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摘 要： 21世纪互联网的迅速成长,给我们的经济社会与文化生活带来前所未有的变化,也给中小企业的人力资源管理带来了更多挑战，中小企业通过人力资源信息化，能实现企业人力资源管理上的飞跃。本文在总结中小企业人力资源信息化的意义并阐述了目前的现状和所存在问题的基础上,提出了推进中小企业人力资源信息化管理的建议。
关键词 ： 中小企业 人力资源管理 信息化
随着计算机技术、电子技术的发展，越来越多的计算机产品、电子技术应用到企业管理中来。人力资源管理信息化正是基于这一技术，它以先进的人力资源管理理念为基础，以计算机系统为平台，通过对人力资源数据的收集、处理、集成，最终输出能满足企业人力资源管理要求的有效信息。人力资源管理的信息化能积极提高工作效率，降低运营成本，增强企业的核心竞争力，从而被认为是21世纪人力资源管理的发展趋势之一。中小企业在我国经济社会发展中具有举足轻重的作用。在当前经济形势下，中小企业健康发展对于促进经济增长、增加财政收入、扩大城乡就业、维护社会稳定都具有十分重要的意义。然而，中小企业的发展受到诸多条件和现实形势的制约和影响。需要指出的是，广大的中小企业在日益激烈的市场竞争中深刻意识到人力资源管理对企业发展的重要性，在探索人力资源管理的过程中，他们逐步认识到人力资源管理信息化这一发展趋势。
一、中小企业人力资源管理信息化的优势
较之手工管理,信息技术在人力资源管理中的应用将大大降低例行性工作占用中小企业人力资源管理者的时间比例,极大地提高中小企业人力资源管理部门的工作效率,降低管理成本,规范与优化中小企业人力资源基础数据管理及业务流程,促使信息畅通传递,从而提高中小企业核心竞争力。
1.1 提升中小企业人力资源管理工作效率,降低管理成本
手工管理时期,人力资源部门必须将大量的时间和精力用在例行性事务处理上,既费时又费力, 由于完全由手工操作,技术含量较低,还容易出错。将信息技术和管理技术有机结合,有效地改善人力资源管理的工作结构,使人力资源管理人员能够从繁冗的日常事务性工作中解脱出来, 从而在复杂多变的环境中应对自如。人力资源管理信息化还可以通过减少人力资源管理工作的操作成本、减少行政性人力资源管理人员、减少通讯费用等达到降低企业运作成本的目的。
1.2 规范中小企业人力资源管理基础
数据管理、规范业务流程企业组织和人员规模的逐渐扩大,将导致信息进一步扩散,出现信息采集和沟通的困难,直接影响企业的日常管理和决策选择。利用电子信息化采用集中的数据管理,可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状。为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑。通过人力资源管理信息化还可以规范人力资源运作体系的业务流程,如招聘流程、绩效管理流程、员工培训与发展流程、离职流程等,从而规范企业人力资源工作。
1.3 保证中小企业信息畅通传递,满足人力资源管理的个性化需求
人力资源管理信息化通过互联网络使人力资源管理的触角成功地延伸到了每一位员工的身边,使人力资源的信息传递畅通有效。传统的人力资源管理是层次推进的,传递速度比较慢,而且信息容易变形和衰减,往往会导致贯彻中的走样变形或是难以实现。而人力资源管理信息化的实施,使信息和资料可以直接传递到基层员工,利于管理和政策的实施。另外人力资源管理信息化可以迅速、有效的收集各种信息,加强内部的信息沟通,并使得企业全体人员都能参与到人力资源管理的活动中来,最终真正实现全面的人力资源管理。因此,中小企业人力资源管理信息化正成为一种日益发展的趋势,成为人力资源管理中的热点。
二、我国中小企业人力资源管理信息化现状
信息技术的应用和网络时代的到来为我们构建人力资源管理信息化提供了难得的机遇。据国家统计局发布的统计数字显示,我国共有中小企业1200 万个,其中400 万个中小企业进行了不同程度地信息化建设。其中建设比较完善、有一定规模系统只有20 万个。从这个统计数字来看,我国中小企业信息化建设进程还相当滞后,人力资源管理信息化领域就更加存在相当大的亟待开发的“冻土层”。从目前我国中小企业人力资源管理信息化的实施情况看,主要问题表现在以下方面:
2.1中小企业缺乏人力资源信息化管理
据CCID 的调查显示,在没有上网的中小企业中,认为没有必要的占44 % ,因为中小企业员工规模不大, HR 管理跨度较小,似乎通过人工就可以完全胜任全部的人力资源管理工作,所以不需要人力资源管理信息化。而且,企业是以盈利为目的的,每做一件事情都要权衡利弊,而对于人力资源的投入往往是长期效应,其效益短期内无法体现,因而不能引起企业的兴趣。
3.2观念上存在误区,不了解人力资源信息化的内涵
