姚丽
中国市政工程华北设计研究总院有限公司 天津市 300074
摘要:我国科学技术快速发展，尤其信息技术的发展给人们的日常生活和很多领域的工作都带来的巨大的改变。对于市政工程档案管理来说，信息技术的引入让档案管理的数字化程度有所提升，让档案管理从传统的纸质档案管理升级到数字档案管理，不仅提升了效率，也避免了人工管理可能出现的各种问题。本文针对市政工程档案的信息化建设进行讨论，先归纳市政工程档案管理的优势，然后针对市政工程档案管理过程中的常见问题进行分析，最后提出了相应的解决对策，希望对相关人员有所帮助。
关键词：市政工程；档案；信息化建设
引言
市政工程对于城市的发展和人们的日常生活非常重要，通过市政工程的建设，城市的基础设施得到完善，人们的生活水平逐渐提高。但是在市政工程建设的过程中，档案管理需要承担起对工程各方面信息进行管理的重任。但是，过去由于档案管理的信息化程度不够，管理效率通常不够理想，而且管理质量难以得到保证，过于依赖人工的档案管理模式也给档案的安全性和私密性等带来一定的风险。所以，市政工程建设单位应当对档案的信息化管理给予足够的重视，并在工程建设的过程中积极提升信息化档案管理的水平，充分发挥新时代信息技术的优势。
1.市政工程档案信息化管理的优势
市政工程建设的过程中，对于档案管理的要求较高，利用信息化管理的模式，会从多方面提升市政工程档案的管理质量。首先，市政工程档案的信息化管理有利于节约人力和物力，因为在纸质档案管理的时代，档案的存储和共享都不够方便，尤其依赖人工进行管理大大降低了档案的管理效率。而借助信息技术对档案进行管理就能够有效避免这些问题。因为信息化档案管理能够免除了立卷、归档等一系列繁琐步骤，还能大幅降低档案查阅的难度，通过关键词的检索就能从数据库中快速调取相关档案，降低了劳动强度。另外，现如今市场信息共享的效率较高，要想在市场竞争中占据先机，必须要实现信息的高效共享。而信息化档案管理就能够实现这一目标。它能够让企业在分享档案信息时更加高效，通过网络在短时间内完成，这样不仅能够加强档案信息的管理效率，还能避免了人工档案共享带来的各种风险。
2.市政工程档案管理的现存问题
2.1档案管理模式较为落后
经过多年的改进和探索，我国市政工程的建设水平快速提高，很多地区的市政工程管理已经近乎完善，相较于过去相对传统的工程建设模式有了极大的改进。但是，不可否认的是，有些地区在进行市政工程档案管理时，却仍然在沿用传统的模式。传统的模式不仅效率低下，而且容易出现疏漏或者错误，威胁到档案信息的安全，也在一定程度上影响了企业的经营。还有一些市政工程建设单位对档案管理不够重视，认为档案管理无非就是对资料进行整理，不需要在档案管理上投入过多的精力。这种错误的认识也在一定程度上制约了档案管理质量的提升，也让档案管理中存在的诸多问题难以得到及时的解决。
2.2档案信息不够公开透明
市政工程档案虽然对私密性有一定的要求，但是需要注意的是，市政工程档案在指定的渠道内，需要具有足够的公开性和透明性，需要为公众提供应有的档案服务，以便于各方人员在需要的时候尽快获取对应的信息。但是，有些地区在进行市政工程档案管理时，由于档案不够公开、透明，使得档案的服务属性不能得到充分的体现，相关人员在查阅信息时，难以在第一时间获得准确的信息，虽然在一定程度上保证了市政工程档案的安全性，但是其使用效率却受到了影响。还有一些地区的档案仅对一些特定单位的特定人员开放，公开程度远远不够，不仅降低了档案的使用效率，还阻碍了档案管理的进一步发展。
2.3档案管理缺乏统一规划
档案管理是一项相对复杂的工作，而且档案管理工作不是止步不前的，反而它更需要与时俱进，根据档案管理工作的实际需要进行规划和发展。但是，不可否认的是，有些地区的市政工程由于对档案管理缺乏全方位的认识，或者对档案管理不够重视等多种原因，使得档案的管理缺乏良好的规划，发展速度迟缓，不能与时俱进地对制度和管理方法等进行完善。还有一些市政工程由于缺乏对档案信息化建设的认识，使得数字档案的接口不够完善，不能向外通过特定的渠道提供档案服务，软件和硬件的建设水平难以提升，这些原因都在制约着档案管理工作的发展。
3.市政工程档案的信息化建设
3.1完善市政工程档案的管理制度
信息化档案管理与传统的档案管理区别巨大，不论是档案载体，还是存储管理都存在着极大不同，传统的档案管理制度肯定无法适应新时代信息化档案管理需求。现代的档案形式在纸质档案基础上增加了电子档案。对纸质材料的存储实体，随着档案材料增多，原来传统五节档案柜占用太多空间，而现代的档案存储实体改为能容纳更多档案材料的密集架，能更有效地利用空间；对电子档案，要对其进行充分利用，就必须统一档案的电子格式，实现对档案标准化管理。
3.2落实现代化的基础建设
既然要实现档案管理信息化，就需要从信息化建设基础方面进行完善，基础建设水平决定了高效档案信息化建设的成败。基础建设主要包括计算机、网络环境、存储设备、管理系统、软硬件配套设施、交换机、服务器、安全系统等。信息化建设包括硬件平台和软件平台两个部分，其中软件部分是重点，是需要和档案管理发展相针对的，软件系统的设计需符合和服务于市政工程档案管理的发展。
3.3培养信息化人才队伍
市政档案信息化建设对于档案管理人员的要求有了极大提高，既要求管理人员熟悉市政工程的各项业务流程，又要求管理人员懂得计算机知识，如果管理人员参与了整个信息化建设的过程，熟知建设的基础设备以及档案资料转化为数字化录入，将大大提高管理人员的工作效率，在维护保养以及更新软件、研发软件中将发挥作用，后期培训中所出现的问题也随之较少。另外，要保障档案信息的安全性，对人才的素质要求也有了质的提高。
3.4建立完善档案信息资源库
随着社会经济和科学技术的发展，互联网出现给人们的工作和生活带来了极大便捷，各领域也都充分运用互联网技术，构建自己的信息系统数据库建设。市政工程档案管理也必须通过加快档案目录数据库建设的步伐，从而提高档案的管理水平。在档案管理上，利用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具及目录，并应用于库房管理。通过构建信息数据库，使档案实现资源共享。利用扫描仪、打印机等数字化设备，使档案管理一体化。积极推动市政工程档案资料全文数据库和多媒体数据库建设，通过互联网技术来实现单位内部档案的图片、音频、视频等多媒体数据资料的共享，最大化地降低查询时间，提高工作人员工作效率和服务质量。另外还要建立统一的管理标准，使各种档案管理软件实现互通互用，使资源得以共享，让档案利用者能更方便快捷地利用档案。
结束语
市政工程对城市的发展至关重要，很多地区在进行市政工程建设时，对档案管理工作都不够重视，或者档案管理制度不够完善，影响了档案的实际管理效果。为了避免这些问题，相关部门应当提高重视，针对新时代市政工程档案管理的实际需求，进行信息化建设，提升档案管理的质量，为档案合理、充分的应用创造良好条件。
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