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新形势下事业单位办公室档案管理创新研究

发表时间：2021/3/26 来源：《中国科技信息》2021年3月作者：陈玲戴伟光吴雨霖陈晓珠

[导读] 档案是随着事业单位执行各种任务而形成的有保存和参考价值的材料，其存在的目的是“使用”和“保存”。只有充分利用使其产生效益，档案才能拥有长久的生命力。

广东省吴川市气象局陈玲戴伟光吴雨霖陈晓珠 524500

摘要：档案是随着事业单位执行各种任务而形成的有保存和参考价值的材料，其存在的目的是“使用”和“保存”。只有充分利用使其产生效益，档案才能拥有长久的生命力。因此，新形势下事业单位办公室档案管理创新的研究彻底改变了事业单位管理档案的方式，实行“以使用为中心”，并通过电子，数字和智能管理模式实现了档案业务的全生命周期管理，进一步提高了工作效率，提高了服务水平和服务力度，增强事业单位的实力。在新形势下，事业单位应该重新审视档案管理工作，注重办公档案管理的创新，实现档案管理的信息化建设，积极探索新型档案管理模式，促进各项任务的顺利开展，以提高办公室档案管理的整体水平。针对这种情况，本文重点研究了公共事业单位档案管理中存在的问题，重点对新形势下公共事业单位档案管理的创新进行了全面的分析研究，以其能够进一步提高办公室档案管理工作效率。
关键词：新形势；事业单位；办公室档案管理；问题；创新研究
        引言：办公室档案管理是事业单位的基本任务，对事业单位领导者掌握基层人员的工作信息非常重要。现有的事业单位档案管理方法需要大量的时间和人力，这会导致资源的浪费，并且在新的形势下，存在一个大的问题，就是无法满足事业单位的发展需求。由于档案管理非常重要，为了提高档案管理的效率，有必要适应时代的发展趋势，改变传统的档案管理方法，采取有效措施加强档案管理，以确保事业单位的长远发展。在事业单位的档案管理过程中，有必要不断创新档案管理措施，妥善保存档案数据，充分利用现代计算机信息技术，缩短工作时间，避免浪费人力资源。提高事业单位档案管理效率实现卓越的档案管理效果，最大限度地提高事业单位档案管理效率。
        1.档案管理创新的重要性
        从许多事业单位员工的角度来看，档案管理只是组织与部门有关的业务文件，以便员工可以跟踪信息。传统的档案管理基本上是一个简单的信息处理和分类，但是简单的日常工作仍然与现代事业单位的发展并不一致。对于许多基层员工而言，档案管理需要重复的任务，即使在繁琐的搜索，排序和合并之后，也常常没有结果。这严重损害了员工的信心。创新的档案管理方法要求员工应用全面的新管理方法来更改档案管理的概念。当前，员工在执行档案管理任务时仍然盲目地遵循传统格式，尽管有新的形式出现，也无暇顾及。事业单位档案管理的创新可以让其充分吸纳人才，引进新鲜血液。
        2.事业单位办公室档案管理中存在的问题
        办公室档案管理是事业单位的关键环节，对促进事业单位的发展起着积极的作用。通过增强办公室档案管理，可以为业务主及企业领导提供重要的参考资料。它起着不可替代的作用，但目前仍然存在很多问题急需解决。
        2.1档案管理信息化建设滞后
        随着信息化的加速发展，事业单位在进行办公室管理时需要认识到信息技术对提高档案管理水平的重要性。尽管档案管理使用信息技术，但是传统的管理实践仍然占据主导地位，致使办公室档案管理效率不高，并且收集和排序文件的速度很慢，因此不能为决策提供关键保障。一些部门虽然已经对档案管理的信息化进行建设，但是通常更加形式化并且没有科学地实施。
        2.2信息化的档案管理有效性差
        信息技术在公共办公室档案管理中的应用带来了传统档案管理的重大变化。自信息技术应用以来，大多数基于纸张的数据文件已成为电子文件，这就为档案的收集，分类和管理提供了便利。但是，在信息化档案管理过程中，仍然存在一些影响信息化档案管理的问题，档案管理信息化的应用不足，一些电子文档管理任务更加形式化，信息化档案管理的效果实际上并没有得到充分发挥。
        2.3缺乏专业型人才
        能否有效地进行档案管理在很大程度上取决于员工的素质。根据相关数据调查，发现由于缺乏专业人才，缺乏档案管理专业知识和缺乏信息化水平，员工对档案管理的信息化技术掌握不足。

