邹贞
上海诺港科学集团有限公司
摘要
建筑工程资料归档管理工作是各参建单位做好项目建设管理工作的基础。齐全、完整、有效的建筑工程资料可以为以后的建筑工程问题分析提供参考、借鉴，且对工程质量的提高有一定的积极促进作用。本文基于此，通过对目前建筑工程资料管理现状进行分析，希望可以改善建筑工程资料的管理现状，通过项目管理人员的重视以及档案工作人员积极参与到项目建设业务过程中，保证建筑工程资料的齐全、完整、有效。
关键词：建筑工程；档案；管理
1 引言
项目建设过程中，工程资料的管理工作一定不是独立的，它需要各个参建单位、参与人员的紧密配合，只有所有相关人员遵守管理制度、实事求是，结合科学先进的管理工作办法，系统全面的了解项目进展过程，才能将工程的真实施工情况反映出来。如何保证工程资料的齐全、完整、有效，使其在项目建设过程中发挥积极作用，更好地为建筑事业服务是档案工作者一直要持续探讨的。下文就我国当前建筑工程资料在管理中的问题进行分析，并提出改进意见。
2 当前建筑工程档案资料管理工作存在的问题
2.1 建筑工程档案资料管理质量低下
现阶段较多的企业注重工程档案数量的收集，资料员往往是闭门造车，以达到应付上级检查的目的，而忽视资料的真实性。在工程档案的管理过程中还存在着在资料保管丢失的问题，有些非常重要的文件在形成过程中存在特别严重的随意性，为应付检查及交差随意编造，从而导致形成的工程档案根本不具备真实性，使得工程档案的真实性及有效性受到严重影响，这样随意编造形成的档案后期可利用的效果也大大降低。
2.2 建筑工程档案管理制度执行监督欠缺、管理工作不重视
由于参建单位的不重视，档案管理意识薄弱，其管理人员认为，工程档案管理工作是可有可无的，不仅不能为企业创造更多的经济效益，反而会浪费各种人力、物力资源，所以很多关于工程资料管理的制度基本只是形式化，并未落到实处。
2.3 档案管理工作介入晚，导致资料残缺不全
工程资料是随着项目的进展逐渐积累形成的，环环相扣，项目前期的很多文件如立项、审批、筹建、各种协议等，都应作为项目建设的凭证和依据。一个基建项目从立项、设计、施工、竣工，周期很长，参建单位多，情况复杂，使工程文件材料收集及归档带来一定困难，特别是前期阶段，由于办公条件未完善、人员未到位、事情多又急、工作过程中形成的文件材料未能及时收集，等工程竣工验收后，应归档的文件残缺不全，缺这缺那，结果要么是编造或者补写，将严重影响工程资料的真实、齐全、有效。
2.4电子档案的收集、管理困难
随着计算机技术的普及与推广，对传统档案的管理模式及信息载体造成了重大冲击，纸质形式的档案越来越少，取而代之的是电子文件形式的电子档案。关于电子档案的收集和整理，是摆在当今档案工作者面前复杂而又艰巨的任务，也是能否保证档案齐全完整的关键所在。
3 优化建筑工程档案管理的对策研究
3.1规范档案资料的管理职责，加强资料员对工程进展的了解
首先，各参建单位各级领导应重视建筑工程资料管理工作，将工程资料管理计划纳入日常议事日程中，确保工程资料有专人负责。随着工程项目的逐步进展，工程档案逐日积累，如此才能确保档案的完整性。
在建筑工程的实际施工中，务必确立工程档案管理负责人，并应成立由各参建单位，如监理单位、建设单位、代建管理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程资料管理工作进行全面的统筹规划，建立健全工程档案管理制度并落到实处，还应保证建立的档案管理制度是涵盖建筑工程全过程，并应根据项目实际情况及时进行修订。确保建筑工程资料的质量不仅要建立管理制度，还必须完善工程建设中各环节的资料编制、收集、归档立卷工作。
