次仁江措
国网西藏经济技术研究院 西藏拉萨市 850000
摘要：随着科学技术的发展，使我国企业在档案管理工作中逐渐实现了数字化转变。可以说，档案数字化管理已经成为各行各业发展的必然趋势。通过现代化信息技术的应用，能够使企业的管理水平得到大幅提升，特别是在档案管理方面，更是实现了数字化服务与发展，从而为档案资源的高效化利用打下了坚实的基础。鉴于此，本文对档案数字化管理工作进行相应的探讨与分析。
关键词：档案；数字化；管理
1、数字化档案管理的特点
数字化档案的管理思路已远远超出了传统档案的管理思路，其管理范围已扩展到电子文件的形成之初，电子信息的网络化归档、数字档案的存储、鉴定、开放、编研、利用甚至是删除（即档案的销毁）等电子信息整个生命周期的全过程。其管理手段将是把严格的人工管理制度与现代化的信息技术有效地结合起来，形成联系造成的、具有即时校验、随时纠错和及时反馈的网络化高效工作模式。数字化档案的存储介质也不再局限于纸、缩微、磁带等，而是更多地采用数字化存储手段，如光盘、磁盘、网络化存储设备，并根据需要将模拟与数字的存储方式合理地结合起来，保证档案信息的原始性、凭证性、有效性和完整性。数字化档案的利用也不再拘泥于“到档案馆查阅档案”的机械模式，网络化档案目录及全文资料的检索方式将成为利用者足不出户地全面认识档案、了解档案和利用档案的基本方式。
数字化档案的管理是对传统档案管理理论的发展、完善和扩充。数字化档案的管理可采用“目录全文一体化管理”方式。“目录全文一体化管理”是将数字化档案分门别类，整理成方便检索的目录信息，并通过电子原文关联挂接、存取访问的现代技术手段，实现数字化档案目录信息与档案内容信息的一体化管理。这种方案的提出是一个逆向思维的形成过程，即立足于档案利用者的需求，结合档案管理者的工作需要，对数字化档案的形成者提出合理要求，将“目录全文一体化管理”思想贯穿与数字化档案形成的全过程。
档案工作者要充分利用现代化的管理手段，通过网络开展档案的指导、鉴定、归档与管理工作，将工作重点投入到分析档案利用者的需求、档案资源的挖掘与编研、提前介入电子信息的形成过程中，将工作模式由“被动接受”转为“主动挑选”，将真正有价值的电子信息转化为社会需要的档案资源。数字化档案的管理不同于传统载体档案的管理，但在实际当中档案馆仍有实体备份。通常以档案实体为对象，按照其形成特点和历史联系，逐级分为多种类别。包括三级分类层次：国家档案全宗的分类。是对国家全部档案进行最高层次的分类，一般是按照档案的历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性以及档案制成材料属性进行划分。此种分类是各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。
2、档案数字化管理要点
档案是人类社会各项实践活动中最为真实的记录，也是社会中最为宝贵的经验和财富，对于人类社会发展而言，其中智能化与数字化管理是最为关键的环节，也是现代化社会发展中的核心工作环节。档案作为社会各行业发展的核心领域，其作为一项基础性工作流程，是档案事业走向现代化的核心内容和工作模式。在目前工作中，对于计算机技术的应用已成为档案事业发展的主要基础，是党建工作实现历史与未来有机链接的重大举措。
2.1档案管理人员的办公条件应与各机关办公自动化同步发展
数字化档案管理来自于计算机，离开计算机则数字化档案管理也无法实现。
可以这么说，离开了计算机设备和计算机软件，那么电子文件必然无法生成，其文档的传递、识别和相关数据的应用都无法达成相关的工作要求。如果各机关办公自动化发展快，档案管理设施滞后，将必然造成一定数量电子档案的无法收集和丢失，带来难以弥补的损失与历史缺憾。配备功能齐全的机读设备，设立规范的柜架装具，创造良好的保存环境，是电子档案顺利开展的前提，否则是“巧媳妇难做无米之炊”，无法开展这一重要工作。因此，档案管理人员的办公条件必须而且一定要与各机关办公自动化同步发展，这是开展和搞好数字化档案工作的必备条件。
2.2加强数字化档案管理，完善工作制度
数字化信息材料兴盛为人们的生活和学习提供了更多乐趣和便利，但也引起了一些传统人士的忧虑。有人认为，随着数字化阅读的兴盛，用不了很长时间，传统的纸质读物将逐渐被人们舍弃，这将破坏只有通过纸质阅读才能感受到的文化韵味。但数字化材料不利于传统的档案管理，档案材料更改能做到不留任何痕迹，文字、声像等多种媒体信息均可单独或相互搭配组合构成新的内容，同一份电子文件的信息可存在不同的载体上，其组成和结构要比纸质文件复杂得多，这对维护档案的原始记录性提出了新的要求。引用电子档案加密、签署、防漏写入、消息认证、身份验证、防火墙等高科技术，开展档案防伪研究，建立必要的工作机制，依法维护档案的原始真实性和凭证作用。二要加大对数字化档案的监督指导力度，督促制定配套的管理措施，制定电子文件归档范围和归档要求等规范文件，将其纳入机关文件归档材料的重要内容。传统档案与数字化档案的管理既要相对统一，又要区别对待。数字档案与纸质档案本来是不同门类的专业档案，现代信息技术已将它们从载体的记载形式、保管的特殊条件等方面融为一体。档案的范畴不再是单一的纸质体材料，而有一部分已被新型媒体的电子版本所代替，在很长一段历史时期内已为绝大多数人所习惯和接受的传统纸质载体档案仍将同数字化读物共生共存，这就使档案工作的内容包含了传统载体档案与数字化档案，二者合二为一。至于管理中仍然存在的一些技术性问题，我们相信，人类创造了数字化媒体记录与浏览方式，在今后一定时期内会有足够的智慧去保存和利用它，当前我们在现有的条件下做好目前的工作，有待科学技术的发展，一定会有更科学的管理手段。
2.3发掘档案信息资源，采取多种形式开展数字化档案利用工作
俗话说：“以人为鉴，可以知得失；以史为鉴，可以知兴亡”。随着人们生活水平的提高，人民群众对文化生活的需求越来越高，加强文化建设，使人们能够更多、更丰富的文化生活是档案部门落实科学发展观的要求。数字化档案材料是人们关注和乐于接受的新型媒质，档案工作部门应掌握社会对档案信息的需求情况，结合党和政府中心工作，运用馆（室）藏档案资料，通过网络、电视、报刊等媒体，举办数字化档案展览、制作专题片、编写图文资料等形式的宣传活动，通过轻点鼠标便可人们走进档案工作，让人们了解历史，谋划未来，从而引起社会广泛关注，提高全民档案意识。利用数字化档案成果可多份复制拷贝特点，将领导和各个部门工作中所需要的资料复制送往，充分发挥档案服务社会建设的作用，以实际工作扩大社会影响，拓宽服务范围，自然也会起到提高档案部门自身地位的作用。
结语：总而言之，信息时代的发展，使档案数字化成为一个全新的事物，这也使档案数字化在发展中势必会历经波折，在应用实践中会遇到许许多多的问题。面对这些问题，需要从发展角度来进行看待，不断将更加先进的知识与技术融入实践当中，这样才能更好地推动我国档案事业稳步发展。
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