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因此，在执行档案管理时，事业单位需要意识到当前的问题，并且提高重视程度，不断创新档案管理模式。
        3.新形势下事业单位办公室档案管理创新
        3.1档案的信息化管理方式创新
        随着信息时代的到来，先进的信息技术已经有效地渗透到各个领域，为事业单位中的档案管理带来了新的发展机遇。在此基础上，事业单位应注意跟紧时代的发展脚步，创新地发展并建立使用信息技术的档案管理模型。档案管理信息化不仅可以解决传统档案管理效率低下的问题，而且更重要的是，可以降低事业单位发展必不可少的成本。具体的实现方式可以分为以下几个方面。首先，在档案管理过程中，为了从处理和收集信息的角度实现组织信息的目的，有必要集中精力将此工作与信息技术相集成。其次，建立信息化的目标还要求建立专门的服务柜台来负责当前相关任务的开发，以提高办公室档案管理的水平。最后，如果事业单位要实现上述目标，则应专注于创新的工作方法，可以在处理电子信息时使用电子软件对它们进行汇总和归纳，发挥信息技术在事业单位档案管理中的作用，以此来实现信息化建设的目标，提高事业单位中档案管理的整体水平。
        3.2健全档案管理制度
        在新形势下，需要充分了解档案管理在事业单位办公室中的重要性，重视档案管理以及改进和创新档案管理系统。在建立管理体系时，要注意科学合理性，充分结合事业单位办公室档案管理工作的实际情况，使管理制度的实行更加便捷而且实用，使档案管理制度可以最大程度地发挥作用，指导和规范办公室档案管理。此外，该制度的制定还要体现档案管理工作的奖罚分明，在实施该系统时，必须严格，公平和公正地遵守这些要求，并且对档案管理工作表现良好的人员给予一定的奖励。而对于工作出错的员工发，要根据情况的严重性，将给予适当的处罚，以增加档案管理人员的责任感。
        3.3档案管理人才的创新培养
        当前，大多数事业单位都在建设档案信息管理平台，但应用技术有待进一步发展，技术手段可以得到加强，以创新事业单位的档案管理工作。首先，有必要完善综合档案管理软件系统，提高系统专业性。它应包括完整的搜索功能，并根据业务需求和归档内容设计相应的模块，并加强业务系统之间的交互，实现平台扩展和集成。最重要的是保护档案管理系统的安全，并使其可靠地运行，维持一定级别的机密性以及良好地执行备份操作。其次是实现电子文件的过程管理，在管理电子文件时，需要确保数据的准确性和完整性，可以利用光盘备份技术、复制技术等来进行数字化管理，并可以应用微工具和微平台来构建电子查询网站。
        另一方面，要重视事业单位档案管理人员的专业素养和素质，坚持“走出去”和“引进来”，招募具有较强知识和能力的人才。通过加强对档案管理人员的培训，建立科学的教育体系，增强档案管理人员的工作能力和专业技术，建立健全档案管理的激励机制，以此来提升档案管理人员的工作能力和职业素养，使其积极投入到档案管理工作中，并予以其再教育的机会和平台，从而保障事业单位档案管理质量。
        结语
        随着网络信息技术的发展，各个组织的档案管理水平不断提高。为了提供更好的文件服务并提高档案管理的质量，有必要通过有效利用信息技术来改善档案管理。在事业单位档案管理中，应充分利用信息技术，扩大档案内容，提高档案管理人员素质，改进档案管理方法，提高档案信息利用率，结合大数据特点完善网络设施，通过全面的档案管理改革提高整体档案管理水平。
参考文献
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作者简介：陈玲（1989.09），女，汉族，广东吴川人，本科，技术员，从事办公室管理工作。