加强行政执法档案管理工作的要点思考研究
于彩茹
科右中旗卫生健康综合行政执法大队， 内蒙古 兴安盟 029400
【摘要】
基于分析加强行政执法档案管理工作的要点。首先分析出目前行政执法档案管理工作存在的问题，包括缺乏足够的重视、整体管理不规范两个问题。其次分析出通过给予高度的重视；开展管理人员培训；健全档案管理制度；完善档案追责机制四个要点，以此来增强行政执法档案管理工作的水平与成效，确保档案收集、保管及利用的效率明显提升，从而进一步推动行政执法档案管理工作的规范化、标准化及全面化的发展。
【关键词】行政执法档案管理管理要点工作措施
行政执法档案，作为行政执法机关行使管理职能的历史记载。可以说，其记录着行政执法机关执法检查活动的证据，能够体现法定主体及程序，确定法定事实，以及明确执法监管责任，既承担文书档案的查找、利用功能，又是行政复议、诉讼及国家赔偿等重要依据。但是在当前的现代化社会发展下，行政执法的工作量及内容的逐渐增多，所以加强行政执法管理工作是十分关键的，以此来增强档案管理的质量及工作成效，确保档案收集、保管及利用的效率明显提升，从而实现行政执法档案的精细化、持续化的高效管理。
1 目前行政执法档案管理工作存在的问题
1.1 缺乏足够的重视
当前，所从事行政执法档案管理工作人员，主要存在对档案管理缺乏足够的重视问题，加之人员的素质参差不齐，导致部分的执法部门，过于片面的认为执法档案管理工作，仅仅是对档案进行保管，做好存放即可【1】。所以大多数的档案管理人员属于兼职，甚至是一些勤杂人员加以管理，同时岗位的变动频繁，导致档案管理人员的专业知识水平及管理能力较差，从而造成档案管理的效果十分不理想。
1.2 整体管理不规范
目前行政执法方案管理工作的整体不够规范，主要体现在以下三点：其一案卷的收集不完整。可以说收集是整个档案管理的基础，其自身严格、系统的工作流程，需要按照具体的标准进行管理。但是在实际档案管理之中经常出现个人及部门，忽略对档案材料的收集与保管，导致档案资料的缺失，对日后查找带来很大的麻烦。其二是整理方法不够统一，包括执法案卷卷内的文书排列尚未规范，比如单独排列、按照文书档案规则排列，以及无规则的随意摆放等，毫无秩序，同时在装订时没有按照相关的规定，有的档案以盒装形式为主，有的为组卷方式等【2】。其三是档案的安全问题，通常执法部门将档案保存在机关档案室，但一些设置为多支执法队伍的机关，或者直接将档案放在执法机关内部，导致档案管理较为分散，处于多头的管理现象，从而档案管理部门难以及时对档案加以监督，甚至部分行政执法案件的结案时间延后，而造成后续的材料缺失，甚至肆意的修改等情况出现。
2 加强行政执法档案管理工作的有效要点
2.1 给予高度的重视
对于上级行政档案管理部门，需要不断加强对行政执法部门，其执法档案管理的监督与指导，积极配合政府法制机构，增加对行政执法部门案卷评查的频次，给予其高度的重视，以此来深入展开对档案执法监督的检查，进一步保障执法档案管理工作的依法、依规进行。同时，通过《档案法》等相关档案管理法律法规，进行宣传与教育，来增强行政执法单位及档案管理工作人员，对档案管理保护的思想认识，促使档案管理人员提高对档案管理工作的足够重视【3】。
此外，在选拔档案管理岗位的工作人员时，要以作风正派、高度责任心及业务水平高等为标准，从而打造一支高素质、技术过硬的档案管理团队，从整体上提升档案管理人员的综合素养，以此来增强行政执法档案管理工作的水平及成效。
2.2 开展管理人员培训