据国家统计局抽样统计,目前我国虽有80 %的中小企业有计算机,但主要用于打字和报表处理,人力资源管理方面基本上没有涉足。之所以导致这种状况主要是因为中小企业人力资源管理部门中有些人认为人力资源管理信息化就是多配几台电脑、安装上打印机、扫描仪等现代化办公设备而已,于是企业在硬件设施上投入大量的资金,却不重视软件的开发,不重视业务流程的重组,而是用计算机系统去模仿传统的手工业务处理模式,结果使得很多计算机设备没有发挥应有的作用。
3.3用户支持力较低
没有人喜欢改变已熟知的流程,尤其是还无法看清不确定的未来时,何况人力资源管理信息化的实施一方面改变原有工作习惯和方式,需要学习和适应计算机网络环境,造成部分管理者或使用者心理上的抗拒; 另一方面,信息技术的高效率能够优化工作流程,带动工作规范化和透明化,必然触动一部分人的既得利益,他们会对变革持否定态度。
3.4 缺乏信息化人才
人才是人力资源管理信息化建设的基础支撑力量,但目前在我国中小企业内能够熟练掌握电脑和网络技术的员工数量有限,专门从事网络维护和信息管理的专业技术人员就更加缺乏。据CCID 的调查显示,在没有上网的中小企业中,缺乏技术人员的占23 % ,这个原因导致了国内中小企业因缺乏相应的专业人才,而对开展人力资源管理信息化只能是“心有余而力不足”。
3.5过分追求功能齐全,一步到位
在进行人力资源管理信息化的过程中大家都有这样一种心理:难得企业立项,一定要趁此机会把需求提全,功能越多越好,力争一步做到位,加长其使用期,以免以后重复开发,于是每一个部门都提出许多个性化需求。无疑,一步到位的信息化脱离了人力资源管理的现实需求,既加大投资成本、延长实施周期,也增加了未来升级换代的成本。
四．中小企业人力资源管理信息化的意义
4.1 有效降低企业的人力资源管理成本
人力资源管理工作中的日常事务性工作需要占用人力资源管理人员大量的时间，特别是其中的工资发放、员工考勤、人员招聘以及工作调动和岗位轮换等较为繁琐，传统的手工操作效率低，出错高。人力资源管理信息化可使人力资源管理人员从机械性的、重复性的日常事务性工作中解脱出来，从而减少行政性人力资源管理人员、降低操作成本，更好地提高部门工作效率。
4.2 逐步改善人力资源服务的质量
通过人力资源管理的信息化，使人力资源的信息传递畅通有效。另外人力资源管理信息化可以迅速、有效的收集各种信息,加强内部的信息沟通,并使得企业全体人员都能参与到人力资源管理的活动中来,最终真正实现全面的人力资源管理。
4.3 改变人力资源管理者的角色
企业采用人力资源管理信息化之后，人力资源部门可以通过集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据（如薪资福利、招聘、个人职业生涯的设计、培训、职位管理、绩效管理、岗位描述、个人信息和历史资料）统一管理，形成集成的信息源。而人力资源管理软件强有力的报表生成工具、分析工具和信息的共享等使得人力资源管理人员得以摆脱繁重的日常工作，集中精力从战略的角度来考虑企业人力资源规划和政策。人力资源管理信息化转变了传统的人力资源部门作为成本部门的印象,通过成本分析,人力资源部门创造的价值可以量化出来。
4.4 提升企业的整体管理水平，使管理方式变得更加人性化
实施人力资源管理信息化后，完善的人力资源信息不仅可以让企业领导对本企业人力资源的现状有一个比较全面和准确的认识，同时综合的分析报表可供企业领导人在决策时参考。信息系统的投入,促进了员工与企业之间在根本利益方面的互动,充分的体现了实时管理的优越性。人力资源管理信息化融合了管理技术与信息技术,在消化吸收先进的人力资源管理理念的基础上,使人力资源管理的全部内容与业务流程得到了体现,人力资源管理信息化作为企业人力资源部门信息化、职业化、个性化的管理平台,使得管理方式更加人性化。
4.5 优化管理结构与信息渠道
人力资源管理信息化作为一种基于网络结构的全员信息系统,使各级员工的反馈时间大大缩短,丰富了沟通的渠道,在跨部门、跨级别表达和传递各种思想时,员工可以不拘泥于公司传统的层级制度。
五．中小企业人力资源信息化存在的问题
5.1 决策者的观念误区
大多数企业决策者最关心的莫过于企业利润，而人力资源信息化的投入往往是长期效应，其效益短期内无法体现,很多企业的高层决策人员未看到加强人力资源管理信息化对提高员工绩效及企业的竞争力的意义，因此不愿意在人力资源信息化上增加投入，一定程度上阻碍了企业的人力资源信息化。
5.2 缺乏足够的资金支持
资金问题是中小企业在实施人力资源管理信息化过程中普遍面临的。虽然人力资源管理信息化在实施以后能降低企业成本,但在实施过程中则需要投入大量资金。不论是自行开发还是购买软件产品,都是一项重大投资。开发人力资源管理系统耗资之巨大,历时之长久,这不是中小企业能够投资得起的,因此可能不会考虑将巨额资金用于投资人力资源管理信息化建设。同样的,购买人力资源管理系统产品也会面临资金问题。首先,购买人力资源管理系统时成本会较高,除此之外,支付人员培训费用、系统维护和升级费用等这对中小企业来说将会是一笔不菲的成本。
