黑龙江省农垦嫩江民政局 161431
摘要：档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，它有着非常重要的价值，然而近年来网络信息技术快速发展，人类已进入到大数据时代，数字化建设和运用水平不断提升，传统的纸质档案模式已经难以满足档案管理快速发展的需求。本文将对档案管理的问题及优化策略进行分析。
关键词：档案管理；问题；优化策略
1 档案管理工作的转变
一直以来，我国在档案管理以及存储方面较多采用纸质的方式，在档案管理过程中多以文字和图表的形式进行保存，而相较于现如今的电子档案管理，以硬盘以及计算机作为主要的存储介质。传统的纸质图表以及文字更容易出现遗漏以及修改等问题，纸质档案在调取时效率低下、使用率低，因此现如今信息技术发展背景下，越来越多的领域对于档案管理以电子存储的方式为主，利用计算机以及网络技术实现对于档案的有效存储、处理、调取及防修改等问题，体现了信息时代的便捷化以及多元化，提高了档案管理的质量以及效率，同时在很大程度上使得档案管理迈过传统，走向新时代，将档案本身的高效性以及便捷性展现了出来，更加符合当代人的生活需求以及信息化时代的发展趋势。
2 档案管理的问题
2.1 档案数字化建设存在安全隐患
档案数字化建设是基于网络信息技术的快速发展而兴起的，虽然这为提高档案管理水平，提升档案管理效率和效益带来了新机遇，但是由于网络具有开放性的特点，加上现在有很多黑客，给数字化档案管理带来了一定的威胁，使得档案数字化建设推进受到了一定的阻力。数字化档案受到来自网络病毒的破坏，甚至遭到国际敌对势力的黑客攻击，这给档案数字化建设带来了很多的安全隐患，这让很多部门对档案数字化充满担忧，甚至以此为借口拒绝档案数字化。这需要我们有更高端的技术和更专业的人才来解决问题。
2.2 管理的标准化程度有待提高
根据档案管理现状可看出，在实际工作中存有重视不够、认识不清等问题。加上档案现代化管理具有一定的复杂性，除了需要档案管理人员具备较高的业务素质技术水平以外，还需要具备统一的档案管理系统软件，但是因这些问题的存在，致使档案信息出现不规范、不安全等问题，不仅在一定层次上影响了档案管理现代化水平的提高，还阻碍了企业发展。
2.3 档案管理人员专业能力不足
不论是传统的档案管理，还是当前的数字化档案管理，都需要一定的人来操作，只是两者对于人的专业能力、综合水平有不同的要求，特别是在档案数字化建设过程中，对于从业人员的要求要远远高于传统的档案管理。目前很多单位的档案管理人员年龄偏大，虽然他们有较丰富的档案管理经验，但是由于他们意识上的局限、对于新生事物往往充满抵触和恐惧，不愿意接受新事物，所以综合多种因素的影响，使得他们学习新技术比较困难。这使得档案数字化建设中的计算机扫描、图形处理、音频视频处理等对技术要求较高的工作难以高标准完成，这也极大地制约了档案数字化建设和发展。
3 档案管理问题的优化策略
3.1 加大档案管理的经费投入
要想充分发挥档案现代化管理的重要作用，单凭建设档案管理规范是远远不够的，还需要相关领导对档案管理现代化的重视，针对档案现代化管理增加资金投入，保证档案现代化管理工作的顺利开展。在创建档案馆、档案室时，需要达到现代档案馆、档案室建设规范要求，充分考虑档案管理现代化的发展需要，有针对性地添置档案管理现代化设备，有效保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性。
除此之外，现代化的档案管理还需要在实际工作中配备相关办公设备，加强现代化技术在档案管理中的应用，提高档案管理的现代化水平。
3.2 注重档案管理规范化建设
要想实现档案管理现代化，需要确保档案管理工作具有一定的规范性与科学性，使其在实际工作中发挥出最佳效果。在档案管理中单纯依靠技术手段或专业化标准是难以实现预期目标的，不仅无法提高档案管理效率，还会对现代化发展造成影响。因此，相关部门在对档案管理实现现代化时，需要确保档案管理建设具有一定的规范性与科学性，对档案管理工作实现现代化发展起到积极的促进作用。首先，建立科学合理的电子档案管理系统，规范对电子数据的监督管理工作，以制度为保障提升电子档案管理水平。其次，有机整合电子档案资料，强化各部门之间的联系，从全局出发以更加系统化的方式管理档案资料。
3.3 完善档案数字化建设设备
传统的档案多为纸质文档，而数字化的档案是纸质、电子、视频、图片等多种形式并存，其存储要分类进行，需要相应的基础设施，所以数字化的建设需要多方的配合。
第一，首先要有科学的规划。档案的数字化是一个系统工程，需要有一个科学的顶层设计，从数字化的方案制定，到纸质档案的整理、扫描、归档，都需要有一个科学、高效、可行的计划。另外数字档案的大量后续工作也需要有一个科学的管理机制，这需要相关部门的统一领导、科学规划和认真落实。
第二，要不断完善设施、设备。档案数字化建设不是空口说说就能够实现的，它是基于信息技术的快速发展而发展的，而信息技术必须要通过一定的设施、设备来实施，所以完善设施、设备是实现档案数字化建设的基础条件，比如打印机、扫描仪、复印机、摄相机、录音机、计算机以及存储器等相关的设备，这些设备可以将纸质的档案转为数字化档案，也可以直接形成数字化档案，而且通过存储器、芯片等来实现更加便捷的存储和管理。
3.4 创建高素质的档案管理队伍
创建高素质的档案管理队伍，是档案事业稳定发展的基础，也是新形势下档案现代化管理的必然发展要求。但要创建一支素质高、服务优的档案管理队伍，需要在实际工作中落实竞争机制，择优上岗。对此，可以从以下几个方面入手：首先，改变人的思想观念。人作为档案管理现代化建设中的重要组成部分，要想实现档案现代化管理，就需要让档案管理人员充分意识到档案现代化管理的重要性，相关部门应当有计划、有针对性地引进档案专业人才，培养出具有扎实理论知识和操作技能过硬的档案现代化管理专业人才，并在新形势发展背景下，合理运用先进技术手段管理档案和保存档案。其次，掌握丰富的理论知识和较强的技术水平。在档案现代化管理工作中，管理人员除了需要丰富的理论知识，还需要具备较强的开拓创新意识和较强的技术水平，推进档案管理现代化发展。针对此，需要相关部门创建科学、严格的选拔制度，选拔出具有较高道德水平和职业素养的档案管理人才，让其从事档案管理工作，提高档案管理水平和工作效率。
4 结束语
总之，档案具有非常重要的作用，中华文明的延续得益于历史档案资料的保存和传承，所以各种档案的保存具有非常重要的意义。档案管理工作应当与时俱进，充分运用技术手段，完善基础设施设备，培养专业化的档案管理队伍，切实推进档案数字化建设。
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