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探析档案信息化管理建设的提升方法与策略

发表时间：2021/3/26 来源：《中国科技信息》2021年3月作者：李威

[导读] 在科学技术水平飞速提升及信息化建设不断发展的背景下，加快档案信息化建设已成为未来较长一段时间的发展趋势。

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摘要：在科学技术水平飞速提升及信息化建设不断发展的背景下，加快档案信息化建设已成为未来较长一段时间的发展趋势。随着时代的发展，信息化技术应用范围也逐渐扩大，档案管理工作的开展需要结合信息化技术，通过信息化建设提升管理的水平，更为全面、高效的发挥档案管理的作用。本文对档案管理信息化建设的意义进行了阐述，提出了档案管理信息化建设的提升策略，希望给同行业工作者带来一定借鉴意义。
关键词：档案信息化管理；建设意义；提升方法；策略
        引言：进入新世纪，随着我国经济社会的不断发展，取得了前所未有的发展，档案的数量逐渐增多，进一步增加了档案管理工作人员的工作难度。受多种因素影响，在档案管理中，如果稍微不慎就会给公司和企业的发展造成很大影响，所以传统的档案管理已经不能很好地满足公司和企业发展需要。通过对公司和企业档案进行信息化管理，可以更好地满足公司和企业发展需要，更好地促进公司和企业的发展。在当前伴随着信息化建设的不断推进，通过借助信息化管理方式，通过借助智能化的工具来替代当前的人工操作，提高档案工作的服务质量。
        1.档案管理信息化建设的意义及优点
        1.1建设意义
        在企业之中，档案资料种类复杂，管理中存在着很多障碍，为了使档案的管理更加有效，单位设置了分类档案管理部门，分别负责不同种类的档案管理。一般档案管理中包括收集、分类以及保存等，通过档案资料的分类管理使档案的利用效率提升。但是在实际的管理中，部分企业的档案管理中缺少科学、完整的制度，管理效率比较低，存在着档案分类混乱甚至丢失的问题，这使档案管理工作难以发挥出实际的作用[1]。可以借助信息化数据库技术建立相应的平台，保证企业内部的档案信息能够完整的保存起来，在利用的时候能够发挥出更大、更多的作用，为档案管理工作的高效运行进行支持，这样可以使企业的档案管理工作全面提升，同时能够提高档案信息的利用率，为单位其他工作的开展提供更多的依据。通过档案管理信息化建设能够为企业的整体发展带来支持，使公司企业有更好的发展前景。
        1.2建设优点
       （1）有利于永久保存档案信息。传统实体档案容易受到外界各种因素的影响，不易保存。如环境阴湿会损坏档案，遇到火灾等会大面积丢失，并且公司和企业档案不论是对企业自身还是当地经济、政治的发展都有着很重要的影响，一旦丢失或被损坏而没有档案备份将会造成难以想象的后果。公司和企业档案信息化管理能够通过云端技术对档案进行永久存储。
       （2）有利于更便捷地查找档案信息。企业档案包含的信息非常多，对档案进行整理需要消耗大量的时间和精力并且容易混淆。档案信息化管理能够将实体档案进行压缩并自动存入档案库进行编号，工作人员只需要输入对应号码或单位名称等关键信息就能在短时间内准确查找出来，大大提升了公司和企业档案管理方面的工作效率。
        2.当前在档案管理信息化中存在的问题
        2.1支撑体系不完善
        在整个信息化建设的工程中，离不开支撑体系的支持，到目前为止，企业信息化建设缺乏科学合理的设计规划，导致整个体系出现覆盖面小，体系不清等诸多问题。这进一步损伤了制度的约束力和吸引力，对档案管理信息化的建设产生严重的损害。在档案管理的整个建设过程中。由于配套制度不够完善，现场施工人员缺乏积极性和自觉性。同时，管理者在履行自身职责和义务的过程中很难找到相应的依据，降低了信息化建设战略的可执行性。此外，配套系统监管的缺失也会导致人为错误操作和非法操作难以控制，削弱信息化建设决策和实施的准确性。
        2.2缺乏完善的配套设施
        信息化建设需要配套设备作为硬件支持，配套设备的完善程度直接影响着信息化建设的进程，但是到目前为止，相关部门对于单位内信息化建设缺乏足够的投入，导致相关的硬件设施尚未完善，对档案管理信息技术的发展产生了严重的阻碍。

