青海油田公司格尔木炼油厂 青海省格尔木市 816099
摘要：随着社会经济的飞速发展，通信产业作为经济生活的重要保障产业，获得了巨大的发展机遇。文件管理作为企业管理活动的重要组成部分，在企业管理中发挥着积极作用。但是，传统的管理理念已不能满足企业发展的需要。管理部门必须合理使用信息技术，提高文件利用和服务效率，并有效促进企业发展。
关键词：企业档案；信息化背景；利用服务；实践研究
本文深入分析了档案管理在企业中的重要作用，探讨了信息技术在档案工作中的应用，结合了通信行业档案利用服务的特点，提出了科学有效的实践路径，合理利用信息技术，加强档案的开发利用，将提高服务水平，促进企业健康发展。
一、企业档案利用服务的特征
档案管理要求全面收集企业运营信息，有效渗透所有管理链接，并保护档案的全面性。有必要对数据和信息进行深入分析，提取价值信息，并进行完整保存，以提供可靠的管理活动。数据依据。企业档案包括业务管理活动的各个方面，可以详细收集，处理和分析在管理和运营过程中生成的数据。但是，在实际使用过程中，用户需求存在个体差异。这就要求文件服务工作与相应的需求完全结合起来，以执行针对性的服务措施，并且必须对信息进行全面的分析和处理以提取关键信息。形成完整的数据数据库，建立科学的检索程序，及时满足用户需求，提高服务水平。其次，文件管理的及时性。必须准确及时地收集每个操作环节的信息和资料，提供高效的服务，使用户获得准确的信息，并保证相关工作的高效进行。对于企业而言，通信技术的创新速度正在不断提高，有必要加强研发与生产管理活动的整合，并适时地促进研发成果。这就需要档案服务工作，以提高及时性，能够及时收集和组织相关的研发成果，工程资料和技术文件，为管理和运营提供有效的支持，并完善服务体系。结合通信公司实际管理和运营情况，对服务形式进行科学优化，使服务工作为用户提供便利。最后，利用服务的全面性。有必要对用户需求进行详细分析，通过对文件数据的深入分析，可以满足用户的不同需求。
二、信息化背景下企业档案利用服务的走向
通过对数据和信息的深入分析，科学地改善了现有的利用服务形式，提高了用户的利用效率。提供更多高质量和高效的服务，并为业务管理决策提供有效的数据支持。这就要求档案部门合理利用信息技术，对管理工作进行优化，建立信息化管理流程，取代传统的以纸质档案为主要形式的管理模式，实现资料信息载体的科学转变，利用电子存储形式，提升管理效率，保证资料存储的安全。形成在线管理流程，使用者能够通过网络渠道完成档案的查询、调阅等操作，并结合企业管理规定，为使用者制定相应权限，在权限内提供相应的服务，并对档案使用过程进行实时监控，防止违规使用行为出现。同时，档案开发力度的提升，能够对资料进行科学的处理分析，进而提取关键信息点，对档案形成更加全面准确的描述，使用者可以通过检索系统，对档案数据库进行及时访问，结合检索要求，提供更加准确全面的服务。同时通过对资料信息的深入分析，能够按照实际需求，为使用者提供定制服务，提升服务效果。在管理过程中要充分结合企业管理运行实际，提供精准的检索方案，能够对档案资料进行准确定位，提升服务效率。
三、企业档案利用服务研究探索
（一）加强档案管理队伍建设。
当前档案管理工作人员的配置不够科学，存在缺乏专业素养和信息技术的现象，不能对信息化管理流程进行科学的管理和操作，使得服务水平无法得到有效提升。这就要求档案管理部门加强对工作人员的培训教育，深入企业生产管理一线，提升对企业实际运行环节的了解，提升管理水平。对于企业来说，企业管理活动具有较强的技术性和专业性，而大多数档案管理人员对技术文件等专业性较高的档案资料，不能进行科学的整理分析，不能及时发现资料中存在的问题。
这就要求管理人员加强对企业生产经营活动的认识，利用自身档案管理专业知识，形成对通信档案的科学管理。同时要积极吸引优秀人才加入档案管理队伍，结合企业实际情况，提升管理人员的福利待遇，为其提供广阔的才华施展空间，并结合激励政策的制定，提升岗位吸引力。
（二）完善管理机制。
档案管理部门要充分结合档案利用服务工作的实际需求，建立完善的管理机制，为利用服务工作提供有效的制度保障。对相关工作流程进行科学的规范，根据实际工作需求，制定合理的工作标准，使利用服务工作能够得到切实落实。同时要制定完善的监管机制，对管理过程进行有效的监管，保证管理制度能够得到高效执行，推动利用服务工作能够取得良好的效果。要制定完善的考评机制，特别对档案服务工作的开展效果进行全面的考核，形成有效的反馈，对服务工作进行针对性的优化和调整，提升服务水平。管理机制的制定要充分结合企业的实际需求，要加强与各个职能部门和项目施工部门的协调，通过制定完善的协作机制，实现对企业生产运行数据信息的全面收集，提升各个管理环节对档案工作的重视，推动整体档案管理水平的提升。同时要结合部门管理实际，进行资料收集整理标准的科学制定，形成统一的档案编制形式，并进行数据化的转变，能够借助信息技术，按照规定的标准和流程，推动各个管理环节高效开展，有效提升管理效率。同时要提升服务意识，结合实际需求对管理机制进行科学优化，制定完善的线上档案操作流程，使用者能够根据自身工作需求，通过网络途径对档案资料进行检索、调用等服务，提升服务效率。
（三）加强档案开发。
当前的档案管理工作中，档案资料得不到有效的开发利用，只是进行简单的整理、编制和存储工作，不能为企业管理运行提供相应的支持。而随着社会经济形势的波动，企业面临着严峻的市场竞争压力，提升档案管理水平，已经成为提升竞争力的关键环节，能够为经营管理活动提供可靠的依据和参考。这就要求管理部门转变传统的管理理念，加强对档案资料的开发，充分挖掘其中的价值信息，并进行科学的编制。要制定完善的资料信息收集标准，实现对企业管理活动的全面覆盖，并对资料信息的形式进行统一规范，提升资料收集效率，保证资料的全面真实。特别是对企业来说，档案资料能够对企业的经营活动和科研工作提供有效的支持，加大对档案资料的开发，要积极利用信息技术手段，如大数据技术，对大量资料信息进行细致的处理分析，准确提取价值信息，形成全面的数据信息库，充分满足各个职能部门和员工对档案的使用需求，提升档案的利用率。
（四）创新服务形式。
档案管理部门必须改变传统档案服务意识，创新服务模式，实现服务效果的提高。有必要对业务管理活动进行深入研究，充分提取有关职能部门的意见和建议，科学优化和完善服务模式，以满足业务管理活动的需要。同时要利用信息技术优势，对档案服务体系进行科学完善，建立信息化档案管理平台，结合企业实际需求，完善检索机制，满足企业发展需求。同时要借助网络渠道，实现管理平台的在线访问，通过对使用者设定相应的权限，实现网络服务过程的安全高效运行。随着企业生产规模和业务范围的不断扩大，管理运行中的数据资料不断增多，加大了档案管理压力，要科学利用大数据、云计算等先进技术，对信息化管理平台进行科学升级，减少硬件投入，提升运行效率。
四、结语
信息技术在档案利用服务中的科学应用，可以有效提高档案利用和服务水平，为企业发展提供有效支撑。管理部门要结合企业的实际情况，增强服务意识，合理运用信息技术，科学改进管理工作，促进企业健康发展。
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