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浅谈如何做好财政局档案管理工作

发表时间：2021/3/22 来源：《文化研究》2021年2月下作者：李雪梅

[导读] 随着社会的发展，我国的经济发展越来越发达，GDP指数不断攀升。在目前的发展当中，经济发展越来越重要，通过发达的经济可以带动各行各业的发展。而在经济的发展管理当中，财政部门发挥着重要作用。尤其是在档案管理过程中，无论是财政局还是任何企业，都应该对档案的管理形成一定的意识，才能发挥良好的作用。因此，制定具体可行的制度来进行有效的财政管理是十分有必要的。但是目前的传统档案管理模式滞后，同时也存在着非常多

云南省昆明市东川区财政局李雪梅 654100

摘要：随着社会的发展，我国的经济发展越来越发达，GDP指数不断攀升。在目前的发展当中，经济发展越来越重要，通过发达的经济可以带动各行各业的发展。而在经济的发展管理当中，财政部门发挥着重要作用。尤其是在档案管理过程中，无论是财政局还是任何企业，都应该对档案的管理形成一定的意识，才能发挥良好的作用。因此，制定具体可行的制度来进行有效的财政管理是十分有必要的。但是目前的传统档案管理模式滞后，同时也存在着非常多的问题。本文分析了财政局档案管理中存在的问题，并探讨了解决的办法，以进一步提高档案管理效率。
        一、财政局档案管理的缺陷
        （一）缺乏对档案管理的关注
        作为财政局发展过程中形成的宝贵财富，档案馆记录着财政厅的发展细节，必须认真保管，以备今后使用。但是，从实践的角度来看，许多领导人对档案管理工作重视不够，把档案管理工作等同于文件和资料的收集和保管，没有认识到档案室工作的重要性。由于档案管理的尴尬局面，档案管理效率不高，表明档案不完善，检索速度缓慢。
        （二）缺乏完善的记录管理系统
        目前由财政局采用的档案管理系统是多年前发展起来的，以满足当时社会发展和金融工作的需要。然而，随着社会环境的巨大变化，财政局的工作内容也发生了很大变化。在这样的背景下，如果我们继续沿用传统的档案管理系统，就不能跟上时代发展的要求，也不能通过沿用现有的系统取得更好的执行效果。
        （三）档案管理的硬件设施需要改进。
        随着信息时代的到来，网络信息技术在人们的生活中得到了广泛的应用。目前，档案信息化建设已经开始，也取得了良好的效果，极大地提升了档案管理的有效性。但在一些基层财务部门，由于资金不足、档案管理投资少、硬件设施更新难度大、信息化程度低等原因，仍然沿用传统的手工管理方式，无法满足大数据模型下的系统管理需求，制约了档案管理的发展。
        （四）需要进一步提高档案利用的效率
        充分发挥档案资源的价值是档案管理的一项重要任务。然而，在现实中，许多档案管理员缺乏服务意识，由于缺乏主动性，他们仍在等待用户回家
        二、提高财政局档案管理水平的措施
        （一）重视和进一步完善档案管理法规
        财政司司长必须充分认识档案管理对单位发展的重要性，将其列入重要议事日程，建立和完善相关档案管理制度，提高全组职工的档案意识，并让各部门与档案部门密切配合，做好文件和资料的收集整理工作。其中，要完善档案查阅制度，明确劳动分工、对人的责任和统筹规划。严格执行档案管理制度，借入档案必须由借阅单位出具介绍信，并由主管部门签字。健全档案仓储制度，定期清理、抢救流失档案，加强档案分类管理，保证档案的完整性和真实性。
        （二）加大投入推进档案管理现代化建设。

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        由于自身条件的限制，县财政局档案管理部门仍有较大的软硬件设施优化空间。其中，档案部门不具备现代办公设备和网络技术，计算机和管理系统老旧落后，不能适应现代办公的要求，办事效率低。为此，fsa应加大档案管理的财力、物力和人力投入，为档案行政管理部门采购计算机、传真机、打印机等统一硬件设施，引进先进的档案管理系统和应用软件，以有效提高档案管理效率和规律性，促进档案管理信息化建设。目前，随着网络技术的进步，应用软件特别是文件管理软件不断涌现。因此，财务处应根据自身需要选择相应的软件系统，以满足本股档案管理工作的需要。档案资源应进行扫描和上载，建立电子档案数据库，同时妥善保存纸质原始档案。针对一些机密文件，工作人员在上传和整理过程中应注意保密，防止信息外泄，通过计算机检索、多媒体显示等先进手段提高档案管理的自动化水平。
        （三）加强档案人员建设，保障人才的培养
        任何工作的实施都需要人来完成，因此工作质量在很大程度上取决于雇员的态度和工作能力。要提高财政局档案管理水平，必须培养一支具有较强服务意识和熟练档案管理技能的管理队伍。县财政局应从三个方面加强人才队伍建设。第一，注意现有档案工作者的专业培训，并通过定期集中研究和专家讲座等不同形式组织在职档案人员参加研究。其中，应重点研究档案学理论、计算机运用技术、档案管理法规，提高档案工作者的服务意识和法律意识，同时提高他们的业务技能。同时，所有在职档案管理人员必须获得计算机级证书，具有良好的计算机操作能力，确保能正确使用计算机进行档案信息化管理。二是派出档案部门优秀人才定期学习，安排他们到高等院校学习档案学理论知识，或者到其他单位考察档案管理的先进经验和做法。三是目前财政部门的档案工作者大多是非专业人员，档案专业知识不足，专业档案人员的数量非常之少。为此，财政部门要重视引进档案管理的专业人员，从社会当中的各行各业公正的筛选人才，无论是从高校还是社会招募，都应当是以公正的态度为前提进行选拔的。只有公平公正公开的招募，才能真正的吸引到专业管理人才，从而促进档案管理的发展。
        （四）提高服务意识，创新财政局档案服务机制
        财政部门档案人员要提高对于大局的认识，提高自我的服务意识。转变服务观念，从“要我服务”转变到“我要服务”，正确认识对于自我服务的定位，积极主动的学习。同时也要积极思考档案资源的开发和利用渠道，充分发挥档案资源优势。档案管理人员要学会创新服务内容，以财政局的业务实践和档案管理需求为核心，在现有档案资源的基础上创新业务内容。例如，档案部门可以加强档案材料管理，共享档案资源，以此来提高档案服务质量。
        结束语
        综上所述，档案管理是财政局日常工作的重要组成部分，对财政的发展有着积极的影响。因此，档案工作者必须更新观念，加强学习，提高档案管理技能。同时，财政部门要高度重视这项工作，给予财政、物力、人力等各方面的支持，完善档案管理机制，逐步提高档案管理水平，更好地开发利用档案资源。
参考文献
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[2]魏健军. 浅析基层财政档案信息化工作存在的问题与对策[J]. 科技风, 2015, 000(004):275-275.
[3]闫明霞. 如何做好财政局档案管理工作[J]. 科技风, 2016, 000(003):52-53.
姓名：李雪梅1975年7月3日，女，汉，云南省昆明市东川区，馆员，本科
单位：云南省昆明市东川区财政局；研究方向：档案管理；单位所在省市及邮编：云南省昆明市654100