马成龙 李昶君 马新杰 张学阁
山东中烟工业有限责任公司 山东 济南 250000
摘要：档案管理是每个部门办公室都要面对的一项重要工作，尤其是在档案的收集整理方面，需要面对复杂与繁琐的工作内容，在这样的背景下，想要保证资料收集整理的效率和效果就要改革传统的工作模式，更新档案管理思维，引入现代化的技术设备，同时不断完善档案收集整理制度体系，通过多层次建设体现出档案资料的价值与作用，保证各个档案管理环节的规范化和科学化。这样办公室的档案收集整理效率可以得到大幅度提升，同时由于这些信息的安全性和可靠性，可以给单位的决策制定提供有效根据，减少出错率。
关键词：办公室；档案管理；信息时代；管理策略
中图分类号：G270
文献标识码:A
引言
随着社会经济、技术的不断发展，企业的管理方式与手段正在朝着信息化、科技化发展，不断转型。档案管理是企业管理中较为重要的一个环节，其不仅在企业运营中起到资料备查和参考凭证的作用，而且也是社会和国家信息资源的组成部分，为社会经济发展也发挥着积极作用。但就目前实际情况而言，创新不足、传统思想根深蒂固等因素阻碍了企业档案管理的信息化建设进程。因此，有必要认真分析影响企业档案管理信息化建设的因素，并采取相应的措施加以改进，保障现代企业档案管理信息化建设的顺利开展。
1当前阶段办公室档案管理信息化建设的优势
（1）全面实现信息资源的共享与交流，使整体工作效率得到飞速提高。依靠网络以及计算机等先进技术，办公室在档案信息的管理方面能够更加快速，数据汇总更加便捷，各种资料以及资源能够有条不紊地分配、存储以及再度利用，使整个档案工作的效率和质量取得质的飞跃。
（2）通过信息化档案管理模式，办公室的档案查询工作必将更加快速、高效，档案的有效利用率会更高。回顾较为落伍且传统化的纸质档案时代，档案管理工作不但浪费时间，还极度耗费人力、物力。并且整个管理工作由于太过复杂而导致准确率较低、纰漏不断。而在办公室档案信息化建设不断完善之后，通过先进的搜索平台以及查询系统，想要迅速寻找到各类信息可谓轻而易举，这种既灵活又快捷的档案查询模式和方法无疑提升了办公室档案的利用价值。
（3）针对备份与管理技术方面的升级。在档案管理过去的“纸质时代”，许多档案因管理不慎或者因为人为因素造成的损坏和缺失现象极为普遍。在办公室档案信息化建设取得巨大成效之后，信息化档案管理过程中将不会再出现上述现象。超快速的备份与复制工作能够在极短的时间内完成，所需的电子设备存储体积大小仅仅在于“方寸之间”。这种先进的存储管理模式无疑让整个办公室档案管理工作质量与效率大大提升。
2信息时代背景下办公室档案管理工作创新要点
2.1增强信息安全意识
为避免档案信息遭到泄漏或者破坏，办公室档案管理工作人员应当加强安全意识。信息时代的背景下要将各类资料进行信息化处理，应用现代计算机技术将信息以电子形式保存，并且将各项资料分类保存，建立对应的数据信息库，使得单位档案形成系统和完整的电子信息系统。将传统的纸质档案保存的信息经过技术处理加以保存，并且采用加密形式进行处理，保护档案信息。建立办公室档案信息化体系是漫长过程，也是构建信息化办公室档案管理平台的主要方法。
2.2档案管理工作人员的创新
信息化办公室档案管理工作的开展需要具有专业素养的工作人员作为基础。在实际工作过程中，工作人员的创新能力和专业素养作为决定办公室档案管理工作开展质量的主观因素。
首先，办公室档案管理人员质量的主观因素。第一，办公室档案管理人员作为工作主体，其个人素养会对档案管理工作质量产生直接的影响。因此，在对档案进行管理时，第一步便是对工作人员进行创新，档案管理工作者的创新应该是由内至外的，对档案管理工作人员进行创新，便是从根本上对档案管理工作进行创新。负责对档案进行管理的工作人员应具备极强的专业素养。因此，应对档案管理工作者进行专业培训，档案管理工作者不光要具备熟练的专业技能。除此之外，还要掌握一些图书管理、管理学等其他专业的知识。第二，办公室档案管理工作的理念应该进行创新，档案管理工作人员应改变自身工作思维，自主学习计算机等新型档案管理方式，自主找寻档案管理有效模式。档案管理工作人员不光要具备专业素养，还要提升软实力，在对办公室档案进行管理时，管理策略应与时俱进。只有这样，才能够使工作效率得以提升。因此，企业应对办公室档案管理工作人员的管理策略进行创新，带领其学习全新的理念，将新型管理模式引入其中。
2.3完善企业信息化档案管理制度
在实行企业信息化档案管理时，也不能忘记信息化档案管理制度的完善。信息化档案管理是企业全新的领域，也就需要搭配全新的制度。在电子档案上传前要明确规定电子档案的格式，并且对上传时间进行要求，员工上传电子档案需要严格履行企业相关规定。同时对每个员工的身份ID进行记录，员工自己设置密码，一人一账号，方便后台进行记录。在电子档案上传后的自动整理工作中，如果出现问题会立刻反馈到资料整理员工的邮箱中，督促员工对资料进行再检查和整理。
确定组长领导制度，由小组长对组员的资料整理结果进行再确定。领导账号具有查看后台数据的功能，领导需在数据自动消除前定期对后台数据进行监察，确保企业档案的安全性。在运用企业信息化档案管理的过程中需要不断寻找适应本企业的最好的信息化档案管理制度，并不断进行完善，提升企业信息化档案管理水平。
2.4加强配套设施建设，建立档案信息化的规范管理机制
提高档案管理配套设施，升级办公设备，学习与档案管理信息化有关的操作技巧，是企业与时俱进以及企业建立完备的档案管理信息化体系的重要因素。同时，企业应针对相关设施建设给予大力支持，尤其是资金方面的支持，使得工作人员在设施方面无后顾之忧，也能更好地专注于提升自身的专业水平，充分挖掘档案的有用信息，实现利用效率最大化。此外，在档案信息化体系的建设中，要注意权责分明，避免因责任划分不清晰造成的资源浪费，同时也确保档案信息的安全，特别建立与之相匹配的安全管理职责。
2.5分类存放处理，注重档案资源共享
办公室档案收集整理的一个重要环节就是分类存放，这是保证档案信息井然有序，奠定信息利用基础的必经之路。在分类存放处理工作当中，首先需要根据办公室编制分类大纲给出的要求，准备好不同种类的资料，并在封面上标注相应的名称和类别，确定等级和编号，指出收发文的具体类型，保证档案分类更加精细化。其次，严格把握档案分类要求，做好登记和科学存放工作。办公室的各类工作人员都需要明确分类规定，为档案妥善处理提供保障。当然档案工作人员需要发挥专业优势，确保档案分类大纲、目标等编制的科学性，保证收集整理的效率。
结束语
随着时代的发展和社会环境的变化，单位办公室所承担的档案管理工作也显现出了一些新变化。办公室档案工作人员必须改变传统的档案收集整理方法与思想观念，还需要在各个环节加强规范，引入先进的技术手段，使得办公室在开展各项业务时拥有完整科学的信息数据作为根本依据，建立一个日益完善化和先进性的办公室档案收集整理体系。
参考文献
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