陈娟1 杨静2
1.国网邢台供电公司 河北 邢台 054001 2.国网广宗县供电公司 河北 邢台 054001
摘要：大数据时代带给档案管理部门最大的改变就是技术手段的多样化，档案管理部门必须深入且综合分析与挖掘档案信息资源，充分利用大数据技术进行信息的分类整理和优化处理，挖掘相关主题内容，关联检索信息的其他相关信息，从而为档案利用部门和人员提供高效、优化的档案信息资源，实现档案信息资源价值的最大化。
关键词：大数据；企业档案管理；信息化
1大数据时代背景下档案信息资源中大数据的特点
1.1数量巨大且增长迅猛
大数据时代背景下，档案管理工作中面临的难题是信息数据资源体量庞大并且增长较为迅猛。在档案信息资源的收集与整合上同样存在巨大难度。当前在档案管理工作实际中，各地区档案管理部门在信息处理工作中的强度确有大幅度增加，这也在一定程度上证实了大数据体量巨大并且增长迅猛的特点。
1.2类别繁多且载体结构复杂
互联网时代下信息数据海量产生，信息资源呈现出多元、多样化的特点，类别繁多且结构庞杂。据有关权威调查数据显示，我国当前档案管理工作涉及自然科学、社科、人文、体育、外交、经济、民生、军事等诸多行业和领域，不同行业领域对档案管理的规范要求不同，理解认知各异，同时也促使档案管理形成了多样式、多元化的模式。档案信息资源载体结构上也存在复杂性，有纸质载体、电子资源、音频视频及实物等等。
1.3迅捷的信息处理速度
大数据时代背景下档案信息呈指数级增长，信息利用者对于信息的需求不断地增长，信息利用更加便捷、高效就成为当前档案工作的一个重点。大数据时代下档案信息资源数据被深度分析、挖掘、处理，对档案信息资源数据的捕捉、存储和管理利用等随之提出更多的要求。基于档案信息数据产生数量及分析使用等特点，档案信息数据资源处理速度需要迅速提升。
2档案管理的现状和存在问题
2.1业务素质较低
对机关单位档案进行信息化管理，要求管理人员具备专业的素质和良好的业务能力，充分掌握档案管理方面的相关知识、信息技术以及网络知识，还应该熟知信息化管理的工作流程，坚持自身的职业操守，严格按照档案法的规定进行操作，遵守机关单位的各项规章制度以及工作纪律。由于部分管理人员对档案信息进行管理时，进行数字化处理、传输和使用过程中不具备强烈的网络安全意识，影响了档案信息的安全性，在一定程度上阻碍了档案信息化的发展。
2.2档案管理效率低
在机关事业单位运行中，由于生成的文件材料数量很多，所以对管理效率提出了很高要求，要求档案管理人员快速完成材料内容梳理，完成整个档案收集归档工作流程。传统档案管理工作的流程复杂，包括档案收集或其余部门提交-档案审核-档案录入-档案存放-档案信息展示，而在档案应用中，也需要经过多个手续，降低了档案的管理效率。所以在信息获取和处理方面存在一定的差异，导致数据管理存在一定的漏洞，影响了档案管理水平。
2.3档案管理中应用大数据技术的意识差
对档案进行信息化管理过程中，由于管理人员没有形成大数据意识，导致在日常的工作中没有充分发挥出大数据技术的先进性，虽然有一些单位已经逐步尝试了大数据技术，但是由于大数据技术的应用水平比较低，数据的模式不够统一，使用方法不适用机关单位的自身情况等等，这些问题都会在一定程度上影响档案管理的有效性，不利于档案管理的发展。同时也有相关研究认为，目前各个机关单位并没有形成有效的信息化管理机制，这会对档案管理产生一定的影响。
3大数据时代做好档案管理信息化的途径
3.1统一档案管理数据结构
