理，在日常工作中放松警惕心，缺乏正确的工作态度，人事档案部门成为单位中的“闲职部门”，可有可无[1]。
        3.人事档案管理人员综合素养不足：人事档案管理人员综合素养不足表现在各个方面，包括却不限于：3.1.人事档案管理队伍偏于老龄化，缺乏进取心，缺乏持续学习的动力；3.2.人事档案管理人员缺乏包含乐于奉献、实事求是、保密意识等在内的职业精神；3.3.专业素养不足，比如人事档案的归档、整理、编目、调档等；3.4.信息技术的应用技能不足：应正确看待信息化电子档案的优点，不能故步自封。
        二、人事档案管理人员综合素养提升的策略与建议
        （一）加强宣传，提高思想认知
        针对上文提到的，相关单位或管理人员对人事档案职能和意义认知偏差的问题，这里提倡加强宣传，提高各方面人员的思想认知。首先是相关单位领导，需要正确认识到人事档案管理的价值所在，认识到人事档案建设在新时代中所发挥的价值，继而加强基础设施建设，给人事档案管理人员提供良好的工作环境；其次在于人事档案管理人员，需要明确人事档案的重要性，树立清晰的职业计划，树立以《档案法》为准则的管理理念[2]。

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        （二）人事档案管理人员应具备的职业精神
        1.甘于寂寞、乐于奉献的精神：人事档案管理属于“幕后工作”，日常工作简单但繁复，需要人事档案管理人员具备甘于寂寞、乐于奉献的精神，沉下心来工作。
        2.政治道德素养：人事档案是记录员工人生轨迹的重要依据，确保人事档案的完整性、全面性、真实性是人事档案的根本任务，人事档案管理人员需要具有严谨的政治道德素养，认真核对，精确编目归整。
        3.保密意识：人事档案管理人员需要具备保密意识，人事档案记录的都是个人隐私，人事档案管理人员只有归档、调档的权利，而没有传播泄露的权利。
        4.学习精神：人事档案管理人员也需要具备较强的学习精神，时代在发展，人事档案的记录方式也在不断变化，乃至于编目、归档、编纂等专业技能都有一定改变，需要人事档案管理人员怀有一颗赤子之心，孜孜不倦学习，阅读如《文书工作与档案管理》、《档案管理概率论》等数据充实自身，同时学习先进信息技术的应用。
        （三）人事档案管理人员应具备的专业能力
        1.基础专业技能：基础专业技能包括当档案的解释、档案的分类、档案的编目、档案的归档与调档、档案编纂等，人事档案管理人员应具备这方面的基础专业能力[3]。制定标准化的档案采集工作流程、档案格式、档案内容、档案收录工作流程，档案编目流程、档案修改工作流程、档案读取权限等级、档案管理登记等流程，强化工作质量。
        2.现代科学管理知识，如果说第一点是基础专业技能，那么这一点就是专业技能的优化和升级，人事档案管理人员加强学习，不断突破自我，学习现代科学管理知识，具备发展和创新精神，更好地完成档案管理工作。
        3.档案应用和服务技能：学会从档案记录升华到档案应用和档案服务，让认识档案发挥出更大的价值，将人事档案和薪酬管理、保险缴纳、培训事项、组织工作等联系在一起。同时，也需要加强档案服务能力，与外界建立良好的沟通和交流，为服务对象提供更好的档案服务，拓宽人事档案管理的职能[4]。
        4.应用电子化档案能力：与时俱进，档案管理人员学习并熟悉电子化档案，学会应用信息化技术，随着人事档案变得越来越多，越来越复杂，电子档案必然将成为未来发展趋势，档案管理人员如果不能做到与时俱进，就很有可能被时代发展所淘汰。
        5.档案保护能力：人事档案管理人员需要具备一定的档案保护能力，这一点可以从纸质档案和电子档案两方面来说。对于纸质档案，人事档案管理人员需要保证存储环境的安全，避免火灾、水灾、虫叮鼠咬、人力损坏、人力偷窃等灾害，同时对于年代久远的档案及时备份；而对于电子档案来说，则要保证电子设备物理环境的安全，安全用电、避免粉尘、静电等危害，具备可简单使用网络防火墙的能力，具备一定紧急处理手段，同时，也需要做好电子备份，以备不时之需。
        三、结束语
        本文首先阐述了新时代内涵、人事档案建设现状与人事档案管理人员现状，随后分析了人事档案管理人员综合素养提升的方面，多个维度对人事档案建设和管理人员综合素养提升进行了简单的分析阐述，希望能有所帮助。
参考文献
[1]闫丽娜.新形势下档案管理人员素质提升对策[J].环球市场,2018,000(021):190.
[2]陈茹.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].城建档案,2018,No.226(07):84-85.
[3]王宁.浅谈如何提高新时代人事档案管理人员的综合素养[J].中国军转民,2018,No.221(09):78-79.
[4]李云.浅谈如何提高新时代人事档案管理人员的综合素养[J].信息周刊,2019,000(043):P.1-1.