孙宏伟
临沂市水利局， 山东 临沂 276000
摘 要：档案的种类根据不同的划分形式，分为不同种类，根据档案的形成，可以分为国家机关、党组织、企业、事业单位和名人档案；而根据其性质，可分为立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科技档案、艺术档案。同时，档案的载体也呈现多样性。因此，在档案资源中所包含的信息量巨大，需要对档案进行有效的管理，这要求相关的管理人员，拥有较高的专业水平，对职业素养也有较高的要求，涉及到保密工作。而事业单位中要对其进行有效的档案管理，就需要将档案管理的效率以及水平进行提高。在该单位中，档案主要用来管理企业的相关资料以及人事信息。随着单位发展时间的增长，所需要管理的档案信息将会持续增加，因此，管理档案的难度也会进一步增大。然而大数据背景之下，可利用大数据的信息技术对海量的信息进行有效的收集与处理。由此可见，在当前事业单位中，与日俱增的档案数据资料，就需要合理使用大数据的信息技术，对档案信息进行有效的管理，使其管理的水平、效率大幅度提高。
关键词：大数据；事业单位；档案管理；效率提升；策略分析
前 言：在现阶段，国家大力支持科技创新，各种新兴技术纷纷涌现。比如，互联网、AR 、VR、互联网、人工智能、云数据等技术的出现，这些技术也被运用进了当前各个行业领域中，将生产效率与产品质量进行了大幅度的提升，为相关企业带去更多的经济利润。而大数据技术的出现，对事业单位的档案管理来说，为管理的方式提供了新的途径。将该技术运用进当前的档案管理工作中，不仅仅可以使管理的模式进行优化，还可以满足当前事业单位对档案管理的高要求，节省大量人力、物力的投资，更好地为档案管理提供服务。
1 档案管理现存问题
1.1 管理意识淡薄
在现阶段，各种各样的数据信息堆积成山，按照传统的管理方式对档案资料进行处理，则需要投入大量的人力、物力。而档案管理工作中，要将工作的效率大幅度提升，就需要合理的引进新新技术。而大数据时代，为处理海量的数据信息成为可能。因此，企业也引进了相应的数据信息处理技术，将工作效率大幅提高。然而，事业单位是由国家进行统一的管理，其单位内部的人员其观念上主要以稳定优先，具有保守的观念，在新型科技技术的引进上，缺乏较大的支持。因此，在事业单位中，大部分的单位仍然采取比较传统的管理模式对档案进行管理。但是，单位长期发展的过程中，就意味着档案信息的急剧增加，相关档案管理的工作人员，其工作量也会呈现倍增的模式，这将难以满足当前的档案管理需求。除此之外，事业单位，它具有公益性质，因此其本身具有一定的特殊性，要及时的引进先进技术，存在一定的困难。尤其是在事业单位中，还存在具有保密性质的档案资料，出于保密要求，相关的事业单位在引进技术时就会比较抗拒，担忧无法对保密信息进行有效的管理。
1.2 信息开发程度较低
在对档案资源进行有效利用时，就需要对相关的信息进行充分的利用。在大数据时代背景下，对信息进行充分的利用，在一定程度上也体现着信息技术对档案的有效管理。只有将这些信息进行充分的开发，才可以将相关的档案信息进行有效转移，使其进入到大数据的数据库中，然后通过数据库对档案资料进行有效的管理。然而，当前的事业单位在对档案资料进行管理时，主要是以储存为目标，并没有对其档案做有效的开发，档案资源也随着时间的推移而进一步增多，对资源进行有效的开发，其难度变得愈加困难，也无法促进事业单位进行更进一步的优化与改革。
1.3 电子信息的保密性问题
不可否认的是，随着大数据时代的到来，越来越多的信息技术通过计算机将人们的工作效率进行了大幅度的提高。而事业单位同样如此。然而，电子信息技术在档案管理中得到广泛运用的同时，其保密程度也进一步降低。