为降低档案管理人员的工作难度，促进档案管理信息化建设更快发展，应优先完善档案管理工作机制，其中档案数据的统计规范要摆在突出地位，不断完善企业内部档案管理制度，为该工作提供更可靠的依据。电子信息技术在档案信息化管理中应占据主要地位，保障档案管理工作能满足企的查阅、监督、分析等需求。同时档案管理人员在将纸质资料导入计算机时应按照统一文件格式录入，为后续归档工作提供便利；在收集新的档案资料时也应要求资料上传人和收集人按照统一的文件格式填写资料，避免因文件格式不同产生返工的情况，这样不仅为后续工作提供便利，也能减少企业各部门间的矛盾。例如，某企业在将旧资料录入电脑时要求录入员将资料全部使用WPS办公软件录入，输入时规范好统一的格式和字体，有效避免了因资料录入不规范导致档案管理人员工作难度增加的问题。
3.2提升档案信息管理手段
目前许多企业正在使用双轨并行的档案管理手段，在日常管理工作中逐步将档案储存的重心转移到电子档案上，且传统的档案管理手段逐渐无法满足档案管理信息化的管理需求，因此提升管理手段的等级显得十分重要。企业可以引导档案管理人员转变工作理念，学习新的档案管理理念应对日常工作。此外，应加大对档案管理工作的资金投入，将原有的档案管理手段中精华部分保留，再根据大数据时代的档案管理需求进行优化改革，实现两种管理手段的平稳过渡，不至于因升级管理手段出现工作失误。同时要注意档案管理手段的改革不是一蹴而就的，需要一段时间的铺垫准备才能实现。
3.3优化档案管理信息化水平
档案管理信息化建设需要从多个方面着手，认识到档案管理的重要性。其中档案管理信息化水平的优化工作需要从两方面进行：第一方面是要明确各部门的职责，档案管理人员要根据相关的国家规定将各类文件进行归档，不同部门的文件分门别类地整理保存，同时按照合理的方案定时检查，确认档案资料完整性。第二方面是实现档案资料的全程管理，严格按照规章制度输入、下载、查看资料，档案管理相关部门需要针对真实情况制定出适用性强的管理制度，减少档案管理工作中的盲目性和随意性，使档案管理系统有明确的分工。实施责任落实到个人的政策，对每个环节进行监督，避免意外产生。
3.4提高档案信息安全系数
大数据时代下网络上的各类信息更具开放性，档案资料的传播速度得到大幅提高的同时，档案信息的安全性也受到了网络环境的冲击。要保护档案资料不受侵害，档案管理人员应对资料进行加密处理，同时使用网络防火墙防范病毒破坏档案管理系统。此外在档案管理部门开发管理系统时要将软件安全系数是否达标列为重点审核项目，从根源上建立防护，保护档案信息安全。可以引进安全技术提高档案资料的安全系数，先进的技术能为档案资料安全系数提高工作打下良好基础，且这项技术为档案管理工作带来的便利是远大于其投入资金的。
3.5建设档案信息化管理平台
信息化平台的建设是实现档案管理信息化的重要工具之一，要根据档案管理工作的实际需求设计建设，从更便捷地处理档案资料作为出发点建设，档案管理部门可以利用该平台实现对档案资料的实时监控，将档案资料的一系列管理工作都在信息化平台上进行。同时开发信息共享平台，将部分档案资料与同行业企业共享， 将档案管理工作简洁化，实现一站式办公。且建立高效、安全、便捷的档案信息管理平台，不仅能帮助档案管理人员不再需要耗费大量精力甄别档案，还能将有效档案的价值最大化。
结束语
大数据时代背景下，根据各种技术手段，对于档案信息资源的挖掘与分析更为深刻、透明，对于促进档案信息化建设具有重大的意义。在档案管理模式创新条件下，档案信息化环境中档案的收集、整理、鉴定等环节的工作更为优化、便捷，凸显了良好的适用效果。在互联网快速发展的背景下，有必要对大数据环境中的信息资源进行深度挖掘与精细化管理。
参考文献
[1]张容.大数据时代，浅谈档案管理工作的新要求[J].人力资源,2019(22):78.
[2]曹俪娟.大数据时代企业档案信息化建设研究[J].档案时空,2019(12):58-59.
[3]王志平.新形势下企业档案管理信息化建设研究[J].产业与科技论坛,2019,18(23):260-261.