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数据化在事业单位人事档案管理中的实践肖敏

发表时间：2021/3/26 来源：《中国教育信息化》2021年1月作者：肖敏

[导读] 在我国事业单位中，人事档案管理一直占据着十分重要的管理地位。事业单位应充分发挥信息化技术优势，将人事档案实施科学的处理加工，以此提升事业单位的整体管理效率，强化人事管理质量。本文主要以事业单位为研究视角，阐述大数据下人事档案管理的状况，并进一步探讨如何在事业单位人事档案管理上加以创新。

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摘要：在我国事业单位中，人事档案管理一直占据着十分重要的管理地位。事业单位应充分发挥信息化技术优势，将人事档案实施科学的处理加工，以此提升事业单位的整体管理效率，强化人事管理质量。本文主要以事业单位为研究视角，阐述大数据下人事档案管理的状况，并进一步探讨如何在事业单位人事档案管理上加以创新。
关键词：数据化；事业单位；人事档案管理
        引言
        事业单位是一种行政组织机构，人事档案管理工作是事业单位日常运行中十分重要的一项。事业单位想要在现代社会市场中保持一定的竞争力，就要重视人事档案管理工作，建设档案管理人才队伍，构建具备专项性、完善性、全面性的管理制度，创建符合当今管理和发展需求的管理机制。
        1基于大数据化下，为人事档案管理带来的便利
        1.1突出人事档案管理的本质功能
        在事业单位的人事档案中，个人资料是帮助事业单位变革人力资源结构的关键依据。随着网络技术的发展，促使人事档案突破了传统的政治性、保密性、凭证性等本质，还凸显了现代性、人文性、经济性、社会性等本质属性。人事档案部门在利用大数据技术辅助管理时，可快速地整理分类原本杂乱无章且数量巨大的人事信息。另外，打造大数据化的人事档案管理系统，能有效丰富人事档案的价值，在单位做出重大决策时，能提供更加细致、精简的人事数据。
        1.2推动人事档案管理实现数据化
        事业单位人事档案管理员在开展庞杂的工作时，可利用大数据技术的优势，完成人事信息收集整理、处理加工、交互共享等工作。另外，还能将海量的大数据化人事信息，利用互联网实现汇总、反馈、传输及确认。在大数据时代，人事档案管理员在处理人事信息时，能做到实时掌控、在线管理，不必再花费大量的精力，用于收集与整理人事信息，从而实现了人事档案自动化。
        2事业单位人事档案管理现状
        2.1人事档案管理思想落后
        以前事业单位的人事档案管理仅仅只是简单地将档案进行收集和归纳，再加上事业单位的人事档案管理者的档案管理思想较为滞后，对人事档案管理工作缺乏深刻的认识。事业单位人事档案管理思想不先进，从而导致人事档案管理者管理档案的意识逐渐淡化，人事档案管理工作就会出现一些问题。这对员工来说，不仅会降低工作效率，还会降低员工的工作积极性，给人事档案管理体系带来混乱。
        2.2人事档案管理科学信息化程度不高
        在科技水平进一步发展的基础上，人事档案管理信息系统管理软件的应用范围已经十分广泛，与此同时计算机关于档案信息处理方面的水平也得到了进一步的提升。然而仍旧有部分先进的信息技术方式尚未真正得到足够充分发挥，计算机信息技术在事业单位人事档案信息管理中还没有真正得到广泛应用，一些事业单位将人事个人信息、目录内容等输入个人电脑进行人事个人档案信息管理。仍然有人习惯于手工文字制作，此种方式一方面对于档案保管来讲是不利的，另一方面对于整个工作效率的提升来讲也是无益的。
        2.3人事档案管理工作者专业素养不高
        部分事业单位人事档案管理工作者的职业技能和自身的专业素养都不太高，缺少有效的工作技巧和技能，在人事档案管理工作中没有足够的责任心。另外，激励机制不够完善，再加上事业单位人事档案管理人员的流动性很强，所招聘的人事档案管理工作者往往对档案管理这份工作没有较强的责任感，这对事业单位的人事档案有效管理来说是极其不利的。

