云南秀川水利水电勘察设计有限公司 云南昆明 650021
摘要：现如今，我国科学技术水平显著提升，在这样的背景下，现代化的信息技术对于企业档案资源的整合与利用具有重要影响，可以提升档案资源的开发使用率，便于对档案信息进行再加工，促使档案资源的全面整合与优化。如何对企业档案信息资源进行整合与利用，使其成为共享的社会资源，本文进行了关注与研究，提出了整合的措施与办法。
关键词：企业档案；信息资源；整合利用
引言
开发利用档案信息资源，对企业经济效益的提高和社会效益的实现都具有十分重要的意义。企业档案工作的最终目的就是最大限度地开发利用档案信息资源，为企业的生产、经营活动提供有效服务。如何最大限度地发挥企业档案信息资源的作用，提高企业档案信息资源的利用率，更好地为企业发展战略目标的制定、新产品的研发、工程项目的建设等方面服务，是我们企业档案工作者应该思考的问题。
1企业档案信息资源整合与利用的重要性
世界步入信息化时代的今天，互联网技术、信息化技术等正在迅猛发展，随着网络技术呈现多样化，企业档案信息资源整合管理越发呈现出复杂化的态势，需要企业内部多个职能部门之间协调配合方能得以实施。在企业档案信息资源整合管理工作发展的过程中，传统工作方式的弊端渐渐显露。如今经过发展，企业的档案信息管理工作也从过去的传统手工整理方式转化为数字化的整理和管理方式，就此层面说，企业档案信息资源管理工作已经取得了一定的成绩。然而，随着时代的发展变化，对企业档案信息资源整合、利用提出了更高的要求，不仅需要收集管理信息，同时还需要用一种方式去整合这些已有的信息资源，在此基础上加以开发和利用，使之转化成为对社会经济发展以及文化产业发展有用的资源。企业档案信息资源整合与利用的新要求，也对档案信息管理人员的思维观念和业务能力提出了新的挑战。必须充分认识企业档案信息资源整合与利用的必要性，下功夫用力气真抓实干，方能做好这项工作。
2企业档案信息资源开发利用中存在的问题
2.1电子档案信息安全保障技术及设备不足
一方面我国信息化产业核心技术发展尚未成熟，自主研究不足，全面的电子信息化管理容易导致档案信息被敌对势力窃取，为我国电子档案的信息安全带来隐患；另一方面，保密安全技术的落后，使得电子档案系统易遭遇不法分子入侵、病毒入侵等，进而使得电子档案无法读取、内容篡改，更甚至于出现保密信息泄露的情况。除电子档案信息安全保障技术的落后外，保障电子档案信息化的设备也存在供应不足、设备老旧、无法达到保密级别等问题，安全防护存储设备的过时，将会产生一些不可弥补的错误，不利于电子档案的安全保障工作。
2.2企业档案信息的开发利用意识较薄弱
由于很多人对企业档案信息资源的认识不足，错误地认为不能给本单位带来直接的经济效益，没有真正意识到企业档案信息资源中蕴含着巨大的潜在价值。导致企业档案信息资源开发工作进展缓慢，信息资源不够丰富，企业档案信息资源的获取渠道单一等，这些都大大影响了企业档案信息资源的有效开发和利用。
2.3信息孤岛中的档案检索
档案检索是指对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。目前档案检索方式上有手工检索和计算机检索两种方式，由于计算机技术的深入，在档案管理系统运行环境下的计算机检索方式已普遍使用。但在大数据时代，这类依靠档案系统的检索，容易因为系统运行环境、系统接口不同、数据存储格式等原因产生隔离，信息上缺少联合，档案难以流通，形成“档案信息壁垒”，甚至形成“档案信息孤岛”，即档案信息分散，存储形式不同，多以局部范围的应用模式存在，进而形成跨部门、跨地区、跨行业信息壁垒。
3开展企业档案信息资源整合与利用的方法
3.1建立健全档案信息化管理系统
档案信息化管理是凭借计算机把传统档案馆存储十几年、几十年，甚至更长时间的馆藏档案文件都存储在信息化系统里，所存储的相关档案信息都可以不受时间地点的限制进行查阅利用。构建档案信息化管理系统，应以实用、高效、快捷为目标，档案信息通过数字化存储，实现管理现代化、利用网络化，促进企业档案信息资源的共享；充实档案管理资源，使之不断完善。档案信息化管理系统会改变传统的档案管理模式，是档案管理与现代化潮流接轨的有效渠道。
3.2档案存量数字化与全文检索方式
档案数字化是对库存档案目录信息、载体档案通过计算机、扫描、数字成像等技术，把各种载体转化成数字化的档案，把原本储存在各种载体上的信息变成了机读信息。数字化档案具有保存空间小，查阅便捷等优势，特别在是大数据信息时代，数字化档案所提供的可机读信息，更是档案发展的必然趋势。同时，档案数字化也将产生新的档案检索方式———全文检索，即通过计算机直接检索到数字化档案的全文信息。全文检索不同于对档案著录和标引的检索，是直接针对档案记录信息的查找利用，通过全文检索运算及逻辑运算系统，档案检索更加精准，信息利用更加直观方便。
3.3正确处理企业档案信息资源开发利用和保密的关系
随着全球信息化的飞速发展，信息安全已成为亟待解决的涉及企业全局和长远利益的关键问题之一。企业档案信息资源开发利用和管理的水平直接关系到企业的经济效益。因此，在企业档案信息资源提供利用的过程中要正确处理保密与利用的关系。要在档案管理工作中建立保密制度，使档案和档案管理处于受控范围内，保证档案的完整与安全，为提高企业经济效益服务。
3.4大力推进档案数据库建设
目前，数字化管理方式也在不断普及，涵盖了档案信息管理的领域。建立完整的数据库，需要运用到网络信息技术、多媒体技术、OA技术等现代化手段，以加大信息收集的范围、加快加深档案信息的整合，以及对信息的甄别、加工和处理。此外，还应注重构建技术平台，开展新型的科技建设。在网络时代的大环境下，要用先进的信息技术设备作为依托，最终达到档案信息的数字化，从而为档案信息资源的整合与利用奠定坚实的基础。
3.5企业档案信息化共享
企业档案信息的共享、资源的整合与整个企业生产经营有着密不可分的关系。随着科学技术的快速发展，运用信息化手段实施管理可以大大提高企业档案信息资源的管理效率；同时也可以提高企业的整体效益。充分运用网络技术和信息技术，不但有利于保存档案信息资源，也能够为企业经营与生产提供科学的决策，从而推动企业的深度合作。然而当前档案信息资源共享与整合信息化还存在很多问题，需要进一步深入探索和实践。
结语
在新时代，随着大数据技术、云存储技术、数据处理技术及人工智能技术等新技术的不断发展应用，企业对档案工作也提出了更高的发展要求。新时代企业档案信息资源作为企业大数据资源的重要组成部分，应当抓住企业技术转型的新机遇，通过技术手段实现自身服务功能的转型升级。由档案部门主导的企业档案信息资源服务平台建设更应该紧跟新技术发展，充分应用资源整合及个性化服务等新技术来提供企业档案信息资源知识服务，从而使企业档案信息资源在新时代作为一种重要的企业信息资源，发挥更大价值。
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