事业单位通过大数据将工作效率大幅度提升，就需要将档案相关的资料与信息进行转化，使其成为电子档案。而电子档案主要是通过计算机相关的系统对其进行管理。然而在这个过程中，由会出现恶意攻击者，利用各种各样的手段对计算机进行攻击，以获取电子档案中的相关信息资料，就会使需要保密的档案信息遭受到泄露的危险。而档案的管理人员，其本身计算机水平存在局限性，无法及时发现。一旦发生泄露信息的情况，不仅会使事业单位的保密资料造成泄露，还会对国家的信息安全造成巨大威胁，危害国家以及企业的利益。
2 档案管理思路
当前的事业单位，发展的时间较长，随着时间的推移，档案数据堆积成山，数据信息具有繁杂、量大，且难以整理的特点。在对纸质档案进行转化的过程中存在较大的困难。在对其进行处理时，不能仅仅简单的进行转化成电子信息，对其档案之间的连接方式与关系要全面考量，使不同档案之间建立起联系网，使整体的电子信息呈现有序的特征，使大数据技术运用到档案管理中的优势充分发挥，在对档案进行管理时，才可以实现快速的运用和检索。这些档案资料的数据信息特征，要求在进行转化之前，务必要根据科学的指导与设计方针进行操作。因此相关的事业单位在进行电子信息的转换之前，务必要按照企业本身所包含的档案性质以及数量，进行选择相应的转化形式。对转化过程中可能存在的问题进行研究，确保转化过程无问题。同时，相应的企业也要认识到大数据所带来的优势，利用大数据实现对档案管理的信息化、数据化。
3 提升策略
3.1 将管理人才结构进行优化
由于事业单位本身所具有的性质，档案管理工作人员在事业单位内部，其重要性并没有得到体现。因此，大部分专业人才在进行应聘时，该岗位不会成为职业首选。导致当前的事业单位中，进行档案管理的人员年龄普遍较大，呈现老龄化趋势，这就意味着其管理人员的专业技能以及思想不能及时的更新，与年轻人相比，存在明显的不足。在大数据时代下，相关的单位在实现信息化电子档案管理时，务必要对档案管理的人才结构进行优化，避免出现无法满足电子档案的维护与管理工作需求。在进行档案管理的人员招聘时，可以首先选择技能水平与职业素养较高的年轻人，使其管理人员结构呈现老年人为辅，年轻人为主的结构，使专业人才也可以发挥出本身的作用。
3.2 加强安全信息的防护
通过电子档案，可以有效的将工作效率进行提高。但伴随而来的还有泄密问题的出现，且泄密行为难以发现。因此，在电子档案的管理过程中，务必要建立相应的保密制度，对信息的安全性要高度重视。避免因为发生信息泄露，致使国家以及人民的利益遭受损失。首先，事业单位需要根据具体的档案信息，将相关的保密制度进行建立完善。按照相关程序对档案资料进行查阅、调取、存储等操作，必须要按照相应的操作规范进行。除此之外，还需要将相关的计算机技术进行加强，使该系统拥有较强的防火墙，同时，加入身份验证信息软件，有效防止恶意攻击者对信息的窃取。
3.3 加强信息资源开发
在其转化的过程中，相关的企业务必要对信息档案资源有效的开发。在其开发过程中，应该根据当前纸质版的档案，按照其性质、目录进行分类，使其建立比较完善的信息索引，对一些比较散乱的档案信息做有效的整合。在将纸质档案转化成电子档案的同时，还应该建立相应的检索机制与档案管理机制，便于对相关档案资料的管理与检索，满足当前的档案管理需要。
结束语
综上所述，在大数据背景下，要想对档案资料进行有效的管理，将其管理的效率以及质量进一步的提升是关键步骤，就需要积极引进先进的科学技术，同时还应该结合具体的需要，做好相应的准备工作。实现对档案的有效管理和管理水平与效率的提高，更好的为企业和社会服务。
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