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同时在一部分设备的应用过程中，相关部门缺乏对设备的检修，导致设备的工作状态较差，这一定程度上缩短了设备的使用时间，一部分硬件出现了损坏和闲置的问题，导致硬件设备无法正常应用，上述问题如果得不到及时有效的解决，给企业的档案管理信息化产生了新的问题。
        2.3信息安全难以保障
        由于信息技术的飞速发展和缺乏规范化的管理体系，即使档案管理技术不断更新，也难以弥补。这个制度还存在很大的漏洞。公共机构的内部档案中涉及许多私人信息和机密信息。如果信息管理系统存在安全问题，很容易引用大量重要信息被窃取，造成严重的信息安全事件。
        3.档案管理信息化建设的提升策略
        3.1重视企业档案管理信息化安全管理
        在信息化技术的快速发展下，信息资源系统的安全问题也逐渐出现，在公司和企业之中档案管理信息化建设工作中，管理人员需要加强自身的安全意识，提升安全管理水平。首先，在网络技术的应用下，信息也呈现出了公开、透明化特点，一些人利用网络的特点窃取单位内部的信息，导致信息安全问题产生。大部分档案都是公司内部的机密文件，当发生了泄露时，会影响单位以及国家的信息安全，因此档案管理人员需要重视对档案信息的加密处理，提升信息的保护力度，为档案信息的安全提供有效的支持。信息管理人员还应考虑到网络的特点，对网络信息进行管控的同时，技术人员应建立防火墙，为单位的系统提供保护，避免安全问题产生，使档案信息管理更加的安全；档案管理人员应对已形成的完善的档案相关信息数据资料实施另行备份或异地备份。此外，企业需要根据国家的规定开展工作，在单位内配置档案柜等安全设施，加强档案管理的安全性，使单位的档案保护能力提升。
        3.2完善当前的基础设施
        为缓解设备配置问题，为企业档案信息化建设打下坚实基础，政府部门需要加大硬件投入，完善配套维护措施，确保各种先进信息技术在档案管理中的顺利应用。在设备配置方面，政府部门应规划信息技术引进计划，根据信息技术规律合理配置各机构的硬件设备。同时，在安排采购工作时，要选择信誉好、规模大、资质齐全的设备供应商，从源头上保证设备质量。
        3.3提升企业工作人员的素质水平
        当前我国的档案管理信息化建设还处在人工操作和计算机处理相结合的阶段。电子档案的录入、归类等事项还需要工作人员的参与。可见，企业内部的工作人员依旧承担了许多重要的任务。这就要求相关的档案管理人员不仅要熟练掌握档案管理的知识和技术，还要能够熟练使用计算机和其他单位内的电子信息设备。在采用传统的信息管理模式基础上，不因循守旧、不固步自封，利用计算机等电子设备将录入信息、整理信息等工作环节进行电子化管理。提高档案管理工作的效率，避免数据管理错误等问题的发生。因此，在改善管理工作的同时，为满足当前的需求，应重视人员的素质能力，提升工作人员队伍水平，使公司企业的档案管理信息化建设工作顺利开展。
        结语
        随着信息化科学技术的飞速发展，企业档案管理信息化建设已成为必然趋势。时代的发展对档案管理工作提出了更高的要求，档案管理要以更加合理科学的信息存储方式，为档案查阅者提供更大的便利。企业档案管理信息化建设不可能一蹴而就，需要档案管理人员久久为功，不断加深对计算机信息录入和存储操作的掌握程度，不断更新、优化管理理念和手段，推动公司和企业档案管理信息化迈步新的发展阶段。
参考文献
[1]刘金英. 浅析事业单位档案信息化管理建设的策略与方法[J]. 文化产业, 2020, 000(007):P.117-118.
[2]陈皓. 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J]. 中外企业家, 2020(3).
[3]吕玉英. 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J]. 卷宗, 2020, 010(004):142.
[4]崔永亮. 档案信息化建设与档案管理的优化策略[J]. 卷宗, 2019, 9(007):19.
作者简介：李威（1985.06），男，纳西族，云南丽江人，本科学历，职称：助理馆员，从事档案管理、行政管理、档案信息化工作。