李淑霞
山东省滨州市沾化区泊头镇人民政府 山东省 256800
摘要：信息化时代下，通过推动基层单位档案管理信息化建设，不仅能够为基层单位档案管理提供便利和新思路，还能够加强档案管理效率，充分发挥档案作用价值。因此需要基层单位提高对档案管理信息化建设的重视程度，解决其中存在的问题，并采取针对性对策，提高档案管理信息化水平。
关键词：基层单位；档案管理；信息化建设；应对策略
档案是传达信息的重要媒介，在单位组织结构中具有十分重要的影响。从当前发展现状来看，基层单位的档案管理工作成为衡量基层单位工作效率和实际运转效果的重要指标。为此，基层单位在实际发展中要重视档案管理工作的信息化建设，切实提升基层单位的档案管理能力和管理水平，从而实现基层单位的未来可持续发展。
1提升基层单位档案管理信息化建设的意义
1.1实现信息化检索
在信息化时代，提升信息检索的能力，不仅能够有效提升基层单位的实际工作能力和工作效果，还能从根本上提升基层单位的档案管理质量。从传统形式来看，档案管理工作中的数据信息检索过程存在一定的效率问题，因此结合现代信息化的管理方式能够最大化提升档案检索的效率和工作能力。从整体性的角度分析来看，信息化档案管理更多的是在数字化管理的模式下，结合电力设备和媒体来开展数据检索基本工作，方便工作人员结合自身需求查找相应的数据信息。另外，可以快速查找出全部符合条件的信息，依靠现代计算机系统，计算数据信息的检索速度，能以最快的速度为使用者提供相关数据信息，从而提高数据的使用效率。
1.2优化档案存储环境
就我国当前基层单位的档案管理工作来说，档案管理的主要对象仍然是纸质资料档案，在资料存储过程和实际档案管理工作中仍然存在一定的难度。但随着时代的逐渐发展，信息化建设理念的出现对基层单位的改革和创新提出了更高的要求，电子档案信息的录入能够有效节省工作人员的工作时间，减少工作量，最大化提升工作能力和工作效率。信息化档案资料的管理模式改善了传统工作中对纸质资料的依赖性，减少了外界环境因素对纸质材料的现实影响，扩展了存储的空间，节省了纸质资料的存储成本。
2基层单位档案管理信息化建设应对策略
2.1提高基层单位对档案管理信息化建设的重视程度
基层单位通过加强档案管理信息化建设，一方面能够降低档案存储管理的成本，保障档案信息资料存储的长久性与安全性。另一方面，还能够提高档案管理的效率，使得档案质量更便于检索查询，提升档案质量的利效率，充分发挥档案资料的作用价值，为基层单位发展决策提供更好的信息支撑。基于此，需要基层单位相关管理人员充分认识到上述档案资料所具备的作用价值，积极转变思想，树立信息化意识。积极利用信息化技术手段推动档案管理信息化建设发展，促使档案管理的作用价值得到充分发挥，更好地适应当前信息化时代发展要求。
2.2加强基层单位档案管理信息化专业人才队伍建设
一方面，从内部着手，通过建立档案管理信息化培训班，鼓励基层单位档案管理人员积极参与进来，通过接受专业的培训，学习掌握一些新技术，熟练运用一些新软件，提升自身信息素养。
在此基础上，还可以邀请一些在档案信息化管理方面专家，通过在单位内开展知识讲座，或者直接将专家带到档案管理工作现场，面对面指导档案管理人员如何开展信息化管理工作，帮助档案人员理清信息化管理的工作思路，掌握一些有效的档案信息化管理方法，推动档案信息化管理工作更好地开展。另一方面，还可以从外部人才招聘入手，加强档案管理专业化人才的招聘，并在这一过程中，提高招聘门槛，保证人才具备过硬的信息化技术能力，有效提高基层单位档案管理信息化质量水平。
2.3建立完善的基层单位档案管理信息化标准
从当前发展形势来看，基层单位的档案管理工作仍然处于初级建设阶段，领导能对档案管理的相关工作予以足够的重视，但是实际改革效果不明显，仍然存在各种实质性的问题。为了有效改善当前这种工作现状，基层单位的档案管理工作需要从信息化建设的角度实现创新，推行统一的工作标准，建设规范化的制度与体系。从现有基层单位的发展形势来看，地方政府和有关部门应当建设更加完善的档案管理制度，推行统一的标准，以此来实现信息化建设对基层单位的实质性影响。就基层单位的档案管理录入方式、文字标识和格式等进行具体规定，从而为基层单位的高效性信息检索做好充分的准备。对档案管理工作的信息化建设而言，要结合计算机硬件和软件两方面的开发，规范电子文档的数据信息，为档案资料的数据信息库备份做好规范，因此来实现基层单位档案信息的统一化管理，逐步实现档案资料的电子信息共享，综合性提升档案管理的信息化能力和水平。
2.4全面保障基层单位档案管理信息化建设的安全性
首先，应确保基础的网络环境安全。基层单位内部，可以设置专门的局域网，外网不可随意接入，与此同时，在档案管理信息系统中，还应安装好防火墙，通过立足于网段之间，做好数据通信和访问的监控，有效过滤各种病毒，保障档案管理信息系统网络安全。在此基础上，还可以通过做好隔离网关的部署，在档案管理信息化系统内部，做好DMZ区域的设置，从而在内部信息网络与外网之间，再设置一道安全屏障，有效阻绝事业内部网络环境遭受外网病毒攻击的可能性。其次，做好计算机运行环境安全防护。在基层单位档案管理信息化建设过程中，计算机系统依然是最为重要也是最为基础的信息化系统，因此还需要保证计算机系统本身的安全。通过在计算机系统中做好专业杀毒软件的安装，及时更新升级病毒库，有效做好计算机病毒的查杀，保护数字化档案质量的安全。除此之外，还可以引入一些当下最为先进的计算机安全防护技术，例如可以采用可信计算技术，这种安全防护技术能够在计算机系统内部建立信任根和信任链构，从而对计算机系统中各个软件使用进行师生的监控，基于不同软件的重要性，设置不同的运行可信权限，因此从外部下载的一些非可信软件无法在计算机系统中运行，从而使得用于基层单位档案信息化管理的计算机系统安全得到更全面的保障。最后，还应做好档案信息数据资源安全防护。基层单位开展档案管理信息化建设，主要目的除了要提高档案管理效率与档案资源利用率，便是保障档案资源自身的安全。在实际建设过程中，一方面，可以采用数据备份技术，从而完成档案数据自动备份，当面对一些意外情况时，比如停电或者其他更为严重的灾害，因此遗失的档案数据资料也能够通过备份安全找回，确保档案数字化信息能够永久存储。另一方面，为了防止黑客恶意攻击，盗取档案质量数据，针对数字化档案数据质量本身，可以采用标签水印技术进行处理，在这种技术的帮助下，一旦档案数据信息被窃取，也能够及时通过水印追踪与标记追回。
3结语
综上所述，在信息技术飞速发展的今天，基层单位档案管理迫切需要改革和创新。加强基层单位档案管理的信息化建设已经成为主流发展趋势，是基层单位实现转型的重要工作内容。从现实角度看，基层单位要对档案管理的信息化建设工作予以高度的重视，立足于长期建设和宏观角度实现档案管理，切实提升管理人员的工作能力和专业水平，以此来实现基层单位的可持续发展。
参考文献
[1]程文富.提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略[J].企业改革与管理，2016(02)：23.
[2]冯跃萍.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].黑龙江科学，2016，7(13)：138-139.