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摘要：大数据时代背景下，档案信息保存方式发生极大改变，文件管理数字转型也已经成为一种必然趋势，尤其是依托电子计算机、网络等数字化技术建立的数字化档案室，在保证档案数据完整和安全的基础上，档案信息共享和利用也会更加便捷和高效。本文联系数字化档案室建设，从电子文件归档方法、电子档案储存共享、实物档案存放管理等方面入手，对数字化档案管理技术有效运用进行细致分析，以供参考。
关键词：数字化档案室；数字化档案管理；技术运用；分析
伴随着现代科学技术不断发展，大数据、云计算、互联网等先进技术在各个生产领域中得到广泛应用，并在一定程度上促进了信息经济高速发展。而档案作为信息资源的主体，如何仰赖现代科技手段推动档案管理工作数字化进程，是当前很多档案管理部门及工作人员密切关注和思考的重要问题之一[1]。需要立足实际对数字化档案室进行建立，并结合档案管理多样化需求，对数字化技术进行科学合理运用，使之在现代档案管理中发挥更大作用。基于此，对数字化档案室建设及数字化档案管理技术的有效运用进行细致分析。
1数字化档案室建设
数字化档案室不是模仿纸质档案为主体的实体档案馆，而是建立在现代信息技术广泛应用基础之上，将分散于不同载体和地理位置的信息资源，用数字化的方式进行储存管理，在实现档案信息高效处理的同时，为生产、管理、决策提供更加全面和可靠信息服务[2]。而数字化档案室也要具备馆藏资源数字化、档案信息结构标准化、档案信息传递网络化、生成空间虚拟化、档案管理自动化等特征，
进行数字化档案室建设，包含内容主要有：（1）数字档案信息资源，作为数字化档案室的核心内容，操作中除了要做好纸质档案、声像档案、照片档案等数字化处理和电子文件接收工作以外，还要利用云计算、大数据等技术对数字档案进行整理和加工，以达到建立多种形式数字档案信息资源库目的，同时将各数字档案管有效联合起来，并在协同开发中构建一个更大规模的分布式数字档案信息资源库群；（2）软硬件基础设施，作为数字档案室建立的重要前提条件，需要充分仰赖通信网络，为实现数字化档案室建立配备相应服务器、数字化设备、系统软件等，以为数字化档案室重要作用发挥奠定良好基础；（3）应用系统开发，这里所说的应用系统要具有较强的可扩展性，以更好满足数字化档案室不断完善和持续发展要求，通过该项应用系统，不仅可以支持数字档案采集、整理、加工、利用、统计、销毁等全过程管理工作，还能够为实际用户提供更加高效信息服务；（4）标准和法规建设，作为数字化档案室的重要保障机制，必须根据实际建设内容，对相应标准和法规进行建立和完善，涉及到的内容有数字档案资源描述、标识、管理、利用等，最终也会形成完整的数字化档案室标准法规体系；（5）人才培养，作为数字化档案室持续发展的关键，需要立足实际培养一批更加契合数字化档案管理要求的专业人才，并从档案数字化加工、数字档案室运营管理、系统开发维护等方面入手，做好人才引进和教育培训工作，使数字化档案管理工作更加高效和高质开展[3]。
2数字化档案管理技术分析
2.1档案管理技术
实现数字化档案管理，需要以下技术提供支持：（1）云计算，该项技术在数字化档案管理中进行应用，主要是依托大量大型服务器集成环境，对数据计算和交付中心加以建造，并在这过程中运用计算机网络技术，为相关用户提供硬软件资源、数据保存、数据共享等服务，不仅可以实现大批量数据储存，还能够降低档案管理成本和提高实际工作效率；（2）物联网，主要是通过二维码识读设备、红外感应器、激光扫描器、射频识别装置等，按照相关约定协议将物品与互联网相连接，以实现智能识别、定位、跟踪和管理的一种网络，以往档案库房管理通过人工实地查找，存放调阅容易出现错漏情况，但是通过基于物联网的档案室管理，可以实现保管环境自动感知、信息智能储存、实物档案定位跟踪等功能，既保障了档案信息安全性，又能够实现档案实时动态管理；（3）移动互联网，简单来说就是将移动通信和互联网紧密结合起来，使之共同在数字化档案管理中发挥作用，通过移动互联网不仅有效解决了传统档案管理存在局限性，使档案使用过程空间、时间和服务范围进一步扩大，进行档案信息资源传递和共享也变得更加简单和高效，在一定程度上提高了档案利用效率[4]。
2.2实践应用
2.2.1电子文件归档
在数字化档案管理中，依托云计算技术，可以对计算机文档一体化管理进行普及，并依托同一平台对文档数据进行采集和储存，电子档案利用服务环境也会发生极大改变，实现电子文档数据海量储存与云端备份，超强计算能力、高可靠性、安全机制等技术优势十分突出。而通过移动互联网技术，就可以彻底打破时间和空间桎梏，档案工作人员只需要通过移动网络或WIFI就可以完成远程归档工作，并为电子文档共享和利用奠定良好基础。
2.2.2电子档案储存与共享
大数据、云计算等技术在数字化档案管理中进行应用，促进传统档案管理模式创新升级，档案管理工作体系也能根据现实工作需要进行更新，在提供多种服务形式的同时，还拥有较高水平技术能力，以往档案管理存在的共享程度低、储存方式简单等问题也能得到妥善解决[5]。然而在档案安全性方面，也容易受到网络开放性、法律法规不完善等因素影响，导致储存数据容易被窃取，需要采取有效措施进行解决。
2.2.3实物档案存放管理
将物联网技术应用到数字化档案管理当中，尤其是RFID电子标签技术的有效运用，由于该项技术本身就具有无线通信识别能力，可以对附着物体信息进行处理，再加上感知距离远、操作简单、适应性强等优势特点，可以对有价值档案资料放置位置、名称、归档日期等进行记忆，对这些信息进行有效利用，实施档案管理工作时就不用采用手工方式进行整理和查找，只需要通过网络就能够快速查找档案和确定实际位置[5-6]。另外，由于RFID具有较强感应能力，可以对外界环境进行有效感知，并对档案实施监控，实践中可以根据感知到的温度、湿度等环境信息，对档案存放方式进行科学选择，针对出现的没有接收RFID指令就出现移动位置的情况，也能及时发出报警信息，以真正实现数字化档案管控营一体化。
结语：本文是基于对数字化档案室建设与数字化档案管理技术有效运用的分析，在现代科技飞速发展背景下，档案管理工作模式发生巨大改变，尤其是在大数据、云计算、物联网、移动通信等技术在档案管理领域中应用以后，档案管理数字化发展已经成为一种必然趋势，在有效满足当今档案管理多样化需求基础上，档案工作效率和安全性也得到极大提升，实践中需要从实际出发，对现代科学技术手段进行科学合理运用，在实现数字化档案室建设的同时，依托物联网、移动通信、云计算等技术，使数字化档案管理工作优势得到充分发挥，并推动现代档案管理工作朝着更好方向发展。
参考文献：
[1]王文颖.浅谈数字化的档案室的建设和管理[J].办公室业务，2016，（11）：153.
[2]郭纪梅.档案室数字化建设中的安全隐患及应对措施[J].赤子，2019，（9）：74.
[3]孟庆华.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].卷宗，2020，10（23）：84.
[4]许磊.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].档案管理，2019，（4）：92，94.
[5]卜国军.数字化档案室建设及数字化档案管理举措之研究[J].人文之友，2019，（16）：75-77.