李雪丹
黑龙江省黑河市职业技术教育中心学校 黑龙江省黑河市164300
【摘要】人事档案是组织、人事、劳动部门在人事管理活动中形成的，记述和反应人员经历和工作表现的真实记录。在如今网络化以及信息化不断普及的背景下，为了更好地提升人事档案的工作效率以及改善人事档案管理工作，相关工作人员需要采用先进的技术，将单位人员的具体情况充分的体现出来，以便进一步健全人力资源管理工作。本文分析人事档案管理信息化建设的必要性，同时探讨目前的情况，提出建设人事档案管理信息化的相关对策。
【关键词】人事档案管理;信息化建设;建设对策
一、建设人事档案管理信息化的必要性
（一）提高工作效率
在传统人事档案管理模式下，档案管理是以纸质档案为基本媒介，无论是对档案进行记录、修改还是调用，均需要花费大量时间，效率较低，难以完全满足单位发展需要。尤其是在人事档案内容不断增加的情况下，传统管理模式更是难以有效满足实际需求。因此在使用信息化的人事档案管理模式时，要侧重于改善传统的纸质档案的形式，将其改变为电子档案。电子档案具有及时修改的功能，在人事档案管理的过程中，管理人员能够及时的获取电子档案，并且不会影响电子档案的存档，且省时省力。当我们需要某个人的信息时，只需要输入这个人的姓名或是与其相关的一些基本信息就可以快速找到其所有资料。通过计算机对人事档案进行管理，并对相关信息资源进行分类及分析加工，可以提高工作效率，同时一定程度上使档案的管理成本得以降低。
（二）重要性
在各个国家以及组织中，人事档案是必不可少的。其记录的内容包含个人经历、学历、职称及奖惩与工资等情况，甚至个人的工作表现以及家庭状况也囊括其中，是以个人为单位进行集中保存的文字资料，或是通过表格以及其他各种形式的历史记录，与每位员工都有着十分密切的联系。单位开展工作以及部门对个人进行管理时，人事档案具有一定的参考作用。在人事工作以及组织工作中，是十分重要的依据，使单位干部队伍的建设得以有效加强，同时对于监察和生产以及管理等也具有重要的作用。因此，人事档案使用的频率十分高，进行信息化建设十分必要。
（三）信息化为必然趋势
从改革的整体来看，档案管理信息化是发展方向，信息化的核心内容是充分利用网络技术和计算机技术，并使用现代科技的管理新手段和新成果，更加详尽地使用人事档案信息，并对各种信息进行准确分类、管理及编辑，以此达到检索与存储，在此基础上使档案资源共享的目的得以实现，甚至一定程度上人事档案管理人员的服务质量和工作效率得以提高。
二、人事档案管理存在的问题
2.1信息存储环境问题
传统人事档案存储方式由于其容易损坏的缺点，通常在管理方面非常严格，不仅设立专门的库房，还需配备专业的管理人员，在花费大量人力物力的情况下，方可保证其完整性；而网络化后，虽然存储空间方面要明显优于专门的库房，但由于我国还未建立系统性的网络档案管理制度，因此，在信息保存方面仍有所欠缺，如安全性措施未做好，网络上的信息更容易被窃取、篡改等，风险更大。
2.2技术更新换代问题
纸质的存储方式虽然已经显得落后且不再适用，但保存信息的U盘、硬盘等存储工具也会在数据流转中极易将信息遗失，唯有将人事档案信息搬上互联网，方可解决此类问题的发生。但网络化管理也会遇到一个问题，就是计算机的硬件、软件及存储数据的服务器问题，如这些配置跟不上，也会影响使用者的使用感受，网络化也未能达到最佳效果。
2.3档案信息安全问题
网络信息安全一直是人们普遍关注的重要话题。网络技术的普及和发展，很多人逐渐将重要信息存储于服务器或云端，如无足够的安全防范，便会成为不法分子谋取私利的手段。人事档案承载着个人一生中重要的经历，如被窃取，无论是对个人还是对档案托管机构，都会造成非常大的损失和影响。
