戴慧慧
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摘要：众所周知，在办公室工作中，文秘人员发挥着重要作用。作为一个合格的秘书，要做的是在会议上准确记录领导的任务和要求，并整理下发到各个部门。同时，文秘人员能否做到规范撰写公文和材料是判断工作是否合格的标准。因此，办公室文秘工作不仅仅需要优秀的文字表达能力，更需要沟通协调能力，从而更好地进行信息的传达。
关键词：秘书；信息技能；提升途径
引言
信息管理是秘书工作的基本组成部分，也是秘书职位的重要职责。随着信息社会的到来，信息管理在组织日常经营和管理决策中的作用日益凸显。在现代管理思路和框架下，秘书职位处于信息获取、处理和传达的关键节点，秘书信息管理职责的重要性日渐突出。信息管理技术化的发展趋势对秘书的信息技能提出了更高的要求。
1办公室文秘工作的职责
新形势下，办公室文秘工作的主要职责是：组织会议并记录会议内容、上传下达、负责协调沟通、规范撰写公文与材料，协助领导的工作、负责处理企业的日常活动。办公室文秘工作的职责要求文秘人员具有综合素质，要求其具有成熟优秀的文字表达能力、高效的理解沟通能力、与时俱进的思考能力以及随机应变能力。同时，从企业文秘人员的职责中可以看出，对文秘人员的招聘要求越来越高。因此，文秘文员应结合当下新形势，不断提高自身综合素质，养成良好的职业道德。
2秘书信息管理工作的现状
2.1秘书的信息管理职责不明确
在传统管理思路下，秘书职位的助理属性通常被强化，而信息管理职责往往被忽略。许多从业者虽然担着秘书的名，但工作的重心往往集中于行政接待、事务安排和日常文件处理等，其职责更倾向于行政助理或文员，日常工作被繁杂的事务性工作所占据，其信息管理职能被无限弱化。秘书从信息管理工作的关键节点转而成为可有可无的环节，由于组织的信息管理环节结构缺失，经常导致信息管理混乱且效率低下。
2.2秘书的信息技能普遍较低
一直以来，秘书岗位的信息职责普遍得不到重视，其信息管理能力很难得到锻炼和提升。部分秘书从业者较少能够接触到信息管理工作，甚至从未了解过信息管理工作的内容、流程和要求，因而，基本上也没有主动提升自身信息技能的意识和行动。同时，组织对秘书从业者的职业发展缺乏清晰规划，很少进行系统化的培训和提升。对许多组织而言，秘书工作就是个万金油式的存在，处处离不开，又处处不受重视，更加不会专门对其信息技能进行培养，结果导致秘书的信息技能越来越差，秘书岗位也进一步远离信息管理工作。
3企业文秘工作人员的能力提升
3.1强化文秘工作的效率是保障企业工作
任务稳定开展、顺利完成的前提。在开展实际工作过程中，提升文秘工作效率，需要文秘工作人员从以下四方面提升工作能力。充分发挥助手作用，为工作的开展做好服务保障。文秘人员需要通过自身的能力对各个部门之间的工作进行统筹和协调，及时传达企业领导的指示。在工作期间严格要求自己，为自己制定工作标准并严格落实。主动地参与到企业政务和事务当中，第一时间向领导汇报工作，继而实现上情下达的目的。要主动对上级以及部门间的关系进行有效协调，第一时间发现工作中存在的问题，并且对相关工作方案进行更改。
3.2明确职责，培养信息管理的意识
根据组织岗位设置的通常思路，秘书岗位区别于行政或文员等岗位的最主要差别是其辅助决策的职能，秘书要能够通过有效的信息管理为组织正确决策，减少失误，发挥基础性的参谋作用。因而，秘书要形成信息管理的思路和意识，主动为领导决策提供高质量、高层次、高价值的信息。组织也需要为秘书的信息管理创造空间，理清信息管理的系统架构，授予秘书岗位与职责相适应的权限，从程序和实质上为秘书发挥信息技能提供保障，充分发挥秘书信息管理的技能和潜力。
3.3严格履行督办职能，做好各项工作的
详细记录。要严格落实重要的工作，并对各个环节进行检查监督。对于企业信息传达、经营服务流程、员工管理及考核等容易出现缺漏的工作环节，利用电话等方式在第一时间提醒负责人，并协调企业各方资源协助负责人推进该项工作，继而保障工作的顺利进行。做好各项工作的详细记录，以便工作完成后进行复盘总结。
3.4训练技能，提升信息管理的效率
秘书的信息技能涉及信息感知、获取、处理和运用的整个过程，必须通过系统化的教育和训练才能促进其能力全面提升。秘书是实践性很强的工作岗位，要有“干中学，学中干”的意识，以实际工作场景为培养环境，制定明确的培养目标，既注重全面素质提升，又关注重点能力培养，使其在信息管理过程中兼具敏锐又沉稳的性格特质和细致且灵活的处事技巧，开展信息工作时做到及时准确、全面客观、精准投送，从根本上提升信息管理的效率。
3.5善于钻研，找到工作规律
一个优秀的文秘人员，要做的不仅仅是努力工作，更要学会在繁杂琐碎的工作中找到规律。同样的工作任务，有的人需要一天才能完成，而有的人只需要两三个小时就可以做到。这时你要思考为什么我的工作效率比别人低？而不仅仅是闷头苦干，当领导询问时觉得自己也完成了任务并且工作努力，殊不知这只是自我满足，工作效率极低造成的。虽然办公室工作大多是烦琐的，但也要讲究方式方法，从复杂的小事中找到共有的规律，这样不仅仅可以节省时间，降低工作强度和难度，更能提高工作效率，更好地帮助领导完成工作。
3.6注重运用，强化信息管理的效果
信息管理的目标是服务于组织决策，为组织决策提供参考，信息的质量直接影响决策的效果。在高效获取和处理信息的前提下，信息的恰当运用显得尤为重要。在具体实践中，信息的选题和内容要直接针对决策需求，一方面，必须时刻关注决策活动的动向及进程，使信息思维具有及时性和前瞻性，要紧扣决策前、决策中、决策后等不同阶段的信息需求，将准确的信息及时推送给决策者。另一方面，要明确信息的接受对象，做到立足本级、服务上级、面向下级，即向上级报送信息，应突出特殊性，旨在求政策；向本级报送信息，应突出针对性，旨在献计策；向下级下发信息，应突出指导性，旨在交对策。准确把握信息运用的目标、阶段和对象是秘书信息管理工作的重点和难点。
3.7不断学习，提高综合能力
无论是新入职的文秘人员，还是有一定的工作经验的文秘，都要不断学习来提高自身能力，与时俱进，了解新形势下对于办公室文秘人员新的要求，更好地服务公司。作为文秘人员要充分了解公司的产业链，明确公司的发展前景，只有这样，才能在领导需要的时候提供值得参考的意见。其次，要努力学习科学文化知识，不断提高文字能力，毕竟文秘人员是需要撰写会议记录和公文材料的。
结束语
秘书的信息管理职能是其能够参与辅助决策的关键和主要途径，越来越多的组织也逐渐意识到信息管理对组织决策的重要影响。秘书的信息管理技能包括信息的感知、获取、处理和运用能力，贯穿于整个信息管理的全过程。信息技术发展为提升秘书的信息技能拓展了新思路，开辟了新空间。切实提升秘书的信息技能要从明确职责、培养意识开始，通过训练技能和注重运用来提升信息管理的效率和效果，并在高效信息网络的保障下，结合工作实践，按照规划逐步实现。
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