5.3 从业人员的素质低下
人力资源管理信息化建设需要相应的专业人才，不少中小企业缺乏熟练掌握人力资源软件的从业人员，这直接导致了企业开展人力资源管理信息化的进程缓慢。此外，企业在刚开始推进人力资源管理信息化时，从业人员要改变原有工作习惯和方式，需要学习和适应计算机网络环境，造成部分使用者心理上的抗拒。
5.4 选择人力资源信息化系统的急于求成心理
很多企业在在进行人力资源管理信息化的过程中都存在一步到位的一种心理，希望功能越多越好，力争一步做到位，加长其使用期，以免以后重复开发。但此心理脱离了企业的人力资源管理的现实需求，既加大投资成本、延长实施周期，也增加了未来升级换代的成本。企业在选择人力资源信息化系统时，应选择贴合自身实际的人力资源信息化系统。
5.5 人力资源基础管理工作薄弱
基础工作作为人力资源管理信息化重要内容，将直接关系到人力资源管理信息化的成败。很多中小企业管理粗放，缺乏一套稳定的人事基础管理体系，比如说考勤、薪资等。由于基础管理不到位，使得企业人力资源信息化运作的基础平台缺乏。
六. 中小企业人力资源管理信息化的应对策略
6.1 企业高层要转变观念
通过人力资源信息化，能有效实现企业人力资源管理上的飞跃。人力资源管理信息化是“一把手工程”,需要高层管理人员拿出坚定的信心?足够的魄力,并给予相当的关注乃至参与才能成功?成功实施人力资源管理信息化往往取决于企业高层对人力资源管理工作的高度重视。对于人力资源的投入往往是长期效应,其效益的体现不是很明显,如果得不到高层决策人员的支持,就不可能得到有效的资源来优化企业的人力资源管理?企业高层要从政策上和经济上两个层面给予支持,才能使企业的人力资源管理信息化得以顺利实施?因此，企业的高层要转变落伍的经营观念，逐步加大对人力资源信息化的投入程度。除了得到企业高层的支持，还要增强企业员工意识。人力资源管理信息化要覆盖组织所有部门，使组织全体员工得利益密切联系起来,因此,增强组织内员工的信息化意识,无论对组织还是对员工个人都是很有必要的。对组织而言,它有助于为人力资源管理信息化建设提供良好的文化氛围;对员工个人而言,信息化意识的增强必将激发员工的竞争意识和提高个人技能。
6.2 保证资金来源
足够的资金投入是组织顺利实施信息化建设的前提条件,人力资源管理信息化是一个系统庞大、周期长、投资高的工程。在积极拓宽融资渠道,有计划分步骤地进行信息化建设过程中,组织应认清自身的经济实力。
6.3 多种方式引进和培养信息化的管理人才
企业中人力资源管理信息化的基础是具有计算机专业知识的人力资源管理人员，因此，人力资源主管必须从战略发展的高度，充分认识相关人才引进培养的重要性,要加强对信息化人才的培养和储备工作，把培养、吸引和用好人才作为中小企业一项重大的战略任务切实抓好，形成一个相对完善的复合型信息化人才的选拔任用、激励约束机制，以适应现代组织人力资源管理的发展方向。
6.4 根据企业实际情况合理选择人力资源管理信息系统
中小企业必须对自身人力资源管理所处的阶段有清楚的认识，盲目追求大而全的信息系统很可能导致企业现有的管理模式和业务流程无法适应新的系统。因此中小企业可以请专业的咨询公司分析本组织的人力资源管理状况,诊断后交由专业公司,委托其开发一套适合本组织的软件，循序渐进、分布实施，建立基础数据库, 为人力资源管理信息化系统应用奠定基础。
6.5 做好人力资源的系统维护工作
人力资源中的每项数据都关系到每个人的人事档案信息，为了确保数据的保密性和安全性，系统必须有严格的权限控制，系统管理员可根据业务性质分配权限，各授权用户只能在授权范围内对每个字段或每个模块进行数据录入、查询及修改。严格的权限控制确保了系统的安全可靠运行。
6.6 有效控制HR变更管理
人力资源管理信息化项目实施不可避免地会使业务流程发生变化,同时也会影响到人员岗位和职责的变化,甚至引起部分组织结构的调整?要将这些变化带来的消极影响降到最低并能够使企业内所有相关部门和人员认同并接受这一变化，是项目负责人将面临的严重挑战?不仅如此,对于新系统的实施还需要考虑对业务用户的各种培训,以及为配合新流程相应的外部管理规定的制定等内容,这些都是成功实施人力资源管理信息化项目所要把握的因素?
参考文献:
（1）熊军，我国企业人力资源管理信息化存在的主要问题及对策[J].科学与管理,2015,(3)
（4）陈梦雪，人力资源管理信息化的问题与对策[J].商场现代化,2018,(8)
作者简介:吕永强(1976年年3月-)，男，汉族，北京人，中国人民大学，在职研究生，研究方向:人力资源管理；融科物业投资有限公司，北京市，100190