济南市济阳区医疗保障局 山东省济南市 251400
摘要：随着社会的不断发展，我国事业单位最大的变化就是档案数量的骤增。档案是传达信息的重要媒介，在单位组织结构中具有十分重要的影响。从当前发展现状来看，事业单位的档案管理工作成为衡量事业单位工作效率和实际运转效果的重要指标，尤其是对于部分具有高系统性和综合性的事业单位而言，档案管理的信息化建设工作不仅要保存具有珍贵价值的档案资料，也成为记录工作过程的重要内容。为此，事业单位在实际发展中要重视档案管理工作的信息化建设，切实提升事业单位的档案管理能力和管理水平，从而实现事业单位的未来可持续发展。
关键词：事业单位；档案管理；信息化水平
事业单位在促进社会经济的发展中发挥着不可替代的作用，其中档案管理工作又是事业单位工作中不可或缺的一部分，因此，为了更好地推进事业单位的发展，就需要做好事业单位的档案管理工作。尤其是在信息技术快速发展的背景下，要积极实现档案的信息化管理，这样会在很大程度上提升档案管理水平和档案资源利用率。
1提升事业单位档案管理信息化建设的意义
1.1实现信息化检索
在当前信息化发展的大背景下，能否结合信息技术手段快速寻找有价值的信息内容已经成为制约事业单位发展的主要因素。在信息化时代，提升信息检索的能力，不仅能够有效提升事业单位的实际工作能力和工作效果，还能从根本上提升事业单位的档案管理质量。从传统形式来看，档案管理工作中的数据信息检索过程存在一定的效率问题，因此结合现代信息化的管理方式能够最大化提升档案检索的效率和工作能力。从整体性的角度分析来看，信息化档案管理更多的是在数字化管理的模式下，结合电力设备和媒体来开展数据检索基本工作，方便工作人员结合自身需求查找相应的数据信息。另外，可以快速查找出全部符合条件的信息，依靠现代计算机系统，计算数据信息的检索速度，能以最快的速度为使用者提供相关数据信息，从而提高数据的使用效率。
1.2优化档案存储环境
就我国当前事业单位的档案管理工作来说，档案管理的主要对象仍然是纸质资料档案，在资料存储过程和实际档案管理工作中仍然存在一定的难度。但随着时代的逐渐发展，信息化建设理念的出现对事业单位的改革和创新提出了更高的要求，电子档案信息的录入能够有效节省工作人员的工作时间，减少工作量，最大化提升工作能力和工作效率。信息化档案资料的管理模式改善了传统工作中对纸质资料的依赖性，减少了外界环境因素对纸质材料的现实影响，扩展了存储的空间，节省了纸质资料的存储成本。
2档案信息化建设与档案管理的措施
2.1提高事业单位对档案管理信息化建设的重视程度
事业单位通过加强档案管理信息化建设，一方面能够降低档案存储管理的成本，保障档案信息资料存储的长久性与安全性。另一方面，还能够提高档案管理的效率，使得档案质量更便于检索查询，提升档案质量的利效率，充分发挥档案资料的作用价值，为事业单位发展决策提供更好的信息支撑。基于此，需要事业单位相关管理人员充分认识到上述档案资料所具备的作用价值，积极转变思想，树立信息化意识。积极利用信息化技术手段推动档案管理信息化建设发展，促使档案管理的作用价值得到充分发挥，更好地适应当前信息化时代发展要求。
2.2加强事业单位档案管理信息化专业人才队伍建设
在事业单位档案管理信息化建设的背景下，针对于档案工作人员的专业信息化素养也提出了更高要求。基于此，还需要从人员管理方面入手，加强事业单位档案管理信息化人才队伍建设。
一方面，从内部着手，通过建立档案管理信息化培训班，鼓励事业单位档案管理人员积极参与进来，通过接受专业的培训，学习掌握一些新技术，熟练运用一些新软件，提升自身信息素养。在此基础上，还可以邀请一些在档案信息化管理方面专家，通过在单位内开展知识讲座，或者直接将专家带到档案管理工作现场，面对面指导档案管理人员如何开展信息化管理工作，帮助档案人员理清信息化管理的工作思路，掌握一些有效的档案信息化管理方法，推动档案信息化管理工作更好地开展。另一方面，还可以从外部人才招聘入手，加强档案管理专业化人才的招聘，并在这一过程中，提高招聘门槛，保证人才具备过硬的信息化技术能力，有效提高事业单位档案管理信息化质量水平。
2.3加大投入力度
事业单位档案信息化管理工作的顺利展开需要一定的资金保障，因此，事业单位要对档案信息化管理有正确的认识，从而加大投入力度，使得各项管理工作能够有序进行。在档案管理工作的开展过程中，要能够意识到档案管理信息化工作的重要作用，同时在信息化管理过程中进行一定的投入。但就目前的情况而言，投入一次性现象较为严重。因为信息化设备更新换代较快，所以设备和技术的落后将会对事业单位发展产生制约。基于此，事业单位要加大投入力度，具体可以从以下几方面展开：第一，事业单位应该将档案信息化管理的投入纳入到单位的管理工作中，并作出科学合理的规划，保证资金投入的有效性。构建投资计划的长效机制，确保软件与硬件能够及时更新。第二，通过科学合理的资金规划投入，能在很大程度上降低事业单位在档案信息化管理中的投入。比如，可以通过租用云端服务器的方式使得硬件设备投入和设备维修费用得到降低。第三，加大投入力度，构建智能化系统。实现对档案的智能化与信息化管理，从而降低人工成本投入，促进档案管理工作的质量和效率得到提升，实现事业单位的更好发展。
2.4在档案管理信息资源利用过程中融入更多的数字化手段
作为档案管理人员应结合实际情况对档案管理工作进行深入分析与研究，并以获取到的各类信息与需求调查结果为基础构建完善的档案管理信息化体系，从而实现各类档案形式之间的灵活转化，为充分发挥档案管理信息化模式的应用效果提供支持。在纸质档案信息与数字化信息相互转化前，需要对所需要转化的资源进行深入分析，标出重点内容，从而更方便对数据进行针对性管理，为进一步提高档案管理工作质量奠定坚实的基础。
2.5建立完善的管理机制，实现信息安全保护
事业单位的档案管理需要加强自我建设，推动档案信息化水平，加强人员管理职责，完善管理技术，通过完善档案管理机制来更好地确保档案管理的各项工作有序推进。例如可充分采用数字水印技术来保障档案信息的真实性，还可借助PDF及多页图像技术来完整保存档案资料。并且，还需在此基础上做好档案信息的备份工作，针对信息数据的载体做好定期维护保养，并及时进行数据核查。再就是意识层面，由于当前各种信息化技术不断更新，档案管理工作应加强信息化意识，探索和优化档案管理的各个细节。为此，档案管理人员需要进一步加强档案信息安全保护意识，以自身实际工作作为基础，夯实工作人员的现代化能力，打破传统认知，在思想上彻底扭转传统的管理理念，树立起全新的管理认知。
3结语
综上所述，在信息技术飞速发展的今天，事业单位档案管理迫切需要改革和创新。加强事业单位档案管理的信息化建设已经成为主流发展趋势，是事业单位实现转型的重要工作内容。从现实角度看，事业单位要对档案管理的信息化建设工作予以高度的重视，立足于长期建设和宏观角度实现档案管理，切实提升管理人员的工作能力和专业水平，以此来实现事业单位的可持续发展。
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