吕静
聊城市不动产登记中心 山东聊城 252000
摘要：在我国进入21世纪快速发展的新时期，房产档案数字化管理的区域性、局限性比较严重，缺乏统一的电子文件管理标准，不能满足新时期快速发展的房产交易需求。要对房产登记档案、房产整理档案、房产档案服务进行数字化管理，使档案管理工作变得科学化、有序化，进而反映出城市房产行业的真实情况。
关键词：房产档案;数字化管理;问题;对策
引言
档案管理对房产发展十分重要，房产档案管理工作有着自身性特征，在我国经济体系快速发展的背景下，对档案管理有了全新的要求，以往传统的档案管理模式难以满足社会发展需要，同时也会出现各种各样的问题。基于此，房产档案管理工作必须要与时俱进，创新管理思维与管理结构，以便完善以往传统档案管理模式的不足，进而提升房产档案管理工作的实效性。
1新时期的档案管理工作意义
档案资源包含历史发展与过去工作情况，能够给机关工作顺利开展，社会进步提供可靠依据，新时期档案管理工作的重要意义主要体现在以下两方面：首先，无论任何时期，档案都可以作为真实的历史凭证，是工作主要参考资料，形成于社会实践活动过程，信息不是后人自行编造，保证了历史情况记录的客观性。有的宝贵档案资源为当事人工作历史痕迹的亲笔手稿，有的档案资源经过了机关领导批示或签署，想要充分利用并最大限度提升这些档案资源的价值，就需要全面的档案管理工作，将档案资源中的有价值信息提取出来，做好档案编码、保存、调用、借阅等，让档案资源的利用更加高效、便捷。其次，最近两年我国档案事业快速发展，各地房产档案部门勇于改革创新，解放思想，将档案工作重点从过去的单一保存档案逐渐转移到开发和利用档案资源的综合服务上，以此作为促进精神文明社会、物质文明社会建设的科学途径，积极引入现代化技术、科学管理手段，提升档案资源统计、鉴定、收集、整理等各项工作效率，现代社会发展中档案服务的功能愈加强大。
2新时期房产档案管理工作的思考
2.1提升档案管理效率
当前是一个数字经济蓬勃发展的年代，房产档案管理工作效率的提升也要充分发挥数字技术的关键手段。由于房产档案有别于其他档案资料，它的保存年限要求较长，贯穿着整个房屋的全周期过程，房产档案信息涵盖面也十分广泛，工作量较大。运用数字化技术后，工作人员可以将收集好的房产档案资料通过高拍仪、一体化扫描仪等数字化设备将纸质材料转化为电子文档，档案管理平台自动识别档案信息内容，根据内容不同划分到各个功能板块，各部门的工作人员通过相关的授权就可以在平台上迅速地查找到与本部门工作有关的房产档案资料，尤其是档案资料的更新环节，不再需要各部门逐一核实，而是在平台上协同办公，加快了房产管理工作的效率。
2.2房产登记档案的数字化管理措施
在我国房地产档案中，房产登记档案反映的是房产档案的基础信息，具体来讲就是城市房地产行政管理部门在房地产权属登记活动中形成的具有保存价值的房产信息记录，它真实反映了城市房地产权属的登记、交易、整理、转移、变更等过程。我国房产档案管理是区域制，即遵循本地管理。在房产档案的数字化管理中，需打破区域限制和服务限制，要实现房产登记档案管理内容的网络化和数字化。在实际操作中，可以将房产登记档案的记录实体与日常服务分离，并将房产登记的原始档案实体作为原始登记凭证入库保存。而日常服务则可以使用档案信息管理系统来进行分类、归档、录入等操作，从而保证房产的交易、继承、馈赠等权属变更发生时，房产登记档案可以处于不断补充和完善的状态中。
在房产登记材料的档案管理中，数字化管理的重点是申请登记的原始材料和登记机构内部的审核文件。房产档案登记员可以打印电子登记材料扫描件，精确再现登记材料的内容信息和外形特征，突出房产登记凭证的客观性和公正性，还可以代替房产登记材料原件作为处理房产问题的证据，是房产登记档案数字化管理的突出优点。
2.3建立信息化档案管理理念
在当代社会数据发展环境之下，档案管理模式已经成为社会的必然发展趋势，为了更好地适应环境的变化，需要提高对于档案管理工作的重视度，基于档案管理工作的现状做好信息化创新。另外，基于档案管理合理性需要进行适当改进，积极构建档案管理工作制度体系，促使档案管理工作有相应的规范与依据可以执行，在出现差错时可以及时追究责任人并实施惩处。档案管理工作的制度必须从分层责任制度角度进行着手，将工作方式细化，并将责任落实到每一个岗位，制度体系的内容应当涉及档案的查阅、收纳以及传递，避免档案在管理与使用期间出现混乱及信息泄露等风险问题。另外，还需要定期做好人员的培训教育，强化人员素质培训，持续提高管理人员的综合素质水平。针对档案管理人员而言，人员培训属于档案事业发展的关键。针对档案管理人员的培训，主要是以信息化档案管理技术以及服务理念为主，强化档案管理的综合工作水平。
2.4健全档案管理相关制度
要想确保房产档案管理工作的有效开展，就需要系统分析总结经验，根据时代发展的要求来不断创新，建立档案工作责任制，依法制定切合实际需求的档案管理制度。首先，档案管理制度的内容应当充实完善，要覆盖档案管理的基础工作和开发利用工作，制度种类可以根据需要分为具体的管理规定、实施办法和细则等。其次，档案管理制度的制定应当符合实际，要总结以往的档案管理经验，要征求各相关单位和部门意见，切忌闭门造车，从而提高档案管理制度落实的可执行性和可操作性。最后，档案管理制度的修订要与时俱进，要符合国家相关法律及政策的新要求，要适应房产新发展需求。只有这样，房产档案管理工作在现代化信息社会的大背景下，才能够实现更加优化的管理模式，将档案管理工作的价值最大化发挥出来。
2.5强化档案服务意识
面对日益高涨的房地产交易市场热度和多元化房产档案服务内容，房产档案管理人员应从满足群众实际需求出发，打造多端口、多功能的服务方式，不断强化档案服务意识，主动服务于大众及社会，将提升人们满意度为服务的核心，树立良好的窗口办公环境，将窗口式服务形式打造成终端服务，根据不同层次的利用需求和利用特点，以窗口形式进驻政务服务中心面对公众提供利用服务，完善的服务制度，规范服务行为，在一系列细微化、人性化的服务过程中，运用恰当的服务策略，鼓励人们多使用房产档案信息平台端口申请房产档案信息查询服务，以达到便民利民的目的，使其房地产档案可以充分地利用起来，体现了档案工作与社会的和谐发展。
结语
通过数字化管理方法能够进一步提高房产档案的管理效率，并建设房产档案资料库，进而提高房产资料的利用率和使用价值。以数字化形式对房产档案进行存储和管理，不仅占地面积小，还能确保资料档案的安全性。在房地产档案数字化工程的建设过程中，要引用先进的设备和技术，并结合房产档案的实际情况和管理规律来设计相应的管理系统，为接下来的查询使用打下基础。我国房产档案必须深入推行信息化、网络化和数字化建设，并借助房产档案数字化管理系统来优化档案管理内容，反映出城市房产行业的真实情况，从而推动房产档案管理向着有序化、科学化、专业化的方向发展。
参考文献
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