梁华峥
广州市从化区西宁小学 510900
摘要：随着时代的不断进步，信息技术也有了进一步的完善和改良，越来越平民化，大众化，深入千家万户。而信息技术的发展，使得学校的学生档案也建立了电子信息库。信息技术的引进对学生档案的管理工作有了进一步的优化，对相关部门的工作人员的任务量也有了一定的减轻。
关键词：小学；档案管理；信息化；学生信息；信息建设
引言：随着学校的发展和建校时间的不断增加，每年学校都会收入大量学生，包括入学新生和转校生。对于这些学生，学校需要设立专门的学生档案进行信息存留，或者需要从别的学校调入该生档案，以留作备份。除去每年大量的学生档案需要留存之外，每年学校买进的教辅资料和学科建设材料，机械设备等各项用品，也需记录在案。复杂的工作程序和大量的工作内容给工作人员造成很大的负担，而信息技术的引用可以转变现有的工作方式，将工作程序和档案整理简单化。如何顺利转变档案管理信息化的工作模式，仍是许多学校需要面临的重要问题。
一、信息化管理模式阻碍所在
1、工作人员思维老旧
大部分整理学校档案的工作人员都是工龄较长的老员工，由于长期整理纸质档案，对电子档案的学习未免感到陌生。由于学习能力不如年轻时期，将纸质档案转变为信息档案的工作量十分艰巨，这些职工对于信息技术的引入十分容易产生抗拒心理。
2、相关设备硬件不足
如果只是用学校现有的计算机将档案资料进行电子化处理，那么只能起到一个简单的录入和查询功能。学校现有的计算机内存往往达不到建造一个或多个数据库的要求，一旦下载先进的现代检索软件，那么老旧计算机的硬盘和处理器很难将这类软件运行起来。如此大量的材料档案和学生档案样本无法录入硬盘，计算机信息承载量不够，导致实际结果根本达不到学校理想中的档案管理信息化建设。
3、信息录入工程量大
档案内容的真实性和数量，对今后数据统计和走向趋势有至关重要的作用，所以学校职工需要将学校现存的所有档案都录入电脑中。无论采用何种录入方式，面对复杂多样的档案记录，职工承载的压力和工作量都十分巨大。现有的职工由于电脑操作不熟练，刚开始信息技术的学习，极可能出现操作错误，这对工作进程也造成一定的拖延。
二、信息化管理模式转变方法
1、完善软硬件配备
学校在准备档案信息录入电子设备的工作之前，需要先向相关专业人士了解，采购合适的硬件设备。针对现有档案库的档案量，大致估算何种设备是学校切实需要的。档案管理人员拥有了配备先进的电脑，可以使信息录入工作事半功倍。虽然小学的学科内容较中学和大学的课程内容较少，牵涉学生样本也较少，但是档案数据多样繁杂。针对学生在校档案，学生离校档案，学生转学转入档案，学科建设材料和后勤保障等内容，学校需要采购相关专业软件，分别安装在职工工作的电脑中，方便今后信息统计和查询管理。
2、引进相关技术人员
许多学校空有先进设备和学习新技术的口号，档案信息录入工作却进度缓慢，不如其他学校进步迅速，是因为该学校的职工本身缺失最基础的工作技能。针对庞大的工作量和复杂的专业性操作技能，建议学校调整工作待遇，在社会中广招相关技术人员，帮助原有档案管理人员整理纸质档案。学校可采用聘请临时工，长期工，培训档案管理人员信息技术的相关教师等多种聘用方式，往学校中引进相关技术人员，相当于引进先进技术。小学许多管理人员由在编教师兼任，这虽然有利于师资的充分发挥，有利于管理工作与教学工作的对接融合，但是教师专业不对口，面对有些技术化的工作未免有些力不从心。这些人员可以帮助学校职工和教师了解现代化的信息管理技术，对档案信息化管理有个大致的认知，从而改变他们原有的传统观念，为学校建设注入新鲜血液。
3、培训相关工作人员
信息技术的运用不仅仅适用在学校档案的信息化管理，更应该让学校的教师职工都适应信息技术的引用。因为学校的教师职工在调取某一学科的档案或者某一学生的资料时，需从学校的档案部门去调取。与以往不同的是，以往教师或者职工想要调取某样档案，可以直接拿到纸质版的回去研究，但电子档案则需要教师或职工从档案部门下载，或者自行调取，回到办公室后再去整理。如果学校管理层需要向教育局上交近五年的新生入学情况和未来五年的发展规划，管理层必须要从电子档案中调取资料，制作图表，这同样要求职工掌握计算机操作技术。
综上所述，学校在引进先进技术人员协助职工整理档案时，仍需对全校职工进行有针对性的培训，帮助职工改变原有的传统观念，帮助职工掌握信息技术，为将来的工作的顺利进行奠定基础。
4、完善数据传输渠道
学校在完善档案数据的录入，备份和管理，完善相关技术的学习和人员配比只有，仍需建设完善的数据传输渠道，以提高档案数据的整体效率和传播效率。虽然小学阶段的管理工作不涉及对外开放交流，关于档案内部资料也并非大众交流的内容，但是档案内部资料需要学校向相关部门提供。比如小学与教育局的信息呈递，比如小学与相关合作单位的物资买入，比如小学内部管理人员档案查阅和信息调取。这些信息交流都需要传输渠道来辅助信息的调取和传输。比如小学需要扩建，那么需要向合作单位出具以往的物资数量表，根据招生规划和扩建面积，计算出相关数据向合作单位下订单。如果小学想要扩招，需要向教育局出示以往的新生入学数据和学生成绩分布，以彰显学校与日俱增的实力。如果学校有完善的数据传输渠道，小学相关交接人员可以在档案管理部门快速调取相关资料，做出相关数据报表。这样为数据的呈递提供了更高的工作效率。
结语：从学校现有的实际状态来看，学校如果想将档案管理完全进入信息化模式，需要很长一段时间用来购入设备，引进信息化人才，完善信息化技术。硬件软件设施全部到位后，学校需要花费一段时间将现有的纸质档案转变为信息档案，才能够为后续的信息化档案录入奠定坚实的基础。这无疑是一场改革，需要学校各个管理部门发挥领导作用，积极号召教师职工学习信息化技术，积极构建信息化传输渠道，争为学校信息化发展贡献自己的一份力。
参考文献：
[1]学校财务档案管理信息化建设探讨，龙菲，办公室业务，2018.02
[2]小学档案管理信息化的建议，房祥伟，学园，2020.03
[3]财务档案管理信息化及网络会计在学校财务工作中的实现，龙菲，环球市场信息导报，2017.11