2.4信息的真实性考究
传统的纸质档案在存档过程中要求非常严格，已存档的信息是不可错误及改动，如有，纸质的材料翻查比对是相对容易的；但网络化后，信息的修改就显得非常简单，而且极易将操作痕迹抹除，一般人很难察觉出信息变动情况，因此，在材料真实性方面有待考究窗体顶端
三、有效的人事档案管理信息化建设策略
（一）增加对人事档案管理信息化建设的投资
信息化手段的应用需要投入较多的成本，因此要想真正的推行人事档案管理信息化模式，必须增加对人事档案管理信息化建设的投资。增加对人事档案管理信息化建设的投资，可以提高信息化技术的应用质量。对人事档案管理信息化进行投资，主要体现在对信息技术进行投资，以及对技术专业人才进行投资，这样便可以保障在推行人事档案管理信息化模式时，能够应用专业的软件和高素质的人才，以切实的改善当前的人事档案管理现状。从一定程度上来说，增加对人事档案管理信息化建设的投资，能够提高人事档案管理信息化水平，人事档案管理的信息化水平提高了，就能够提高人事档案管理效率，从而可以一定程度上节省时间成本。
（二）重视人事档案管理软件的研究与开发
将信息化的人事档案管理模式应用到具体的人事档案管理之中，需要研究和开发出具体的人事档案管理软件。因此，必须要和相应的信息化软件建造共同配合，深入的调研市场情况，并结合实际，打造出能够为人力资源配置提供支持的人事档案管理软件。要构建出专业的人事档案管理信息化平台，人事档案管理人员要不断熟悉人事档案管理软件的使用要求和操作技巧，要确保能够在人事档案管理软件中高效的上传人事资料信息，要能够针对人事资料数据构建专门的数据库。在使用人事档案软件的过程中，会遇到多种多样的人事档案信息和处理要求，此时就需要根据管理的实际要求，不断的完善和更新软件系统，提高其与实际人事档案管理工作的契合度。
（三）建设人事档案管理信息化建设队伍
??人事档案管理的主体是人，被管理的对象也是人，人管理人，人尊重人，要以人为本，做好人事档案储存和管理工作，从而实现员工之间的和谐。应该有针对性的建设起专业的人事档案管理信息化队伍，并以此为人才支撑，实现人事档案管理信息化建设。在整个管理过程中，要善于借助信息化这一辅助手段，建设出高效的人事档案管理模式。在高效的人事档案管理信息化模式中，应该重视对管理人才的培训。在专业化的人事档案管理信息建设人才队伍中，应该包含专业的信息技术人才和专业的人事档案管理人才，以及二者相结合的综合型人才。
（四）创造良好的信息化建设氛围
? 在开展任何一项管理活动时，都需要被管理者的配合，因此在进行人事档案管理活动时，要不断的激发出员工的工作积极性，以不断的创设出良好的信息化建设氛围。的发展同样离不开制度的支持，建立相应的规章制度是人事档案管理过程中的重要辅助手段，只有这样，才能规范人事档案管理人员的管理行为，同时激发出人事档案管理人员的信息化手段应用的积极性。要重视并从多角度加大对人事档案管理工作扶持力度，变被动的人事档案管理信息化模式的构建为主动的人事档案管理信息化模式构建。在创设良好的信息化建设氛围的基础上，要不断的推进人事档案信息三化管理，即人事档案信息化管理人员专业化、档案管理服务网络化以及档案数据处理信息化。
结束语：
科技的发展带来了很大的便利，在人事档案管理方面也颇为显著。信息化的人事档案管理系统更加能够帮助我们减轻工作负担、提高管理的效率。因此，加快人事档案的数字化势在必行。
参考文献：
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