杨晓辉
松花江水力发电有限公司吉林白山发电厂 吉林省吉林市 132000
【摘要】企业生产经营过程中形成的各种文件材料，是企业经营的真实记录和重要资产，见证企业的发展历史，在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业权益、推进依法治企等方面发挥着重要凭证和参考的作用。作为企业的核心资源和重要资产，档案在推动企业改革创新，服务中心、保障大局中发挥了重要的战略价值作用。以“大档案”“大服务”为基本出发点，档案标准化管理逐步向纵深发展，有力配合了企业重点任务的推动和落实。
针对各企业长期存的不同问题，为最大限度提高档案规范化管理水平，提升档案工作的效率和质量，确保档案人员高质量工作的使用。
【关键词】档案管理；潜在问题；处理措施
1、档案管理工作的重要性
档案管理体系，是企业依法履行档案管理职责和活动的整体化工作平台。就企业来说，档案管理是其工作的重要组成部分。它既与企业其他工作系统在信息数据方面相联系，又因其固有的目的和功能保持着相对的独立性。在企业中开展档案管理体系的建设，应对企业各项业务和管理状态进行调查研究，才能使其更好地为企业单位的经营决策、生产运行提供有力保障。做好档案管理工作,熟悉档案管理有关的法律法规、规定和标准，维护文件体系的历史面貌，才能进行科学的管理，有效地发挥档案的作用。
因此，及时发现和解决档案管理中的常见问题，有利于提升档案管理的质量，发挥档案凭证和参考作用，进一步提高档案的社会效益和经济效益。
2、档案管理工作中的潜在问题
2．1新媒体及新技术应用研究有待提高
档案部门应用社交媒体开展信息服务的意识较强，但仍处于初级阶段，没有长远规划，开拓创新不足，新技术应用少，社交媒体应用档案服务存在服务内容单调、互动性弱、传播力小和存在安全隐患等问题。
2．2档案设备设施不完善
档案用房无法满足工作需要，需要进一步完善档案设备设施。提高档案安全责任意识。设备设施不够齐全、规范。档案库房存在部分安全隐患，消防设备设施不符合要求，档案库房未完全符合气体消防灭火库房要求。如相关设备消毒装置、档案防盗磁柜以及防火和防盗自动报警装置不齐全。
2．3文件管理归档不及时
档案归档不齐全，个别档案资料不完整和后续补充情况，造成档案资料不连续，未形成完整闭环管理。个别合同过程文件缺失印章，部分档案文件页码编写不准确，归档文件题名编写不利于检索。备考表内无文件附件说明。归档资料存在复印件情况，且没有对其原件保存位置的指向说明。纸质页数与电子扫描件页数不符。部份工程项目档案没有按照要求的时间节点开展阶段性归档工作，未做到“随形成、随整理”。
2．4档案管理水平有待提高
档案是大量原始历史文件的汇总，是比较复杂而浩大的一种本源信息系统，因而其管理水平的高低直接影响档案价值实现的程度。一个档案馆、档案室对档案实体的管理和信息内容的处理，档案业务工作组织的水平，关系到档案发挥作用的程度。如果档案管理不善，文件管理效率低，质量不高，文件归档不规范，内容不完整，无法保证档案归档的及时性。服务水平低，兼职档案员系统操作不熟练，不熟悉归档流程，归档意识薄弱，对档案的重要性、自觉性认识不足，无法保证归档及时性、完整性、系统性。
3、档案管理措施方案
3.1开发档案管理新技术
档案管理新技术开发工作任重而道远，增强创新能力是需要长期坚持，不断提升档案工作开发价值，开展业务系统与档案系统数据有效共享课题研究，微视频等新型多媒体音像档案形成。要从服务主题、服务形式和服务内容三方面优化社交媒体应用，从国家宏观政策、法律法规、从业人员、资源体系、吸收社会资本等角度，提升社交媒体应用档案服务能力，持续推进档案信息资源与业务系统的深度融合，不断扩展档案信息资源服务利用渠道，促进档案信息数据交互提速拓宽思路，做好档案宣传，普及档案知识，传播档案价值。
3.2提升档案工作价值
全面丰富档案资源。开展档案服务创新课题研究，推进档案利用和借阅审批的线上流转，不断探索档案管理的新方法、新手段，开展档案服务创新课题研究，扩大档案有效供给，在服务工作和贴近员工需求方面不断取得新的突破。研究新业务、新媒体文件归档模式，开展专题档案研究，加强重要人物、重要活动、重要专题档案建设，加快推进各类档案的数字化进程，推动各级档案馆（室、库）建立重要档案数据库，开展口述历史档案采集及采集模式、管理方法的探索与实践。拓展档案资源开发，充分利用大数据等技术，开展多渠道、多领域和多种方式的档案资源开发，加大对相关档案信息的综合加工和深度发掘，形成深层次、高质量的档案产品，并开展基于大数据应用的安全风险分析研究，充分利用积累的安全事故历史档案资料为安全生产工作提供数据和决策支撑。
提升档案价值传播水平。依托微信公众号、档案专业媒体等内外部媒体综合阵地，加大档案文化传播力度，讲好国网档案故事。在档案馆创建档案期刊，更好地发挥档案辅政资政作用，宣传档案工作价值。
3. 3防风险，强化档案安全保障
开展库房建设改造。推行档案库房、工作用房及设施设备的标准化配置工作，建立标准化的设施设备管理流程，提高物联网技术、RFID工作台、智能密集架等应用水平，加快档案实体管理的智能化步伐。
实施库房设备状态检修。借鉴电网设备管理经验，建立库房设备设施信息库，跟踪运行状态，实行计划运维，提高设备的可靠性，保障库房硬件设施安全。
加强档案消防安全管理。吸取巴西国家博物馆火灾教训，落实消防和管理安全技术措施，加大档案安全投入力度，组织开展消防隐患排查和演练，确保档案安全。
健全档案安全应急体系。将档案工作纳入到整体的应急管理体系中，从组织体系、制度机制、工作流程、基础保障等全方位参与应急能力建设，提高安全应急能力和应急服务能力，提升应急管理水平。
3. 4提升专业管理水平
健全责任体系。将档案管理要求嵌入各层级各部门各岗位的岗位职责，在档案自身安全上，建立档案安全应急体系、档案安全风险评估指标体系，实行“谁主管、谁负责”“谁形成、谁整理”要求，确保档案应归尽归。
深化工程项目档案管控。突出“全过程、全要素”管理，完善工程档案全过程管控系统功能，建立经验成果库和问题案例库等。开展跨区电网建设项目档案管理研究，探索建设公司重点工程项目档案统一管控平台，按照“分级管理”原则，定期开展重大建设项目档案专项检查，梳理各门类档案及工作流程，结合培训项目实施，指导和提升各单位档案管理能力。
4、结语
只有科学地解决好当前档案管理工作中存在的问题，加大开发力度、强化服务功能，利用现代化管理手段，强化管理，建章立制，确保档案工作法制化、规范化、科学化，开拓创新，与时俱进，才能使档案和档案管理工作更好地为社会服务，才能为社会经济的发展提供强有力的保障。
参考文献：
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