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        3基于大数据，事业单位人事档案管理的完善对策及创新模式方法探索
        3.1利用网络技术优势，完善人事档案管理方式
        事业单位应该加大资金投入，同时不断健全并优化人事档案管理工作，支持人事档案管理工作的顺利开展，不断创新人事管理技术，充分利用好网络技术和计算机设备，提升人事档案管理水平。对以往的人事档案管理经验，要取长补短。事业单位的人事档案管理者要通过利用互联网的技术优势，不断加强工具设备的创新，选择规范合理的技术方式，提高人事档案管理的实效性。
        3.2积极完善数据制度，有规可循有据可依
        人事档案部门在建设大数据化管理工作时，还应重视规章制度的建设工作。基于大数据视域下，相较于以往的人事档案管理工作，将“战线”从线下管理不断推向了线上管理，这就要求人事档案管理部门积极完善大数据化管理制度，以此约束档案管理员的工作行为。首先，档案部门应健全规范制度，将传统的人事档案管理密切融合大数据化人事管理，要求档案管理员认真控制好“人事档案进出关口”。其次，还应积极优化人事档案管理规定，结合事业单位的具体情况，设计专属的《人事档案管理规定》，要求人事档案管理内部员工在完成日常工作时，严格参照相关规定，以制度要求约束收集信息、检索、转移数据、鉴别归纳、审核等工作行为。
        3.3通过标准建设完善档案共享服务
        一直以来，共享服务就是信息化建设的关键内容，而大数据化的到来，信息传输效率、传输质量的进一步提升，对共享服务提出了更高的要求。因此，事业单位要积极开展深入的调研工作，结合当前人事档案管理信息化建设动态及人事档案管理相关的系统知识，建立一套统一的规范标准，包括档案信息储存标准、检索标准、格式标准等，使得各方均能够实现标准的统一，在人事档案归档、管理、利用、服务等方面实现无缝对接，从而有效提升人事档案共享服务的效率。
        3.4更新人事档案管理思想，建立良好氛围
        事业单位的人事档案管理者要及时地更新档案管理思想和提升自身的专业素养，认识到人事档案管理工作的重要性，在此前提下，不断地强化人事档案管理工作的推广，让员工具备相应的人事档案管理意识。发挥单位员工的主观能动向，让他们能够发表可行性意见，进行有效的人事档案管理。彰显出员工的主体性。另外，事业单位要增强对人事档案管理的重视程度，增加人力以及物力的投入，建立良好的人事档案管理气氛，对人事档案管理工作中出现的问题，要及时地解决，不断地推进事业单位的发展。
        3.5加强人事档案管理人员队伍自身建设
        首先，各级组织人事部门必须提升干部档案管理方面的水平，挑选具有较高责任感、作风优良的干部，关注其在教育、工作、生活方面的情况，最大程度上展现相应的创造能力。其次是加强档案管理者的业务能力。档案管理单位应结合档案管理工作实际经验，用“理论+实操+案例”的模式，对流动人员人事档案管理人员针对基础知识、文书档案等相应板块予以讲解，着重丰富其在档案收集、归档以及检索等业务方面的知识，提升引导力，让档案管理人员更好地了解相应工作办法、优化工作技能。最后，以定期方式让学员参加训练，提升业务知识掌握水平，尤其是针对专业知识与先进事业单位在管理方面的文件技术，需着重对待，这样才能够提升此部分人员在事业单位，管理文件方面的关注程度，提升其责任感，优化整体的文件管理专业技术水平。
        结语
        在如今信息技术飞速发展的时代，事业单位的人事档案管理工作也要顺应时代的潮流，结合工作中的实际情况，不断总结人事档案管理中所存在的问题，在人事档案管理过程中，依托于数据化优势，有效运用合理化管理措施，提高工作效率，将人事档案管理的价值全面深入地发挥出来。
参考文献：
［1］姜红缨.大数据时代事业单位人事档案管理创新路径研究[J].办公室业务,2020,332(03):153-154.
［2］刘艳.新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].办公室业务，2020（04）：163；168.
［3］卓钰敏.大数据背景下乡镇事业单位人事档案管理的创新[J].消费导刊,2020(03):265.
［4］乔二兵.大数据下档案管理提档升级与信息统计技术研究——评《档案管理与信息统计》[J].人民长江,2020(01):250.