龙海市水利局 福建龙海 363199
摘要：通过对照水利部关于水利科技档案管理工作的规定要求，分析我市水利科技档案管理工作存在问题，对规范我市水利科技档案管理工作进行探讨和思考，提出做好我市水利科技档案管理工作的措施方法，为同行抛砖引玉和借鉴。
关键词：水利科技；档案工作；规范管理；措施；龙海
水利科技档案是水利事业发展中积累下来的宝贵财富，水利科技档案管理工作，是发展水利事业的一项技术性的基础工作。2010年，水利部重新印发《水利科学技术档案管理规定》，对水利科技档案管理工作进行进一步规范。省水利厅从2013年起开始实施《水利档案统计年报》制度，全省水利科技档案的管理工作实现制度化。为进一步强化我市水利管理，实现我市水利科技档案管理制度化、规范化和信息化，对我市水利事业持续发展具有重要的意义。
1做好水利科技档案管理工作的重要意义
1.1水利科技档案的定义及内容
水利科技档案，是指在水利科技活动过程中形成的，具有保存价值的，各种形式与载体的历史记录，是应归档保存的水利科技文件材料。这些档案资料，是水利事业建设发展的重要依据和宝贵财富，其包括水文资料、水资源资料、水土保持资料、勘测资料、规划设计资料、设备仪器资料、运行维护资料、科学研究资料、水利工程建设项目资料和水利信息化项目资料等十个方面内容。
1.2水利科技档案管理工作的内容及要求
水利科技档案管理，是对水利科技档案实体进行管理和利用的一项专门工作。包括收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等内容。水利科技档案管理工作是一种生产力，服务于水利事业发展，在水利科技档案管理工作中，要求对水利科技档案管理进行完整收集、规范整理、安全保管、有效利用。
1.3做好水利科技档案管理工作的重要性
完整、准确、系统的水利科技档案是进行项目鉴定（验收）的必要条件。在水利基本建设中，水利科技档案管理是一项技术性基础工作，是水利技术管理、设计管理、建设管理和项目运行管理等水利科技活动的重要组成部分。做好水利科技档案管理工作，是发展水利事业的重要基础，对水利事业发展具有重要的作用，为水利科技活动提供技术条件，为水利建设管理提供信息依据，是水利事业可持续发展的重要保障。
2我市水利科技档案管理的现状及其存在问题
在我市水利事业发展过程中，产生并积累了大量的水利科技档案资料。历年来，在我市的水利基本建设过程中，无论是水利业务科室，还是基层水利工作站，多数能重视档案工作，实现档案同步管理，这样既保证了水利科技档案管理工作有序、有效开展，也夯实了我市水利科技档案管理工作基础。如，在2011年全市第一次全国水利普查工作中，专门设立普查资料档案室，制定《水利普查档案管理制度》，并指定专人负责档案管理工作。但从我市水利科技档案年度统计情况来看，水利科技档案管理工作还存在如下问题。
2.1管理机制尚未形成，未设专门业务机构
目前我市水利科技档案管理工作，都是由相关业务部门根据部门各自需要或项目的要求，自主管理，各自为政，没有设立水利科技档案相对集中管理的专门档案业务机构，缺乏形成统一领导、分级收集、集中管理的机制。
2.2制度建设不够完善，档案存放比较分散
至今尚未制定出台统一规范的《水利科技档案管理制度》，有的业务科室或项目法人单位没有设立专门的资料室，也没有指定专人管理，都是个人分别收存与自己工作相关的资料，造成水利科技档案存放分散、丢失或保管不当，如：南溪水闸的资料，由于没有专人管理，收存不当，被一场大雨侵袭，大量的原始资料毁于一旦，导致工程在安全鉴定时，得不到有关数据，给安全鉴定造成一定的难度。
2.3档案收集不够及时，资料不全、形式单一
