万松林
阿勒泰地区行政服务中心（阿勒泰地区公共资源交易中心） 新疆 阿勒泰 836599
摘要：随着公共资源交易电子化、信息化的推进，交易数据急剧增加。这些数据的收集、管理、保存和利用都需要电子化手段来实现，因此实现公共资源电子化交易文件已成为一种趋势。
关键词：公共资源交易；电子化；档案管理
1电子档案管理的特点
传统的文档任务是纸张材料，使用计算机后，电子档案将替换旧的文本材料。电子文件和传统的纸质文件具有以下特点。
1.1电子档案自身特点
电子档案不再是直观的，而是以需要现代办公设备才能读取的二进制代码编写的；其次，电子文件可以直接从现代办公设备(如可共享的计算机)中处理和传输，这些设备不再受电子档案的时间和距离以及环境要求的影响；它们与需要较少存储空间但温度、湿度和抗磁强度要求较高的纸质文件不同，必须根据电子文件的上述特点仔细识别它们他们的口头电子档案可以从计算机上删除。同时，电子文件也有几个特殊的特性:首先，电子档案的组织方式减少了文件管理人员的工作量，并从最初的手动文件创建、搜索和检索转变为信息网络；其次，电子文件有助于保持文档的机密性(从原始线束到页面、副本、当前电子档案中可用的组件)，从而大大提高了文件管理的工作效率和质量。
1.2电子档案的创建过程和特点
电子档案仍是作为普通文档进行创建、管理和处置的，视文档生命周期理论而定，电子档案的处置阶段(即归档阶段)应由档案部门集中管理，这是中华人民共和国普查法的要求，也是电子档案创建的必然选择。虽然现有的计算存储空间很大，但随着电子文件的几何发展和应用程序的快速更新，许多以前创建的文件无法在新的软件和软件环境中读取，即使电子文件与每个文档创建部门的应用程序不兼容，也要花费大量的精力来保存旧设备和各种各样的应用程序，当然，浪费的资源和资源是由专业归档管理的电子档案的社会管理。
1.3电子档案存储特点
与传统文件不同，电子档案必须使用复杂的编码和解码过程，这些过程不一定与可复制和存储在不同介质上的移动设备相关，并且可以随时随地访问所需的文件信息。电子文件管理(基于传统的文件管理经验和形式)利用先进的计算机和网络技术，有针对性地访问最新的文件管理理论，如文档中心、虚拟卷、文档级电子文件管理、社会、自动和网络文档管理，以及实现高效、快速的电子文件管理模式，电子档案管理是电子档案的集中管理、自动化、标准化和网络管理，与传统的文件管理方法不同。
2 电子档案管理的优势
2.1 电子文件的归档方式更加便捷
电子档案可以修改，而不留下痕迹，并且可以修改标识文件原始证书的某些关键信息。因此，在创建过程中的任何时候都必须对原始电子文件证书进行数字签名、验证信息、验证和加密，以确保在传输和处理过程中不会出现错误。这样可确保收到的电子档案的原始性、真实性和准确性，从而确保电子档案的法律地位。
2.2 电子文件在保管形式更加严密
电子文件传输容易老化和信息多媒体，新存储介质的创建和开发可能会影响电子档案接收后电子文件的长期可读取性，但最终解决方案需要计算机技术的开发和电子档案接收后文件部门的协作，才能将文件转换为统一格式，以便计算机技术开发后仍能读取以前保存的文件，从而方便地访问信息资源。
2.3 电子文件查询利用更加方便
只有符合一定条件，电子档案才能被查询，使用电子档案之后，文件检索更加便捷，可以随时通过检索找到所需文件，大大节约了时间。公共资源档案实现电子化后，更加便于工作的开展，能更好的服务群众。
3完善公共资源交易档案信息化的管理制度
建议公共资源交易会同档案局根据公共资源交易自身档案管理实际情况制定详细、具体、规范、科学的电子化档案管理规章制度，以加速档案管理电子化、信息化的进程，保证档案管理信息化工作的顺利实施。科学、规范、合理的公共资源交易档案管理制度为档案管理电子化、信息化建设提供有力的依据和保障。
公共资源交易管理可以参照其他省市制定的公共资源交易档案信息化（电子化）管理办法，结合宁夏的实际情况从档案的形成、档案的移交和归档、档案的保管、档案的利用和销毁、档案监督管理等方面进行制度性规范。
4“全流程电子化”是实现公共资源电子档案管理的基础
目前，公共资源交易电子平台仍未真正意义上实现“全流程电子化”，部分业务环节数据仍存在纸质文件档案，实现电子化档案管理首先需要保证真正的“全流程电子化”。从公共资源交易业务：建设工程、政府采购、土地交易、药品招标来看，业务环节众多，流程较为复杂，存在多种交易方式，各种交易方式所产生的资料不尽相同，且同一业务环节数据存在变更情况，相应的电子档案需要针对各种交易方式，各交易环节每次的变更情况实时形成档案。现在公共资源交易平台整合工作正在全国展开，以“统一服务平台、统一制度规则、统一信息共享、统一专家资源”为重点，将工程建设项目招投标、土地使用权与矿业权出让、国有产权交易、政府采购、药品招标等分散项目逐步划入公共资源交易平台，最终实现“平台之外无交易”的目标。随着公共资源交易平台的整合，也对公共资源交易项目档案管理工作提出了新的要求。因为公共资源交易平台整合之后，交易项目和门类随之增加，档案资料涉及面更广，数量更加庞大，作为标后监管的重要组成部分，档案管理工作必须适应这种变化。可以利用此整合过程，逐步搭建公共资源交易电子平台，在电子招标投标系统中增加档案管理模块。
5公共资源交易电子化档案管理系统的功能
交易电子化档案系统按照建设工程、政府采购、土地矿产交易、药招等项目类型，从项目进场、时间场地安排、公告发布、标段信息、投标报名、保证金缴纳、开标评标、中标公示到保证金退还等交易流程，对项目交易资料和音频视频资料按照项目分类，交易完成后由系统自动生成、统一编号，自动分类、统一存放，自动整理、统一归档。同时，该系统与公共资源交易业务系统无缝对接，支持系统用户模糊查询、在线查阅，达到了对档案信息全过程的高效管理。全面实现公共资源交易过程全程留痕、永久记录，彻底解决传统纸质档案归档困难、数量繁多、检索效率低、保存成本高等难题，为政府监管提供数据支撑，为市场主体提供便捷服务。各方合力推进公共资源交易档案管理电子化公共资源交易档案管理电子化的实现，离不开各地交易机构的重视和推动，同样也离不开市场上相关领域信息化服务商的助推。建议尽快申请资金建设公共资源交易档案管理电子化系统，同时对外地已建成的电子化档案系统进行考察，取长补短。
结束语
简而言之，电子文档的独特性对存档提出了新的挑战，选择正确的存档方法并建立有效的存档系统，有助于存档电子文件。良好的文件管理人员应具备更高的业务和专业素质，以应对许多不断变化的文件管理和使用问题。目前，县一级或以上的文件信息管理已经实现，市一级和市一级的政府正在逐步转向文件管理信息管理。档案管理现代化、档案数字化应用是档案建立的必然趋势，加强电子文件封存标准化是加速办公室资讯系统基础建设的关键工作。
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