资料员应积极参加项目有关的各方面的会议，如进度、安全、质量、协调管理方面的，努力加强、扩宽自身的工程业务知识，并经常深入施工现场，了解项目进展，及时准确地掌握工程管理的全面信息，便于项目资料的及时主动跟踪、收集、整理和核对。要求资料员应该具有对建筑工程基本程序的了解，清楚知道工程的各个进展阶段应该形成哪些必须有的资料，并主动跟踪经办人将相关资料进行归档，及时查缺补漏。
3.2优化档案管理制度，建立完整工程档案管理网络
建立完整的档案管理网络，对建筑工程资料管理工作具有积极的意义。在项目建设中，档案管理人员少，需承担所有档案的整理归档，查阅利用等工作，如需全过程参与工程资料的收集、整理是挺困难的，且工程档案专业性很强，档案人员不可能熟悉各专业的技术状况、工艺标准、施工进程。要想保证档案质量，必须由熟悉档案业务并参与项目实际操作过程的技术人员去把控，对档案进行收集、整理、监督，这样既可以保证资料的时效性，又可以及时发现问题，及时纠正。同时，建设、监理、施工等所有参建单位均应建立以项目负责人、资料员为主的工程资料管理网络，从项目负责人到资料员都有明确的分工。
3.3档案管理工作提前介入，确保工程档案的质量
要确保工程档案资料的完整性，档案管理工作务必在项目前期阶段介入。档案工作者应在项目前期根据项目实际情况编制有针对性的档案管理制度、管理实施细则以及归档范围及保管期限等管理制度，这些制度应详细列举项目各阶段产生文件材料的范围、名称，指定责任部门、责任人以及对档案的编制内容、文件排列、格式、载体都作出具体规定，使各责任部门有章可循。文件规格统一、手续完备，将为搞好工程档案奠定良好的基础。
3.3 完善电子档案管理制度，坚持电子、纸质档案保管“并存”
首先应建立健全电子文件的收集、整理和归档制度，原有关于纸质档案的各项管理制度对电子档案的管理有同样的作用。但由于电子文件的存在方式和文件载体发生了根本的变化，原有的制度在内容上可能不能全部覆盖所有电子档案，如电子档案的利用借阅、保管条件等，因此电子档案的形成部门和档案工作人员应从明确各自责任和任务，对原有制度进一步修改和完善，根据电 子档案的特点制定便于操作的、科学的各项管理制度。如电子文件的催办、收集、移交和归档制度等。
其次加大宣传力度，提高人们关于电子档案的存档意识。档案工作者应加大关于电子档案工作的宣传，通过举行学习班、借助办公网络等宣传渠道进行宣传；还可在办公网上开发电子档案借阅系统，利用办公网络传递信息速度快的优势，对电子文件根据档案分类实施细则在网上进行分门别类，根据不同的利用者的实际需求，快速、准确地随时通过办公网提供电子档案满足人们的需要。这样可提高人们的电子档案意识，提高电子档案收集力度，进而为电子档案的管理打下坚实的基础。
最后应坚持电子档案、纸质档案保管的“并存”制度，电子档案的出现是档案工作发展的突出体现，也是原始纸质档案被替代的必然趋势。由于电子文件自身的特殊性，加上计算机网络的局限性，如网络病毒攻击、数据库饱和等，势必对电子文件的存档造成一定的影响，从而影响到电子档案的安全。因此，在工作中必须坚持纸质档案与电子档案并行保管的办法，以达到双保险的目的。
结论
建筑行业在我国的高速发展，为建筑企业内部的管理方式带来了挑战，建筑工程资料齐全、完整、有效是建筑行业未来发展的重要保证。因此，建筑工程各参建单位要对工程档案资料的管理高度重视，各档案工作者应不断加强自身的专业能力，确保工程档案的齐全、完整、有效。
参考文献
[1]付红艳. 浅谈建筑工程档案电子信息化的管理[J]. 黑龙江史志，2015，07：145-146.
[2]付红艳. 浅谈建筑工程档案资料有效管理措施[J]. 黑龙江史志，2015，09：126.