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基于师生满意度视角的档案服务信息化方法探析

发表时间：2021/3/22 来源：《文化研究》2021年3月上作者：林娜

[导读] 随着社会的发展，高校档案工作变得越来越重要，服务已成为高校档案工作的一项重要职责，高校档案工作主要服务于高校师生，如何让师生满意，是高校档案工作者应该思考的问题，本文围绕这一问题进行探讨。

威海职业学院林娜

摘要：随着社会的发展，高校档案工作变得越来越重要，服务已成为高校档案工作的一项重要职责，高校档案工作主要服务于高校师生，如何让师生满意，是高校档案工作者应该思考的问题，本文围绕这一问题进行探讨。
关键词：师生满意度；档案服务；信息化
        引言
        高校的师生是高校档案工作的服务对象，让师生满意是高校档案工作追求的目标所在，如何让师生满意，这个问题值得我们认真思考，也是本文论述的重点。
        一、突显高校档案工作的特点和任务，提升师生的满意度
        档案工作在高校中处于一种边缘化的地位，在信息社会中随时可能被其他部门所代替，但是档案工作人员不能因此而垂头丧气一蹶不振，而是应该保持理性，分析在现在的条件下，高校档案工作的特点是什么，任务是什么，只有弄清楚这两点，才能让高校档案工作人员做好本质工作。在新时代中，提供数据给服务仍然是高校档案工作的核心，在提取高校档案工作的用户中，一般包括学生本人、教工、企业和相关机构，我们可以通过他们的身份将档案工作进行一个分类，比如学生本人，他们一般情况下是不用档案的，但是一旦需要使用档案必定是与其利益挂钩，从用户的角度分析，他们对高校档案工作的要求就是快速、高效、简单的处理问题，能获得相应比较满意的服务；比如教工需要转业的查阅和利用高校档案，因为他们需要最原始的资料和准确的数据，如基建人员他们需要高校建设的当初的图纸方案等，如高校的科研人员则需要有价值的文字资料和信息数据，行政管理人员则需要学校行政管理的文字资料等等，所以针对教工高校档案人员需要给他们提供专业丰富的资料信息来满足他们的需求；企业和相关机构对高校档案利用多数属于常规工作，他们需要的不是档案的全部或者说他们关注不是档案的全部，而是与其工作有关系的一些档案记录，因此他们对高校档案工作的需求就是快捷、真实，提供是数据有参考依据。在大数据的背景下，高校档案使用率增加，高校每年有很多内容都需要归档，高校档案人员要对信息进行甄别对有价值的材料、数据、信息进行归档，对没有价值的内容可以不做考虑，这样可以提高档案的价值，一定程度上可以减少查找档案时繁琐工作，虽然处于大数据时代，但是档案甄别工作内容却没有变，高校档案人员应该对大量内容进行检阅，提升档案的原始性和真实性。在大数据的背景下，我们应该通过软件建设对档案实行数字化管理，逐步向大数据模式转变。
        第一条高校档案工作者要勇于担当确立高校档案工作的地位。高校档案工作本身就应该处于高校档案信息管理的中心地位，这是时代赋予其的使命，也是高校档案工作人员的立身之本，在这一方面高校档案部门有得天独厚的优势，比如高校档案部门本身就掌握很多档案信息，现代的高校档案工作应该以档案馆为中心，整合高校档案资源将其打造为永久保存档案以及方便调取档案的中心地带，重新确立高校档案工作的地位。

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同时，还要建设电子档案中心，打破原先的信息数据孤岛，让信息数据在电子档案中实现共建、共享、共联的功能，提升档案信息的收集率和利用率，扩宽档案收集的途径，使得高校档案内的信息更加全面。
        二、档案工作者要不断提升自身的能力，进而提高师生满意度
        挖掘档案价值，开发档案信息资源，让档案工作成为一个不可代替的工作。大数据时代，高校档案工作想要被重视，必须发挥档案工作者的力量，档案工作者要不断挖掘档案的价值，提升自身专业能力，进而扩宽档案职能，将档案转化为有用的信息或者是知识资源，让这些内容帮助更多需要的人，进而无形中提升高校档案的地位和价值。首先档案工作人员在掌握传统的档案工作技能的基础上，还要扩展自身对电子信息处理能力，因为现在很多的档案都存在电子版和纸质版两种形式，而且这两种形式是一种并存的状态，目前来看是缺一不可，当然长远来看电子信息将取代纸质版档案信息成为主流，因此高校档案工作人员必须掌握相关的电子信息处理能力，这样才能更好地适应大数据下档案工作的需要。同时要明确自己在新时代的职业定位，在大数据背景下，高校档案工作人员不仅是高校的档案管理人员，也是高校文化的传播者，高校教育功能的实现者，只有清晰自己的定位，才能有动力提升自己，让自己高校档案工作中发光发热。同时，高校档案工作者要树立终身学习的理念。提升自己的职业技能水平，高校管理工作做得好不好，高校档案工作者有着决定性的作用，只有他们树立终身学习的理念，将新技术学习到位，新手段应用到位才能更好地实现高校档案管理的工作，才能提升高校档案管理工作的地位彰显高校管理工作的价值。
        三、以安全为基础建设数据库，提升师生满意度
        建立数据库是高校档案工作的核心所在，建立安全数据库又是建立数据库的重点，或者说是建立数据库的原则。如何建立安全的数据库，首先要完善数据库功能开发，提高数据库抵御风险能力，要将数据库的功能开发到位，构建安全认证和安全体系，购买安全系数高的软件系统，这些都是提高数据库安全的有效举措；其次，要规范档案管理人员的管理工作，在现实中很多安全问题都是因为管理人员操作不当造成的，因此在提高管理安全性上，必须规范管理人员的管理行为，制定相应的工作流程和工作制度，进行相应的培训提高管理人员的管理效能和专业性，进而提升数字化管理的安全性能；最后要不断地更新和完善相关的软件系统，档案系统与人事信息化管理工作密不可分，无论是打印机、U盘或者是电脑的硬盘等等都是档案信息的分析处理存储的重要载体，提高这些软件系统的安全性，也就提升档案管理的安全性能也就提高了，高校应该投入大量的资金进行维护和优化，提升软件的性能，进而安全性。
        结语
        总之，高校档案工作应该突显服务功能，提升服务质量，做到让师生满意。
参考文献
[1]湛晶.浅析新时代档案数字化管理[J].兰台内外,2020(32):7-9.
[2]陈媛华.高校档案管理数字化实现的价值逻辑、条件与机制[J].乐山师范学院学报,2020(05):82-86+93.
[3]陈媛华.高校实施档案数字化管理的必然性分析[J].内蒙古科技与经济,2020(09):24-26.