一是没有将当年发生的项目建设、水文气象、等及时归档保存。二是收集归档的档案资料绝大多数以纸质文件、图纸图表等材料为主，没有将电子文档、光盘、声像等不同载体形式的资料同时归档，档案形式比较单一。如今我市的水利工程技术档案只有卷宗、底图和少量光盘资料，没有相应的电子文件档案。
2.4档案整理不够规范，格式各不相同
由于水利科技档案分别由各个业务科室或其他法人单位各自保管，他们的保管方式各不相同。各业务科室还未形成统一的归档目录、档号编写方式和档案检索工具等格式标准，形成的档案还不够规范。这种情况给档案查阅增加难度，不利于充分发挥交流利用的作用。比如，有的科室对资料的保管期限划分不准确，简单地把所有资料划成永久保管期限；有的没有及时做好档案日常整理，在项目后期才进行突击整理。
2.5档案管理手段落后，信息化管理程度低
没有把水利科技档案管理工作与现代化的工具有机结合起来，充分利用计算机现代技术进行档案信息化管理。这样造成在检索查询时工作时间长、效率低，或出现误差和漏查现象；也不能实现远程利用档案，在野外现场利用档案，导致档案利用率下降。比如，水利电力工程技术队资料室的档案，只有简单的电子档案目录，没有该资料具体内容的电子文档，其他实体档案都是纸质文件材料和底图资料、图表资料，其电子稿文件没有同期收存归档，多数保存在原始作者手中，也没有利用微缩技术、扫描技术等现代手段进行备份归档。
3做好我市水利科技档案管理工作的措施办法
3.1建立完善水利科技档案管理工作机制
加强对水利科技档案工作的领导，把水利科技档案工作纳入水利工作目标管理内容，根据我市水利工作实际，建立并完善水利科技档案管理工作机制。要按照水利科技档案管理统一领导、分级管理的原则，要重视水利科技档案工作的规划，加强水利科技档案工作的检查、指导，避免出现各相关业务科室和部门之间各自为政的现象。
3.2重视水利科技档案管理业务机构建设
针对我市各水利业务科室和部门普遍还没有设立专门档案管理业务机构这一现状，各相关科室和部门要重视水利科技档案管理的业务机构建设，积极创造条件，逐步建立相应的档案室或资料室，对各自的水利科技档案进行集中的、专业化的管理。⑴设立独立的专门档案室，制定相应的管理制度。⑵设立专职管理岗位，配备专职人员。⑶强化学习培训，提高人员素质。
3.3加强水利科技档案管理规范化建设
基于各业务科室和部门的档案管理方式各不相同，管理水平参差不齐，管理制度不够完善等情况，市水利局应依照国家档案法规制度和水利部相关档案规章制度，实现我市水利科技档案管理规范化。⑴牵头制定相应的全市统一的水利科技档案管理规章制度。对水利科技档案资料的收集、立档、和保密等方面作严格规定，确保水利科技档案的管理做到完整收集、规范整理、安全保管、有效利用。⑵实行水利科技档案年报统计制度。要建立全市水利科技档案统计台帐，并做到查阅、借阅有登记，利用有记载。⑶规范水利科技文件材料的收集归档要求。确保实现同步管理。⑷统一水利科技档案整编的格式标准。要根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《技术制图复制图的折叠方法》，编制我市水利科技档案整编的统一编码、检索工具及整编说明和档号编制说明，便于档案的集中管理和交流利用。
3.4推进水利科技档案管理信息化建设
⑴配置相应的电子设备。⑵开发适合我市水利科技档案管理要求的管理软件。⑶建立水利科技档案电子数据库。⑷建立档案管理平台和网络系统，实现全市水利科技档案资源共享。
参考文献：
[1]水利部.水利科学技术档案管理规定
[2]龙海市水利档案统计年报
[3]龙海市第一次全国水利普查资料汇编
[4]朱艳杰.加强水利信息化建设项目档案工作的建议[J].中国水利，2013（10）