马普华
云南省个旧市红河州第三人民医院 云南 红河 661000
摘要：随着我国医疗卫生事业的不断改革与发展，医院档案管理工作所发挥的作用也越来越重要，它将为医院保存重要的科研项目、医学研究、医疗数据等相关资料，为医护人员的工作提供重要理论依据，并保障医院科学化发展。因此，医院文书档案管理的好坏将直接影响医院的发展水准，需要不断提升医院的文书档案管理水准，应用更加科学的管理策略，保证管理的效率与质量，推动我国医疗卫生事业高速发展。因此这里对医院文书档案管理中PDCA循环的应用做研究，并提出策略参考。
关键词：PDCA循环；医院档案管理应用；效果评价
引言：医院作为我国医疗活动、科研技术创新的重要场所，在我国科学技术发展中有着极其重要的作用。在医院长期发展中，将有大量的医院科研数据、医学项目文件等资料需要被分类、归档，其中包括了有价值的医疗手术、视频、图片等信息资源，需要专门的人员对这些文书档案做管理与存档。不过目前在医院文书档案管理中还存在不少的问题需要解决，如管理制度不健全、人员素质不高、分类不科学等，仍旧需要结论。因此这里采用PDCA循环理论应用于医院文书档案管理工作，以更好地解决这些问题，推动我国医疗卫生事业发展。
一、PDCA循环的应用内涵研究
著名管理学家戴明经过大量的数据研究、论证，提出了PDCA循环理论，这种理论能够很好的应用于一切质量领城和绩效工作中，又被很多人叫做戴明环和质量环。其理论主要是将需要管理的项目及目标，按照计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)、处理(Action)4个阶段不断循环，继而提升工作的管理效率，同时实现管理效果的稳步提升。
PDCA循环理论的意义在于能够持续保持内容的改进，并有效降低档案的出错率，同时又会将档案的管理过程全程保存，,排除无效方案，保留有效方案，将其纳为一种标准或程序执行,这种工作模式能够提高工作管理的效率与质量，尤其是在档案管理中，效果非常明显。
二、有关于PDCA循环的特征研究
目前来看，PDCA理论有三个典型的特点，下面就做具体分析:首先是具有科学实用性，整个方案的制定会在原有成熟的基础上进行，保留了很多成功元素，能够有效避免出错，降低资源的浪费，因此可以将其是作为各项正确方案的累积；其次是具有良好的可操作性,将有效方案实施过程制定成执行标准和程序,这样更有利于标准化执行，让整个工作统一化，有计划，有利于统一管理与识别；最后是具有循环性,PDCA循环是本身就是一个不断改进循环的过程，它并不会结束，而是对问题不断解决，使得整个工作更科学,完善，能够提高业务水准与能力。
三、PDCA循环在医院文书档案管理中的应用研究
1.计划阶段的应用研究
计划阶段需要明确管理目标，因此需要对管理的现状作综合性分析，并提出假设原因与解决方案。而在医院文书档案管理工作中，对医院档案的管理现状做研究，确定管理目标，使得管理更规范、科学、高效。因此。整个方案的实施都有目标性，相关档案管理部门应该完善相关管理制度标准，同时明确各岗位人员责任要求，然后将材料发放至各科室，让相关管理医护人员学习了解内容，强化管理人员的档案管理意识，提高日常管护效果。
2.实施阶段的应用研究
这个环节关注的点重在实施此前的计划，这些涉及到了前面的沟通与具体落实两个部分的内容。
在具体方案实施环节，很容易出现一些问题，如管理人员对医院文书档案管理不够用心、管理态度不佳、未尽管理责任与义务、没能够正规登记和统计制度等。
因此，这个环节各部门应该强化人力和物力投入，做好数字化建设。更为关键的是，明确相关人员的管理意识与责任意识，保障整个管理工作科学具体，并做好相关人员的专业化培训，避免管理形式化，保证管理工作可以科学有效进行。
3.检查阶段的应用
对管理实施的结果做综合性评估，保障整个管理工作科学、合规，能够保障管理工作有序进行。相关文书档案管理部门需要定期的核查各科室文件方案，并及时发现问题并解决问题，并将个人管理能力纳入个人能力绩效考核，以提高管理的效果。检查内容如下具体分析：一是各类文书档案，检查内容包括格式是否正确，标准、符合规范性要求，同时保障其统一性与完整性，另外对其审批是否符合要求，具有落款日期号，若有乱涂乱改内容，需要及时处理；二类是各种记录报表公文的归档是否做到了定人，定点，是否满足主次要求等，都需要做好严格的监管；三是归档是否及时，出现遗漏问题需要及时完善，做好基础性登记记录文件当日提交,总结性报告类科技类文件及时收集归档等。
4.处理阶段的应用
这个阶段主要是对经验的总结，并对检查出来的结果做相关处理。一般来说，整个医院文书档案的管理工作需要做定期的总结汇报，并做好对档案管理的分析总结会议，这个过程是一轮PDCA循环的结果，在各个环节将总结工作报告，并提出相关问题意见以及解决方案，并提交给相关上级管理部门审批，并等待可行性结果，通过这种自上而下，形成一套完整的反馈性管理系统，将使得整个管理工作更科学，更标准，更高效。,不过值得注意的是，在第三阶段的评估结果显示,相关目标任务没有达到预定要求，仍旧有问题需要解决时，需要管理者及时去处理问题，应对问题并提出解决方案，并为管理体制的建设提供相关指导意见，方便医院建立更加科学、完善的长效性预防机制，提高管理效果。如果目标达成,那么解决方案就可以执行流程化、标准化作业，这样可以有效提升医院文书档案的管理效果与管理效率。
这些年我国信息化水平不断提高，在医院文书档案管理工作中，开始采用信息化手段进行文书档案的管理工作，这样既可以有效降低人力成本，也可以提高管理效率，保障管理的效果学习质量，可以预见的是，未来医院文书管理内容会朝着信息化发展，降低对纸张的使用，提高对文档资源的管理效果，这样更利于医院的发展。不过医院在信息化的建设方面仍旧有许多工作需要解决，如信息化平台的建设需要耗费大量的财力，维护成本也比较高，同时更需要专业性的管理团队，对相关人员的信息化水平要求更高等。目前来看，我国一些医院已经率先实行了电子信息化管理,这是医院档案管理工作中的重大飞跃。电子信息化管理确保了档案资料在收集,整理,分类、归档、移交、统计、编研、分享、利用等过程中的及时、完整、有序。电子信息化管理极大地提高了医院档案管理的水平。但是即便如此,医院档案管理工作依然需要不断改进和优化,PDCA循环在此过程中依然适用。
结语：PDCA循环在医院的档案管理工作具有重要意义,需要引起各方面的重视。医院将PDCA循环引入到医院的质量管理体系中,其目的是使工作步骤条理化,标准化,程序化,提高个人和部门的整体素质和工作效率,这样才能高效地利用医疗档案资源,使其在医疗活动、科研工作及日常管理中发挥最大效能,从而提高医院医疗水平,促进医院持续稳健发展。
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