在行政执法档案管理工作之中，大部分档案管理人员由于其文化素质、业务水平较低，加之互相之间的差距较大，在很大程度上会影响档案管理工作的质量。因此，这就需要开展对档案管理人员的培训工作，既要搞好督促、指导与业务培训相结合的关系，又要不断强化档案管理人员的业务能力与管理技术【4】。同时，由于近几年的《档案法》逐渐宣传与推广，社会档案管理意识、法律意识明显的增强，使得档案管理工作的氛围得以明显的好转，但仍需加大对《档案法》的宣传，组织档案管理人员加以学习，不断优化其专业素质。可以说，作为行政档案部门的行政执法档案管理人员，不仅仅需要懂法，更还学会用法，能够有效的运用法律来维护自身权益，以此来确保监督、执法双方的相互促进。
2.3 健全档案管理制度
在行政执法档案管理工作之中，需要根据行政执法的工作特点，来定行政执法档案管理规范，不断健全档案管理的制度，包括收集、保存及利用等等方面。因此，档案管理人员需要严格按照《文书档案案卷格式》等国家标准、行业规范要求，进行档案管理，以便做好归档的明确，确保档案文件的真实、完整。同时根据卷内材料排列，进行有序的规整，按照相关的文件整理规则，或者实施一案一卷的原则来组卷，一次实现案卷组卷的合理，保管的期限准确，以及封面、卷内的目标及装订美观。另外，对于各执法门类、载体的行政执法档案，需要统一集中管理、存放，从而可以按照规定确立好档案查阅的流程、范围，便于档案的利用，从而实现行政执法档案管理的规范化、标准化及系统化。
除此之外，档案行政执法与业务指导，作为档案管理部门的主要基本职能。可以说，档案执法是档案行政管理部门，依据法律法规的规定，对相对人所行使权利，具有单方性及强制性的特点。而档案执法是档案部门，运用法律手段进行档案事业的管理，相比业务指导更加具有权威性，但两者之间的联系密切。所以只有不断的完善与健全档案管理制度，才能正确、妥善处理好两者之间的关系，最终推动行政执法档案管理工作的进一步发展。
2.4 完善档案追责机制
由于我国的行政执法档案管理工作，其责任机制尚未建立，还仅仅局限于《档案法》中的关于档案管理责任的规定。但是行政执法档案内容，与一般的文书档案不同，不仅具有档案本身的作用与价值，更是代表着政府的公信力与执行力。比如，按照一般的档案管理进行责任的追究，势必会造成处罚的力度弱，而难以达到理想的管理效果。因此，这就需要对行政执法档案管理工作的责任机制加以建立，明确其出现的违法犯罪行为及其应承担的法律后果，并且通过对行政执法档案追责机制的不断完善，更利于增强其档案管理工作的规范化水平，从而真正将档案管理岗位职责落到实处、明确个人，逐渐形成有权就有责、失责比追究的工作格局。
【结束语】
综上所述，加强行政执法档案管理工作，能够有效的增强档案管理工作水平及成效，实现档案管理的标准化、规范化，从而推动档案管理工作的全面发展。通过对行政执法档案管理工作中的问题加以分析，并拟定有效的措施加以优化，给予其高度的重视，同时建立健全的档案管理制度，明确其档案管理岗位的职责，以此来确保档案收集、保管及利用的效率明显提升，从而逐步适应现代化的档案管理需求，最终实现行政执法档案管理工作的质量与效率的进一步提升。
【参考文献】
【1】郑建文.档案行政执法工作的现状与思考[J].兰台世界,2018(S1):10-11.
【2】陈靖.对加强基层档案行政执法的思考[J].档案时空,2018,No.320(02):43-44.
【3】左春玲.加强行政执法档案管理工作的若干思考[J].办公室业务,2020(15).
【4】孙小军.行政执法档案管理工作中存在的问题及对策[J].企业文化(下旬刊),2019,000(004):181-182.