高旭文
五矿矿业（安徽）开发有限公司 安徽省 合肥市 230011
摘要：人事档案是体现人才价值的佐证，社会经济发展、科技创新驱动都要依靠人才，人事档案是企业进行人才管理的一项重要措施。人事档案管理是企业人力资源部门一项重要的、严谨的管理工作，与人力资源建设的铆合具有不可分割的关系。所以加强和做好人事档案管理工作，对于加强企业人才队伍建设，持续推动企业健康发展具有重要意义。本文对ERP系统的企业人事档案信息化管理进行分析，以供参考。
关键词：ERP系统；人事档案；信息化管理
引言
中共中央办公厅发布的《干部人事档案工作条例》中明确增加了档案信息化建设与信息资源规划、开发和管理要求，要提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。值得思考的是，以应用为导向，构建安全、便捷、共享、高效的人事数字化档案网络，实现业务开展与档案管理的“双赢”，逐步建设适应发展的人事档案信息化系统，不断提高企业人事档案工作水平。
1人事档案在企业管理中的作用
1.1战略统筹作用
在企业人力资源管理中，您可以通过分析员工配置文件来确定员工的优缺点，并合并在企业中雇佣员工的资源数据库。这样就可以使人事战略与企业发展战略相协调，制定科学、有针对性的人力资源规划。同时，不断优化企业人力资源的开发和管理，最大限度地提高企业各部门人力资源管理的有效性，提高人力资源管理的有效性。这是在企业总体规划、市场动态、趋同以及人力资源开发和管理不断发展的基础上进行的。
1.2按功能分类的证书
人力资源概况是一个记录系统，企业管理人员可据此评估其专业资格、专业资格、资格和奖励，这些都是员工晋升的重要证据。同时，人事简介是员工参与党政、工作文件、福利待遇、退休、养老金、财产等重要事项的重要证明。因此，人力资源概况为企业和个人解决人事纠纷和维护其权利提供了重要的法律依据。
1.3人力资源概况的特点强调了其重要性。
人力资源文件与其他文件类型一样客观、历史且不可替换。个人档案的价值由档案资讯及其构成档案价值关系的属性、档案使用主体及其需求，以及档案使用主体的三个实际方面决定。人力资源概况的价值来自人力资源管理和档案机构开展的各种社会实践活动，是一个具体的历史进程。a)人力资源概况本身是一个历史现象，具有其自身的历史进程和客观规则，必须具有历史意义；同时，人力资源概况的历史价值扩大了其不可译性，强调了人力资源概况的质量和真实性，创造了证据价值。
2人事档案的特性
2.1真实性
人员配置文件遵循员工工作的动态变化，是合理使用员工、正确解决工作纠纷、分配科学报酬等的重要基础。人员配置文件是为在实践中工作而设计的。只有真正的内容真实性和完整的文件，您才能为企业的人力资源管理提供全面的数据效率。真实性是个人文件真实性的基础和前提。
2.2保密性
个人信息包括个人价格、数据丢失、家庭情况等。这允许您从页面中播放重要、重要和敏感的内容。个人档案受到当事人和国家的保护，相关方法明确禁止向本人和其他人披露和自我维护个人资料。公司管理明确定义的个人信息，即员工共享档案和主要行业个人档案的独立归档对于任何人都不可访问。
3电子人事档案的优缺点
优点：一是电子档案依托纸质档案而存在，它是衍生物，是干部人事档案的另一种形式，是通过人工对员工信息收集、填报、录入，形成员工电子档案信息。
电子档案的显著优势在于可省去大量人工查阅资料的时间，实现个人档案信息查询快捷、方便。二是电子档案具有共享性，只要下载下个人的档案材料，可以被复制转发，被多人共享使用。再者，在系统上查找个人信息，不会对纸质档案造成破坏，从而能使纸质档案可以更长时间保存。三是有新产生的人事数据可以及时更新,耗时少。缺点：电子档案安全系数不高，干部人事档案属于机密文件，不可随便翻阅，涉及员工个人隐私，但被制作成电子档案后，如果把关不严，可造成数据流失，造成员工个人信息泄露。
4人事档案信息化建设策略
4.1建立规范的管理机制
用严格的制度去约束管理，例如，制定《人事档案信息化管理人员岗位职责》《人事档案信息化场地管理办法》《人事档案出入库交接办法》《人事档案信息化保密协议》《人事档案信息化应急预案》《外包人员保密承诺书》等适应信息化建设的相关管理制度。
4.2提高档案管理人员的信息化意识
档案信息化要求档案管理人员熟悉电子文档的全程规范管理和电子文件的状态特征，掌握网络安全防护和计算机系统知识。要选派政治素质好、专业能力强、作风正派的党员干部从事人事档案工作，加强档案信息化管理人员业务知识培训，包括计算机、网络、信息工程等方面知识，提高信息化工作技能。档案管理人员要及时了解现代科技发展在人事档案工作中的应用，将档案管理工作和信息技术有效结合，使人事档案管理工作更加高效。
5依托ERP系统的人事档案信息化管理
为确保员工档案基本信息真实、准确，在系统上线前后人事档案管理人员对员工人事档案进行全面审核，核对了人事档案中员工所有需要录入系统的信息，如出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、奖惩情况、家庭主要成员及重要社会关系等信息，检查ERP个人填写的人事数据与档案信息是否保持一致，所有数据以个人纸质档案中的数据为准，如数据有填写不一致的地方，则以档案信息为准，保证电子档案与纸质档案保持一致，此项工作由员工个人、档案专员、人事系统管理专员三重填报审核，确保电子人事档案数据的准确性。ERP人事档案系统最大的优势在于能够准确、快速实现报表统计分析及输出个人信息。报表统计是人力资源管理的日常工作，需要报送单位领导、相关业务部门、集团人事管理部门以及国资委，因此它也是最为重要、最费时间、最灵活多变的一项工作，此系统可根据用户实际需要，设计开发出各种人事报表。其次，该系统还建立员工简历平台，公司可根据自身需求量身定做简历模板，如人事部门常用的员工简历表或者干部履历表，模板建立好后，人事专员可迅速导出员工简历表及干部履历表之类的员工信息。以上功能切实解决了人力资源日常管理需要，实现人力资源管理流程的“自动化”“流水化”“集约化”。
结束语
总的来说，人事档案信息化建设利大于弊，应及时跟进中央对干部人事档案管理的要求，顺应人事档案信息化的大趋势。面对档案信息化存在的问题，应积极思考如何采取措施去解决，而不是回避。要坚决打赢人事档案信息化建设“持久战”，充分利用好档案信息与其他资源的整合，让档案各项功能与干部数据库实时联动，实现档案信息利用最大化。
参考文献
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