常绿 薛彦宇 刘洪太
中国石油集团安全环保技术研究院有限公司，北京 100000
摘要：在多变性和不确定性的科研类项目特点下，企事业研究单位、高校等研究人员在研究过程中对项目数据信息、文档资料不易保存、检索查询，项目人员信息及成果汇总不便等诸多问题，同时也为科研管理人员对立项、实施、采购、经费、验收、归档、成果等整个项目周期管理工作带来挑战，基于上述等问题进行信息化方法管理科研项目研究。
关键词：科研项目管理；管理系统；信息化
在多变性和不确定性的科研类项目特点下，企事业研究单位、高校等研究人员在研究过程中对项目数据信息、文档资料等不易保存、检索查询，项目人员信息及成果汇总不便等诸多问题，同时也为科研管理人员对立项、实施、采购、经费、验收、归档、成果等整个项目周期管理工作带来挑战，基于上述等问题进行信息化方法管理科研研究。
科研项目最大的特点是研制项目的多变性和不确定性,即项目在研制过程中的物资需求、人力需求、资金需求和进度计划等是不断变化的和逐步确定的。当同时承担了多个项目,且这些项目多为全新的或改进很大的项目,当这些项目并行执行时,还需要不断调整项目之间的资源配置方案。项目信息化管理的主要目的就是使以上几个环节之间的各种信息作到互通和共享,让项目成员实时了解到项目的进展和存在问题,项目管理者对反馈问题进行实时处理,要解决的主要矛盾是各个环节之间的信息滞纳和信息处理问题,同时将业务流程规范化和流程化,作到对科研工作进行过程管理。故以科研项目管理平台建设为依托，进行信息化管理提升科研项目管理水平和效率。
1 科研管理平台设计
基于科研项目过程中开题报告等文档信息管理需求、人员、经费、采购等信息变更及成果信息维护等实际管理需求，科研管理平台将具有立项管理、项目实施、经费管理、采购管理、外协管理、验收管理、归档管理、变更管理、成果管理等9大功能模块，还将具有系统管理、查询分析、审批常用语等辅助配置功能模块，科研生产管理平台功能架构图，见下图1-1。
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图1-1 科研管理平台功能架构图
2 功能模块设计
立项管理模块，对整个立项过程关键节点的信息记录处理，首先从立项策划中的调研过程进行记录，开题报告论证并进行会议论证审核核心内容记录，最终立项审批确认项目任务或进行任务委派过程跟踪。需要包含重要字段或内容有项目名称、课（专）题名称、来源、承担单位、项目开始时间、结束时间、项目类型、项目负责人、开题报告、经费预算信息、项目成员信息、季度计划信息、采购计划信息，立项评审会会议纪要等信息，还需要根据不同项目类型把控管理进行个性化的审批流程的设置处理，过程中核心的文档需要进行上传，方便电子保存，查询与知识共享。
项目实施模块，对立项通过的项目从策划书开始到整个项目实施过程进行跟踪，如对进度从阶段、月度计划、季度计划、年度计划方面进行过程计划制定和完成情况跟踪。使实施过程信息对于项目成员、单位负责人、管理层人员等不同层级人员能够信息及时化、直观化、透明化、信息共享，不再需要传统进度上的层层上报方式；还需要对过程中的不同会议如中期检查、不定期检查及预验收检查等节点会议结论进行线上记录，将方便后续项目组织资产整理，项目过程复盘、经验总结。需要记录项目名称、负责人、年度、月度、项目月度计划、完成情况、季度计划、季度完成情况、季度完成率、年度计划、年度完成情况、总体完成率、检查计划名称、检查类型、检查方式、检查日期、参与人员、评分、检查结论等信息。
采购管理模块，立项时制定的采购计划执行跟踪及项目过程中非立项采购计划中发生的采购过程记录。如物资、工程、技术服务、外包外协等内容信息进行采购计划申请、采购结果记录，并需要对不同金额的采购设置相对应的管理审批流程。需要计划项目名称、采购计划名称、预算金额、采购物资名称、类型、规格型号、合同名称、合同金额、联系人、合同日期等信息。
经费管理模块，根据立项时制定的年度预算进行各月度支出、年度支出、项目累计支出、余额记录，对项目生命周期内发生的各费用记录，为项目负责人、管理人员等提供支持方便对费用使用情况精准掌控，合理规划。需要计划项目名称、年度、月度、经费科目名称、预算、实际支出、余额等信息。
变更管理模块，立项制定的计划在实际执行中需要进行相应调整时，通过变更进行基准信息与变更信息的记录，如进度计划、项目成员、经费计划、采购计划 在实际过程中需要进行调整则需要记录变更信息，方便项目管理过程中信息追溯，整理组织过程资产信息及归档材料的整理。需要记录变更名称、类别、内容、方案、版本号。
外协管理模块，项目由于某技术或业务需要外部更专业的单位或人员进行支持时，可以进行外协，需要对外协立项论证、外协过程检查、最终外协验收的外协信息进行备案，需要记录外协名称、所属项目、委托方、被委托方、开始时间、结束时间、金额、研究内容、预期成果等信息。
成果管理模块，对项目产生的奖励、专利、软著、论文等成果进行分类记录方便项目成果信息汇总，为人员评职称等变动提供支持。需要记录项目成果名称、日期、所属项目、获得人及排名等信息。
验收管理模块，规定的项目时间内将项目研究任务完成后，整理项目信息进行内部验收、甲方验收，需要记录项目名称、承担单位、项目成果、验收时间、验收方式、参会人员等信息。
归档管理模块，对已完成验收的项目进行项目资料信息归档备案，为审计做好准备，需要提供项目名称、归档资料清单、归档号、日期等信息。
3 科研管理平台价值分析
1）建设统一的科研生产管理平台，系统建设过程中贯穿着科研生产全过程管控的理念，从立项、执行、验收、归档的整个项目生命周期用到的信息汇总在一起，对经费、采购、外协等重点关注环节开发了专用模块进行跟踪。
2）通过系统，项目进展从计划制定、月度跟踪、经费使用、成果申报等各个环节明确的流程，各级项目管理者可以随时跟踪项目进展，及时发现问题并采取措施，大大提升了项目跟踪反馈过程的效率。
3）将为管理提供支持
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