刑淑娟
国网山东省电力公司东明县供电公司 山东 东明 274500
摘要：大数据时代的来临，为档案管理提高质量增效，创造了良好的载体平台和技术工具，促进档案管理信息的发展。档案管理者可以基于数据时代的多种方式来依托，这是以大数据为基础的便利所在，管理期间不但应具备较高的信息素养水平、扎实的知识储备以及较强的综合应用能力，还应发挥核心才能，不断培养自身自主学习与协调沟通能力。由此看出，档案数据管理期间引入大数据技术，可以保证高效性与便捷性。
关键词：大数据时代；档案管理；能力
1 引言
信息技术的每一次进步，都促进了档案管理模式的极大变革。以云计算、物联网、社交网络、移动互联网等IT新技术广泛应用为标志的“大数据”时代的来临，推动档案管理朝着小空间、低成本、高效率、可循环、智能化的方向快速发展，管理档案变得更加简单。但由此带来的一系列问题也逐渐显现，如档案信息易被篡改、伪造和窃取等，信息丢失、泄密及病毒侵害等问题也给档案信息带来了不容忽视的安全威胁。如何提高档案信息的安全性，成为大数据背景下一个值得探讨的问题。
2 在大数据时代中档案管理的主要特征
一方面，新时期档案管理的特征为共享性，网络系统中的数据资源带有极强的共享功能，利用高效率的资源共享完成了各个数据间的有效连接。各电力企业在开展档案管理的过程中要改变信息收集方式，利用网络系统间的有序联系扩展数据范围。基于档案管理中的信息共享，工作人员可借助数据挖掘、语义分析与云计算等技术满足多类信息检索服务，将档案资源内部的共享价值展现出来。当前的档案资料检索仅需通过类型名称、时间或关键词就能搜索出档案结果，打破了传统搜索方式的限制。另一方面，档案管理出现了相对的适应性，新时期的档案管理手段与大数据特点相符，电力企业内部的档案资料包含多重信息资源，且涵盖了内部的多个部门，而电子档案内部数据的增长态势为几何级别。档案管理人员在整合内部数据信息期间，无论是形式还是种类都出现较大变化，受互联网技术影响，当前的档案信息存有交叉联系的关系，其呈现出的数据信息更像记录着电力企业的发展历程，因而此类档案管理已变得更为具体、全面。
3 大数据时代电力企业档案管理的问题
3.1 档案信息收集环节风险
档案信息收集，主要有电子文档和纸质档案的数字化收集。在此过程中，纸质档案的载体、存储空间和表现形式都出现了一定程度的改变，载体容易被更替，存储空间容易被任意压缩或扩大，表现形式任意被更改，这都对档案的原始性和真实性产生影响。此外，档案信息量爆炸式增长，纸质档案种类繁多、数量巨大的数字化处理，档案管理的难度可想而知，信息在收集过程中极容易出现漏收或错收的现象，无形中增加信息安全风险。
3.2 档案信息管理环节风险
数字化档案的管理，对存储系统有较大的依赖性。档案信息转移时，要经过不同系统的多次读取与录入，数据容易出现冗余、丢失、替换、改写等，档案的原始真实性难以保证。用于存储和管理档案数据的计算机软硬件系统故障、计算机病毒、黑客攻击等都可能造成数据被恶意使用或篡改，导致档案数据的丢失或损坏。
3.3 档案信息利用环节风险
如何利用适当的检索方式和检索载体从海量数据中提取信息，并保证检索结果的真实准确，也是大数据背景下档案信息安全的一个待破解难题。档案信息利用过程中，检索结果有算法错误风险，加之监督缺位也时有发生，“访问”数据库时的有效监督空位、访问权限混乱等会造成信息泄露，数据保密与数据开放之间的平衡关系难以维持。
4 加强大数据背景下档案管理的对策
4.1 档案安全保障机制建立
档案安全应急资源保障体系，从人才、设施、资金、技术等方面为档案安全应急管理工作提供坚实可靠的资源保障，免除档案安全应急管理工作的“后顾之忧”。合理储备应对自然灾害档案应急物资，包括以下几类。（1）配备防灾设备，如火警警报器、高压细水雾灭火系统等消防设备。（2）配备档案修复设备，如冷冻干燥机、消毒设备等。（3）储备足够的档案装具和档案用品，以便及时更换在灾害中受损的装具和用品。（4）建设科技支撑体系，推广运用现有技术、学习国外先进技术，提升档案安全应急的科学性。加强档案自然灾害应急技术设备的研发和推广应用，配备防灾设备、档案修复设备和应急技术设备，为档案安全应急管理提高技术保障。
4.2 转变档案保管方式
在传统档案管理中其多数资料为纸质材料，电子档案，如视频音频材料或管理文件仅视为辅助性手段，因而其档案管理的成本较少，且检索时间不长。在大数据技术的快速发展后，档案资料中的数据信息出现较大变化，出现了数据库系统、声音、影像、图形、图像、文本与多媒体链接等多种形态，其呈现方式多为邮件、图片、网页等，其内部的数据信息隐藏着多种价值，因而运用大数据技术分析与挖掘档案信息极有必要。在文件信息的储存方式上，档案管理人员应适时优化信息存储结构，借助光盘存储介质融合非结构化与半结构化数据，有效促进档案资料的检索效率。例如，某电力有限公司在进行内部档案管理时，为存储更多的数据信息，管理人员转换了管理模式，其设置了专业化的信息管控平台，利用内部的数据挖掘技术改进了档案管理的效率。
4.3 良好的道德品质，较高的信息素养
档案信息管理是个包罗万象的专业，档案管理人员需要具备良好的道德品质，时刻严格规范自己的言行举止，严格按照相关规定进行，不得向外泄露档案信息，严格遵循保密制度。信息是现代社会的宝贵资源，大数据时代的到来更是使得档案的信息量逐渐爆发式增加。档案管理工作的运行环境也变得更为复杂，增大了档案资料信息的获取难度。尤其档案信息管理人员，不但属于信息的管理者，还属于信息的使用者。档案管理工作中，工作人员应正确认识与把握档案信息的性质与基本特征，全面分析用户的基本信息需求，以有效甄别、评估档案材料的基本价值，在此基础上深加工档案信息，完成传递与重组工作。为了在海量的档案信息中，准确发现符合用户需求，且有价值的档案资料，最大程度地满足用户的档案信息需求，管理人员应具备高水平的管理水平与信息素养，全方位学习档案信息管理知识，掌握更多先进技术模式，提高自身综合素质。
4.4 推进档案信息的结构化和标准化
大数据背景下，数据结构化是一个基础性工作，它可以更好地保障档案信息数据安全，提升档案管理效率。面对信息数据复杂、量大、发展迅速的趋势，保证档案信息数据的安全性是非常必要的。在具体工作中，档案数据的结构化处理是一项基础工作，结构化处理后的档案数据对于档案信息数据的分类和使用有很大的促进，更便于档案信息数据的有效管理和加密。如果出现非法数据侵入，第一时间就能辨析出来。经过档案信息数据的结构化处理之后，数据被标准化，能大大提升档案管理的安全性。
5 结束语
档案管理模式的创新是档案工作不断进步的动力。大数据发展背景下，档案管理人员应掌握更多的信息技术处理能力，始终保持上进心，做到爱岗敬业，不断保持进步，在做好分内之事的基础上，为他人提供更为优质的档案服务内容。实际工作中，管理人员还应具备强烈的荣誉感与责任感，提供更具价值的档案信息，并在工作与学习中不断进步。
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