潘志成
中共红河州委机要和保密局
摘要 就现代机构的文件和档案管理而言，这是一个系统化的工程，要求管理员不仅要根据现有标准对文件进行细分和归档，还要进行相应的备份工作，确保后期的查询和使用文件的要求。本文分析了文件管理在政府机构中的重要性，提出有效的文件管理方法以确保文件管理的有序发展。
关键词 机关，文书档案，管理
引言
伴随着随着时代的进步，政府机关逐渐开始意识到档案管理的重要性。如实记录的档案里面汇聚了丰富的信息，在机关单位档案材料中的重要载体就是文书档案。文书档案管理是对机关开展各种管理活动的情况进行记录、收集，从中可以总结出机关在行政工作中所积累的经验，是机关单位中的重要信息库，对机关文书档案进行系统化管理，为机关办公室有序开展各项管理工作奠定良好的基础。
一、文书档案管理的重要性
文书档案管理是办公室日常工作中的重要工作，是其他工作顺利开展的前提和基础。但是，在机关单位中，文书档案管理不规范，导致机关办公室的工作缺少了重要部分。现在网络信息技术飞速发展，机关单位也需要实施与时俱进的文书档案管理原则，在文书的收集、整理、存储和使用中运用现代技术来实现文书的共享。提高位数档案管理的效率。文书归档记录了机构的各种工作流程，文书档案管理的标准化和规范化已成为机关单位实现档案现代化管理的关键点。因此，为了有效地开发和利用文书资源，必须对机关文书档案进行系统化的管理，加快现代化的进程。
二、机关文书档案管理现状
（1）文书管理意识不足
在实际开发中，存在文件管理人员认识不足的问题，大多数人认为文件管理不是必需的，管理内容也不重要，也无需过多注意。有些领导者对文书管理持相同的态度，在这种情况下，更不用说记录管理工作的改革了，即使正常执行，也会面临许多问题。此外，内部管理人员缺乏工作所需的责任，在信息记录和整理时比较散漫，导致文书管理水平低下，出现恶性循环的现象。
（2）缺乏专业的文书档案管理人才
网络时代下的的文书档案管理需要进一步改变。无论是计算机技术的应用还是大量的信息内容，对管理人员的要求都较高，但是目前缺乏文书档案管理方面的专业人才。一些具有丰富文书档案管理经验的工作人员通常年龄较大，习惯传统的文书档案管理模式，难以适应当前信息网络时代下的新文书档案管理模式，对新技术和新知识的认知不足。一些经过专业培训和学习的年轻文书档案管理员虽然掌握新技能和相关知识，但缺乏特定的工作经验。
（3）缺乏信息管理安全意识
当前的文书档案管理操作越来越电子化，相关信息的存储和记录主要依靠计算机，但是网络系统的安全性问题不可避免地会影响档案信息的安全性。当前，档案的电子化建设完成后，政府机构逐渐放弃纸质文件的建设，在这种情况下，如果由于网络安全问题导致信息丢失，将给机构造成巨大的损失。此外，大多数管理人员都会选择在计算机系统磁盘上存储信息和数据，计算机出现的任何问题都会影响信息的内容。另外，管理人员没有注意加密技术的应用和恢复，这给文书档案管理埋下了安全隐患。
三、提升机关文书档案管理的效率
在对机关文书档案管理的过程中，要改善文书档案管理的基本操作，协调文书标准化，提高文书档案的服务水平，以满足机关单位对文书档案的管理及使用要求。
（1）完善文书档案的基础工作
文书工作不仅是文件档案管理的基本内容，而且是文书管理的组成部分，主要包括一系列工作，例如机关文书和资料的收集、记录和运输、转移处理、分类等。
作为文书管理的工作人员，需要把工作活动内容利用文件资料的方式，形成系统性的档案，方便管理。形成档案时，文档创建的标准化、真实性和集中性直接影响档案管理的有序发展。文书档案管理的发展前提是要注意机关文书、文件和材料的完整收集，信息内容的第二次收集，内容的分类，信息的真实性以及信息内容的保存以形成统计数据。所有资源最终都经过编码和妥善存储，为后期查询提供便利，充分发挥文书档案管理的作用。文书档案的基础工作不仅是单位内的工作活动资料，同时也包含对上级、平级与下级单位的活动情况的收集等，对收集的信息进行筛选、鉴别，对机关文书档案资源和信息内容进行细化，分析和掌握机关在各个工作阶段的工作目标以及工作内容，充分发挥文书档案信息的功能。
（2）严格规范整理案卷是质量的保障
处理完文件后，需要对其进行结构化以形成文书档案。对文书档案进行组织和分类也是文书档案管理的重要组成部分。对文件进行分类和提交时，工作人员需要遵循《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围》的要求，结合机关文书的分类方法，进行科学合理的分类、编号和形成文件。归档和分类通常涵盖两个方面。一种是对单个文档进行分类，并使用该文件作为基本单位来对单个文档进行分类、绑定、编码和描述。文件被合并为一个文件，并且每个文件都被保存。归档操作分为分类和归档，模板归档是通过处理按合并、编号和排列等程序分类的文档来构成案件文件的归档方法的核心。当然，文书档案管理完成后，要将数据直接输入计算机，实现自动化办公，全面提升机关文书档案管理的水平。
（3）合理利用文书档案服务水平提高的方法
在机关文书档案管理中，利用文书档案资源提供高质量的服务对机关文书档案管理来讲是重要的组成部分，是机关文书工作人员提高文件和档案利用效率的关键工作。在使用文书档案以及提供文件服务的过程中，必须满足一系列要求，例如开放性、简化的便利性和法律上的保密性。在机关文书档案管理的开发中，机关单位应做好信息资源建设工作，在文书档案资源收集中既要进行数量优化的同时还要进行质量优化，通过完善的工作制度建立和完善文书档案管理系统，配备相应的工作人员以及设备。同时，需要重视文书档案信息的编辑与研究，结合机关的实际需求对文书档案编写参考资料和文献汇编等，最大程度的发挥文书档案信息对机关工作的参考作用，从而推动机关的建设与发展。
（4）加强技术创新，保证信息安全
网络时代的电子档案数据信息安全问题是急需解决的问题，可以从以下几个方面进行分析。 在当前的文书档案管理操作中，电子档案逐渐的取代纸质档案，但是因为存在的网络安全问题，电子文件的安全性起伏不定，经常导致许多地区的数据信息丢失。为了不影响机关单位的正常运转，可以在数字化时使用纸质文件进行记录，因此可以同时准备文件管理。 通过合理的技术应用可以实现信息安全管理。第一，在存储信息的过程中，将“云技术”应用于存储。 第二，在数据传输期间加密数据。第三，确保妥善备份电子数据，以使数据丢失不会影响机关单位的正常业务。第四，合理地将还原技术应用于计算机，以确保计算机系统的稳定性。 第五，为了维护网络系统的稳定性，使用防火墙和各种类型的防病毒软件来扫描和清除病毒。
结语
总的来说，互联网时代的到来为各个行业的发展提供了新的机遇和挑战，网络技术的应用虽然可以提高工作效率，但也会带来其他问题，因此需要从各个角度对文件管理进行全面的分析。在信息时代，机关文书档案的管理打破了传统管理模式的束缚，紧跟时代发展的需要，满足了现在社会形势下对文书档案的管理要求。当然，在信息时代，机关的文书档案管理也需要不断进行改革，作为机关单位以及文书档案管理的负责人，必须要提高对文书档案管理工作重要性的认知，找到科学合理的方法，提升文书档案管理工作的效率，全面提升机关文书档案管理的质量。
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